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社内SNSツールは多くの企業が導入しており、多くの会社で既に活用されています。

利便性に優れていますが、使い方やルールをしっかり理解していないと思わぬトラブルに発展しかねません。

そこで今回は、社内SNSツールについて詳しく紹介します。

導入に失敗しないためのポイントなどもお伝えしますので、これからツールを導入しようとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

社内SNSツールとは?

社内SNSツールとは?

社内SNSツールとは、その名の通り、社内で利用できるSNSツールのことで、社内コミュニケーションツールとして活用されています。

LINEのグループチャットのように、特定社員あるいは全社員に向けてメッセージを発信することができます。

コミュニケーションの役割だけではなく、タスク機能やデータ共有機能など様々な機能が豊富に搭載されており、社内SNSツール1つでプロジェクトを進行する企業もあります。

社内SNSツールの導入目的

多くの企業は社員同士のコミュニケーション手段として、社内SNSツールを導入しています。

他部署や他プロジェクトの社員たちが交流を深めることで、これまでわからなかった新たな発見やアイデアが生まれる可能性が高くなります。

また、業務に役立つ機能を多数搭載していることから、情報共有や進捗管理を目的として導入する企業も多く、社内SNSツールはコミュニケーションだけでなくタスクやプロジェクト管理のツールとしても活用されています。

社内SNSツールを導入するメリット

業務改善につながる

社内SNSツールを導入する大きなメリットは、業務改善につながるという点です。

メールの場合は内容が進行するにつれてメッセージが増えるため、途中で過去のやりとりを確認する場合は、受信ボックスから該当する内容のメールを探さなくてはなりません。

また、電話の場合は近くにメモ帳などがないと必要な情報を書き出せないというデメリットがあります。

一方、社内SNSツールは、納期がある業務をタスク化できるものもあるため、納期漏れの心配がありません。
過去のやりとりも読み返しやすいため、メールのような煩わしさも少なくなります。

社員の仕事に対する意欲を可視化できる

社内SNSツールを導入するメリットとして、社員の仕事に対する意欲を可視化できることが挙げられます。

データを分析するために搭載されている機能が、アクションリズム解析やオーバーワーク検知などです。

アクションリズム解析は、社内SNSツールへのアクセス時間や投稿数を分析して、社員1人ひとりの仕事リズムを把握する機能で、コミュニケーションの改善や意識の可視化につながります。

オーバーワーク検知は、社内SNSツールにログインしている時間帯が勤務時間よりも長い場合に上肢や人事担当者にアラートが送信される機能で、残業や離職防止などに役立ちます。

気軽にコミュニケーションが取れるようになる

社内SNSツールを導入することで、他部署や外回りの営業社員とも気軽にコミュニケーションが取れるようになります。

他部署や外回りをしている社員は、業務量や休憩時間が違う場合があるため、メール通知が埋もれてしまったり、タイミングが合わず電話に出られないという状況が発生します。

社内SNSツールなら、話したい相手だけにメッセージを送ることができるため、取り次ぎやタイミングを計る必要がありません。

働き方改革によって遠隔で連絡を取り合う業務委託などが増えた企業にもおすすめです。

社内SNSツールを導入するデメリット

社員同士の私的なやりとりが増えてしまう

社内SNSツールを導入すると、社員同士の私的なやりとりが増えてしまうというデメリットがあります。

勤務中に仕事と関係のない話をすることはあまり良いことではありません。
私的な発言が多い場合は、「社員全員が見るスレッドには私的な内容を投稿しない」などのルールを設けることが必要になる場合もあります。

社員全員の目につく場での私的な発言は、組織全体のやる気を損ねてしまう可能性もあるのです。

社員に対しての教育コストがかさむ

社内SNSツール導入後は、必ず社員に使い方を教える必要があります。

既にツールを導入していて、新しいツールにする場合は教育コストもあまりかかりませんが、初めてツールを導入する企業で社員が多い場合は、教育コストが大幅にかかってしいます。

また、最初のうちはツールの機能を熟知した社員の適切なサポートが必要です。
使いこなせるようになる時期も人それぞれのため、教育に使える時間をしっかり確保しておきましょう。

仕事とプライベートの区別がつかなくなる

社内SNSツールを導入することで、仕事とプライベートの区別がつかなくなるというデメリットがあります。

いつでも気軽に連絡が取ることができますが、休日も連絡を取ってしまうという社員も多いようです。

業務効率化を図るためのツールなのに、休みの日まで仕事をしていては意味がありません。

納期が迫っていたり至急返信が必要なメッセージもあるかもしれませんが、それが普通になってしまうとストレスを生む原因になってしまいます。

このような場合は、「勤務時間外はツールを使わない」「使う時間や場所を制限する」などの対策をとる必要があります。

社内SNSツール導入で失敗しないためのポイント

導入目的を明確にする

社内SNSツールのを導入する際は、導入目的を明確にしておきましょう。

理由が不明確なまま導入すると、社内SNSツールをどのように活用していけば良いかがわからなくなり、次第に使われなくなってしまうかもしれません。

しっかりと成果を出すためには、
「社員同士のコミュニケーションを活発にして、新しいアイデアがほしい」
「もっと業務を効率化させて、新事業にチャレンジしたい」
といった具体的な目的を持つことが重要です。

目標を決めているか決めていないかで運用体制は大きく変わります。
企業の発展のためにも、導入前に必ず目的を設定しましょう。

徐々にツールを浸透させていく

社内SNSツールを導入したら、まずは一部の社員から少しずつ浸透させていきましょう。

1度に多くの社員がツールを利用できるようになったとしても、操作方法や機能をよく理解できていない社員は利用できるまでに時間がかかります。

一部の社員から徐々に広めていくことで、社員同士でわからないところを教え合うことができるため、トラブルの発生も抑えられます。

社員全員にルールを周知させる

社内SNSツール導入後は、社員が快適に利用できるように環境を整える必要があります。

特に社員同士が仲の良いと、私的な内容をスレッドに立ててしまうことも多いでしょう。

そのような場合によく起きるのが「知られたくない情報を拡散された」というトラブルです。この場合、情報を拡散された社員が離職してしまう可能性もゼロではないのです。

社内SNSでトラブルを生み出さないためにも、「プライベートな投稿は避ける」などのルールを設けることも必要だという事は念頭に置いておく必要があります。

予算に見合った社内SNSツールを選ぶ

いくら良い機能が搭載されていても、予算をオーバーした社内SNSツールは導入できません。

初期費用はもちろん、月額費用などもしっかり確認しておきましょう。

価格が高いから良いツールとは限りません。
低価格でも高性能なツールはたくさん販売されています。

社内SNSツールを導入する際は、自社にとって本当に必要な機能が何なのかをしっかり見極めて、予算内で導入できるものを選びましょう。

機能が充実しているツールを選ぶ

先ほども述べましたが、社内SNSツールは高ければ高いほど高機能というわけではありません。

たとえ機能が豊富に搭載されたツールでも、自社にとって不要な機能が多いとかえって操作が面倒になってしまいます。

社内SNSツールは自社にとって使いやすいものでなければ導入する意味がないのです。

気になったツールは、積極的に無料プランやトライアルで機能を確認してみると良いでしょう。

おすすめの社内SNSツール

チャットワーク(ChatWork)

チャットワーク(ChatWork)

チャットワーク(ChatWork)は、円滑な情報共有や社員同士のコミュニケーションの活性化に貢献する社内SNSツールです。

社内はもちろん、社外のプロジェクトメンバーとも連絡を取り合うことができます。

また、モバイル端末にも対応しており、パソコンだけでなくスマートフォンなどからも利用することが可能です。

ファイル共有機能やタスク管理機能が搭載されており、コミュニケーション以外の手段としても活用いただけます。

>>チャットワーク(ChatWork)のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

複数の社内SNSツールを見比べることが重要!

以上、社内SNSツールの基礎知識から導入時のポイントについてお届けしました!

社内SNSツールは、社員はもちろん企業のとっても重要なツールなため、複数のサービスを比較検討し、御社内で効果を出せるツール導入の吟味がおすすめです。

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