この記事はマケスト提供にてお届けします。

日本の構造的な問題とも言える少子高齢化に対応するために、政府は「一億総活躍社会 」の実現に向けた働き方改革に取り組んでいます。長時間労働の是正や、非正規の一掃、子育てや介護をしながらの労働など、多様な働き方ができるように関係法律を整備しています。働き方改革への取り組みを受けて、企業は法令遵守のために、以前にも増して正確な労務管理が求められるようになったと言えるでしょう。

株式会社イノベーションが2018年2月に発表した「働き方改革とITシステムに関する意識調査」によると、66.5%が働き方改革の促進にITシステムの導入が必要と感じていると回答しています。また、働き方改革のために導入したITシステムのジャンルとしては、人事系システム(勤怠管理システム、人事データベース)が68.3%と最も多く、労務管理を重要視している姿勢が伺えます。
参考:
株式会社イノベーション「働き方改革とITシステムに関する意識調査」

正確な労務管理を実現するためには、属人的な運営方法では精度に欠けてしまうため、ITシステムの導入は有効な対応でしょう。しかしながら、システムの導入にはコストが発生します。これまでITシステムを利用していなかった企業としては、できるだけコストを抑えることはもちろん、システム導入効果として人件費の削減などのメリットもほしいところです。

このような背景の中、導入の敷居の低いクラウド型の労務管理システムは使いやすいツールです。今回は、クラウドを利用した労務管理にスポットをあてて、業務改善に大きく貢献できる優れたクラウドの労務管理システムを紹介します。

>>労務管理とは何か、詳しく知りたい方はこちら

目次

  1. 企業の成長とともに負荷がかかる労務管理
  2. 労務管理にクラウドのシステムを活用するメリット
  3. 労務管理に役立つクラウドの労務管理システム
  4. まとめ

企業の成長とともに負荷がかかる労務管理

企業の成長とともに負荷がかかる労務管理

労務管理には、勤怠管理や給与計算、社会保険や雇用保険の手続きなど幅広い業務内容があります。従業員数が少ないうちは、少人数でこなせていても会社が成長するにつれて、従業員数が増加し業務にかかる時間がどんどん膨らんでしまいます。

業務のオーバーフローが発生してしまう対策として、労務管理をシステム化するのは当然の流れでしょう。労務管理にシステムを利用する上で、特に大きな改善効果があるのが社会保険や年末調整の書類作成および手続きです。大勢いる従業員それぞれの必要書類を作成し提出するのは、労務管理の業務の中でも負担が大きいと言えるでしょう。

労務管理システムを利用して、自動的に作成した書類を役所に電子申請すれば、業務負担は大きく軽減します。労務管理システムの導入を実際に行った企業の事例をみると、大幅な工数削減の声が多数あります。労務管理にはシステム活用が有効性を強く感じるところですが、クラウドシステムの優位点はどこにあるかを次に説明します。

労務管理にクラウドのシステムを活用するメリット

労務管理にクラウドのシステムを活用するメリット

ミスの発生や業務効率の悪さなど、アナログな労務管理はデメリットが多く、労務管理システムの導入が様々な企業で進んでおり、その中でもクラウドを活用した労務管理システムは多くの企業から支持されています。

クラウド型の労務管理システムの導入が、労務管理にどのようなメリットを与えるのかを紹介します。

セキュアなクラウドサーバーに大切なデータを保管

労務管理は、社会保険の手続きなど従業員の個人情報を取り扱います。マイナンバーなどの大切な情報を外部に漏洩しないように細心の注意を計らなければいけません。

クラウド型の労務管理システムの場合、データは強固なセキュリティにより保護したデータセンターに保管するため安心です。自社でサーバーを用意する場合、災害によるサーバーの破損や停電トラブルなどの発生が心配ですが、あらゆるリスクを考慮し建設されたデータセンターは安全性が高いのです。

コストを抑えて労務管理をクラウド化できる

従業員数が多い会社では、労務管理システムを導入しない場合、提出書類の作成など作業時間の負担が大きくなり人件費も膨らんでしまう可能性があります。

クラウドを使用した労務管理システムを導入する場合でも、自社でサーバーを用意すると、サーバー調達コストやメンテナンス等のための管理スタッフの人件費などのコスト発生が伴います。クラウドに比べて高いコストがかかってしまいます。

時間をかけずにクラウドを導入できる

クラウドシステムの場合、サーバーなどのハードウェアの調達および設定に時間がかかるといった恐れがあります。

必要なときに、なかなかシステムを導入できないのはストレスを感じるでしょう。いつも利用しているPCのブラウザですぐに使えるクラウド型の労務管理システムはとても便利です。

本社と支社のデータ共有が容易になる

労務管理をクラウド化することで、本社と遠隔地にある拠点の従業員に関する情報もスムーズに把握できます。

従業員に関するデータを保管しているのはデータセンターにあるサーバーのみであり、複数の拠点があっても一箇所だけにデータを集約しているのは、機密保護の観点からみても安心です。

常に最新の状態でクラウドシステムを利用できる

クラウドを使ったシステムは常に最新版にアップデートできるのが魅力です。

法改正により従来のシステムでは対応できずにアップデートが必要な場合でも、インターネット回線を通じて最新の状態でサービスが提供されます。アップデートの手間がかからず、スムーズに最新版を入手できます。

サポートをスムーズに受けやすい

労務管理システムを利用していて、万が一わからないことがあった場合、サービス提供元のサポートスタッフに問い合わせを行うことがあります。

クラウド型のシステムの場合、サポートスタッフがサーバーにアクセスしデータを確認できます。ユーザーとサポートスタッフが同じ画面を見ると解決にかかる時間を短縮できる場合も多いでしょう。

労務管理に役立つクラウドの労務管理システム

クラウド型の労務管理システムの中から、オススメを紹介します。どのシステムも業務効率を向上できるようにニーズを捉えた機能を搭載しています。

jinjer労務

jinjer労務
引用:jinjer労務

人事部門向けのプラットフォームサービスであるjinjerシリーズのクラウド労務管理システムです。

労務管理以外に、勤怠管理・採用管理・人事管理もあり、全4種類のサービスです。その中でも、jinjer労務は労務管理に特化しており、社会保険の手続きにかかる業務負担を大きく削減します。

従業員一人あたり90分間必要としていた入退社の手続きが10分ほどに短縮できたという実績もあり魅力的です。

>>jinjer労務のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

SmartHR

SmartHR
引用:SmartHR

登録企業数No.1のクラウド労務管理ソフトです。毎月1,000社以上が導入している豊かな実績があります。

従業員から情報を集取し、自動的に社会保険や雇用保険の書類を作成できるため、労務担当者に負担がかからず、多くの従業員を抱える会社の労務手続きでもラクラクにこなせます。データはクラウド上に保管し、完全なペーパーレスを実現します。

従業員の情報を一元管理し、高度なセキュリティに保護されたクラウドサーバーに保管するため安心して使用できます。

>>SmartHRのサービス詳細はこちら[マケスト提供]

ジョブカン労務管理

ジョブカン労務管理
引用:ジョブカン労務管理

労務管理に関する様々な機能を搭載しており、あらゆる手続きを自動化します。入退社の手続きから社会保険等の書類作成および提出まで時間をかけずにスムーズに処理できます。

従業員がマイページで手続きに必要な情報を登録するため、労務管理担当者による入力の手間がかかりません。作成した書類を電子申請できるため、役所に出かける必要がなくなります。

ジョブカンには勤怠管理や給与計算など全6種あり、専門性の高い機能をクラウド上で活用できます。

>>ジョブカン労務管理のサービス詳細はこちら[マケスト提供]

人事労務 freee

人事労務 freee
引用:人事労務 freee

入退社手続きの依頼を従業員がメールで受け取り、オンライン上でスムーズに進められる仕組みを搭載しています。

給与計算などに必要な情報を収集し、人事労務担当に作業負担をかけずにスムーズに進められます。社会保険や雇用保険の加入に必要な情報を自動的に転記して書類を出力できるため効率的です。勤怠管理や年末調整の計算など、労務管理に関する実用的な機能を搭載しているため、即戦略として活用できる労務管理システムです。

また、クラウド上に保管しているデータは最新の状態で自動的にバックアップされているため安心です。

クラリネット

クラリネット
引用:クラリネット

給与計算や社員の個人情報管理、就業規則の管理など労務管理全般をバックアップするクラウド労務管理システムです。

勤怠情報の管理などの労務管理に直接的に関わる機能だけではなく、社内の行事や日常連絡がわかるスケジュール機能など業務の役に立つ機能を幅広く搭載しています。

まとめ

今後も日本は高齢者の労働の活性化など、様々なワークスタイルが増えていくことでしょう。労務管理は人材の雇用とは切っても切れない業務です。適切なITシステムを導入し、業務を効率化しなければ、労務担当の負担ばかり増加してしまいます。労務管理システムを導入する人間が過剰労働になってしまうという事態は避けなけれならないため、IT化は必須とも言えるでしょう。

今回ピックアップしたクラウド環境で使用する労務管理システムは数あるサービスの一部です。実際にはさらに多くの労務管理システムが存在します。労務管理だけではなく、労務人事分野に関連する機能を多数搭載し、多くの業務を1つのシステムでカバーできるものもあります。

クラウドの労務管理システムを選定する場合、クラウドのセキュリティが自社のポリシーを満たすかを確認した方が良いでしょう。クラウドは安く手軽に利用できるイメージが強いものの、データセンターとはいえ、他社にデータを預けます。データセンターがセキュリティ面でどのような対策を行なっているのかを確認するべきです。また、労務管理システムには、権限設定機能やデータ通信の暗号化などセキュリティに関わるものを標準搭載しているケースが多くあるため、あわせて確認してみることをお薦めします。

労務管理システムの導入の敷居の高さはクラウドを活用すると、ぐっと低くなります。労務管理にクラウドのシステムを活用し、理想的な業務改善ができることを願っています。