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IDC Japanが行なった働き方改革に関連するITツール活用の利用動向の調査結果によると導入率の最も高いツールは「旅費/経費精算」でした。

参考:
IDC Japan「日本国内における働き方改革関連ICTツールの利用動向調査」

「勤怠管理」や「ワークフロー」といった人気ツールよりも優先的に導入されていることから、現状の経費精算に関する課題の重さが感じられます。企業においてIT導入を優先する分野には、コストや効率に関わる従業な課題が存在します。経費精算は事業場必要な作業であるものの、経費精算自体から利益が生まれるわけでもなく、できるだけ効率的に処理したい作業の一つなのです。

今回は、働き方改革に貢献するテーマとして注目される「経費精算」にスポットをあてて、おすすめの経費精算システムを紹介します。

目次

  1. 経費精算システムとは
  2. 導入するべき経費精算システムのポイント
  3. オススメの経費精算システムの紹介
  4. まとめ

経費精算システムとは

経費精算システムとは

経費精算は、事業上で必要な支払いを立て替えた社員に対し、精算をすることです。営業担当など外出が多い社員は、経費の立て替えを行うことも多く、経費精算のために経費精算書の作成や領収書の添付といった精算作業を行う機会が数多くあります。

経費精算システムとは、この経費精算の過程をシステムにより効率的に運用できる仕組みを搭載しています。経費精算は、経費の立て替えを行なった社員と経理担当の両方に作業負担が生じますが、経費精算システムを使うと両者の作業にかかる時間を大幅に削減できるため、業務効率化に有効なツールとして注目を集めています。

>>経費精算についてもっと詳しく知りたい方はこちら

導入するべき経費精算システムのポイント

導入するべき経費精算システムのポイント

次にどのような経費精算システムがオススメなのかポイントをピックアップします。これらのポイントを満たしている経費精算システムは、業務効率を向上する有効な機能を搭載していると言えるでしょう。
自社にとって必要としている機能であるかイメージしながら確認してみてはいかがでしょうか。

レシートの自動入力機能があるか

経費精算にかかる作業の中で負担が大きいのは、申請者が行う経費精算書の作成や領収書の添付作業です。

領収書データを自動的取り込む機能があると経費申請にかかる時間を大きく削減できます。手書きの領収書はオペレーターが入力するといったOCRでは対応できない部分もカバーできると便利です。

ICカードの利用履歴を登録できるか

SuicaやPASMOなどの交通ICカードの利用データを読み込めると、交通費の精算にかかる負担を大きく軽減できます。定期券の範囲を除外するといった機能を搭載していると便利です。

計算作業や入力作業をいかに削減できるかが、効率化にとって重要です。

ワークフロー機能は搭載しているか

経費精算を申請すると、上司などに承認をもらう必要があります。自社に合わせたワークフローを簡単に設定できると申請承認の効率が向上します。

申請が発生すると上司に承認依頼メールが届くといった機能も有効です。

会計ソフトとの連動は可能か

経費精算システムと会計ソフトが連携するとさらに業務がスムーズになります。仕分けを行なったデータを会計ソフトに取り込むことで、会計ソフトへの入力負担がなくなります。

自社で利用している会計ソフトと連動できるかを確認しておくと良いでしょう。

システムの操作はわかりやすいか

経費精算システムにかかわらず、ITシステムは操作性が大切です。システムを導入してみて、操作性の悪さから使いこなせる人がいないといった展開は避けたいものです。

無料トライアルがあれば実際に操作してみると、導入後のイメージを掴めるでしょう。システムに対して苦手意識がある方でも直感的に使用できるかを確認してみると安心です。

オススメの経費精算システムの紹介

紙を使っていた経費精算の手間を大きく削減できる経費精算システムですが、今回はその中でもイチオシのシステムを紹介します。

楽楽精算

楽楽精算
引用:楽楽精算

経費精算にかかるコストと作業時間の軽減に貢献する経費精算システムとして、累計導入社数No.1を誇ります。

スマホを使った領収書のデータ化や、交通系ICカードやクレジットカードの利用データの取り込みなど、紙を使った経費精算にかかる負担を大きく削減します。出張の際の手当にも対応しており、出張者の役職や出張距離に応じて手当を自動計算するといった機能も搭載しています。

また、会計ソフトと連動させると、自動仕訳を行なったデータを会計ソフトに取り込めるため、経理業務の登録負担を軽減させられます。CSV形式のファイルを取り込みできる会計ソフトならどれでも対応できます。全機能を試せる無料トライアル制度があるため、実際に操作して使い勝手を確認することも可能です。幅広い業種の企業に利用されている導入実績の豊富さも特徴の一つです。

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Dr.経費精算

Dr.経費精算
引用:Dr.経費精算

経費精算作業を最短で完了させるため、経費精算に生じる時間を大幅に効率化できる経費精算システムです。

スマホを利用して撮影した領収書をデータ化できるため、精算を溜めてしまうことなく、スムーズに処理できます。さらなる効率化のために領収書の撮影も代行してもらえます。 郵送かスタッフ派遣の2つの方法から選択できます。電子明細の自動取得に対応することで、経費精算の漏れの発生を抑制します。

また、プライバシーマークの取得や、データの暗号化等のセキュリティ対策だけではなく、大手金融機関から出資を得ている面など、運営元企業の信頼性の高さも魅力的です。公式ホームページで電子帳簿に関する情報提供をするなど、ユーザーのケアも魅力的です。ヘルプセンターでは、初期設定や使用方法などマニュアルにスムーズにアクセスできるように配慮されています。

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eKeihi

eKeihi
引用:eKeihi

交通費や出張費、会議費など様々な経費精算に対応した経費精算システムです。

申請や承認、支払い処理の電子化などを一元管理し、経理業務を効率化できます。外勤が多く経費精算が多い申請者がいても、ICカードの利用データ読み込みやレシートの電子化により、手間をかけることなく精算申請を行えます。入力時にミスがないかチェック機能を搭載しているので、差し戻しになり再申請を行うために生じる工数を減少できます。

また、申請した経費精算の承認や支払に関する状況をリアルタイムに把握でき便利です。18年もの歴史ある開発元のノウハウから経費精算のニーズを正確に捉えた有効な機能を多数搭載しています。2,000社以上で導入されている確かな実績も安心できる要素の一つです。クラウドとオンプレミスの2つの導入方法を選択できます。

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MFクラウド経費

MFクラウド経費
引用:MFクラウド経費

経費精算のために費やしていた時間を10分の1に削減でき、大きな業務効率化が期待できる経費精算システムです。

手入力をせずに自動読み取りを使って経費申請が可能なため、入力時間を削減できるだけではなく、ミスが生じるリスクがなく安心できます。スマホを使って時間があるときに経費精算を申請できるため、場所を問わずにいつでも精算作業が済ませられます。

交通関係のICカードから交通費データを自動的に読み込む機能も外勤の多い営業マンの経費精算の効率を向上できます。クレジットカードの明細情報の取得も可能です。また、APIを利用して会計システムと接続できます。仕訳データの連携や人事マスタと同期をさせることで、会計業務の負担も軽減可能です。

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らくらく旅費経費.net

らくらく旅費経費.net
引用:らくらく旅費経費.net

交通費や出張費、会議費といった経費精算を効率化できる経費精算システムです。

SuicaやPASMOなどの交通ICカードや「駅すぱあと」と連動し交通費の精算のためにかかっていた時間を短縮できます。交通費の中で定期区間に該当する部分の金額を控除する面倒な作業もICカードの定期券情報から読み取り、自動的に対応できる優れた機能も搭載しています。

また、ワークフロー機能を搭載しており、効率的に申請承認を進めることができます。領収書の画像添付にも対応し、遠隔地の支店からの経費精算申請にも柔軟に対応できます。システム導入を行なった場合、年間コストを1/3にできる経費削減事例もあり、導入効果を期待できます。

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まとめ

まとめ

経費精算システムは、これまで多くの人が面倒だと感じていた経費精算のイメージを変えられる刺激的なシステムです。本来、営業活動を最大化、事務負担を最小化とするのが事業活動の目指すべきところでしょう。経費精算に伴う作業負担を削減することで、営業マンと経理スタッフのパフォーマンスを向上させられるのが経費精算システムが優先的に導入される理由の一つではないでしょうか。

ビジネスへのシステム利用が盛んになるにつれて、格段に向上したのがユーザービリティです。今回紹介した経費精算システム以外でも多くのシステムは操作性を熟慮し、インターフェースのわかりやすさはもちろん、無駄な作業が生じないようにプロセスも効率的に構成されています。

また、システムにはバージョンアップがつきものです。システムの利用中、法改正や機能改善など様々な理由でシステムを最適化する場面に出会います。クラウド型の経費精算システムであれば、常に最新版を追加費用をかけずに利用できるため高いコストパフォーマンスを感じられるでしょう。