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社内SNS・ビジネスチャットを導入したいけど、どんな効果が得られるのか、導入や運用面で気をつけるべき点がわからない理由で検討を先延ばしにしている方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、企業が社内SNSやビジネスチャットを導入する目的やメリット・デメリットなど、導入前に知っておきたい情報をまとめてみました。

サービスの導入や改善をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。

社内SNS・ビジネスチャットの導入率・普及率

社内SNS・ビジネスチャットの導入率・普及率

まずはじめに、社内SNS・ビジネスチャットの導入率と普及率について紹介します。

伊藤忠テクノソリューションが2017年2月に大手企業の役職者を対象に実施した「大手企業のビジネスチャットツール導入事例調査」によると、

会社として公式にチャットツール、ビジネス向けチャットツールを導入しているかという質問に対しての回答は、「全社で導入している」が 12.1%、「一部で導入している」が 16.0%

と、大手企業の約30%が社内SNS・ビジネスチャットを導入していることがわかりました。

あまり普及していない印象も受けますが、今後は企業向けにセキュリティが強化された社内SNS・ビジネスチャットの利用が本格化し、市場も拡大していくことが予想されています。

参考:
伊藤忠テクノソリューション『大手企業のビジネスチャットツール導入実態調査』

社内SNS・ビジネスチャットを導入する目的

次に、社内SNS・ビジネスチャットを導入する主な目的を3つ紹介します。

【目的1】社内コミュニケーションの活性化

社内SNS・ビジネスチャットを導入する目的として、社内コミュニケーションの活性化が挙げられます。

積極的に社内でコミュニケーションが取れるようになると、これまで1人で悩んでいたことも相談しやくすなり、互いにアドバイスをし合える環境をつくることができます。

社内全体の風通しが良くなり、社員のモチベーション維持や向上にもつながるため、離職率の低下にも役立ちます。

【目的2】情報共有や進捗把握の容易化

情報共有や進捗状況把握の容易化を目的として、社内SNS・ビジネスチャットを導入する企業も多いです。

これまでは、メールで共有したい情報を送ったり直接会って進捗確認したりといった手段が一般的でしたが、社内SNS・ビジネスチャットを導入すると必要な人数に必要な情報を簡単に共有できます。

また、タスク管理機能などを活用すれば、期限までに作業しなければならないタスク内容を一目で把握することも可能です。

【目的3】外部とのやりとりの円滑化

外部とのやりとりの円滑化を目的として、ビジネスチャットを導入している企業もあります。

社内SNSは会社の組織内でのコミュニケーションツールのため、基本的には外部と連絡を取る機能は搭載されていません。

ビジネスチャットの場合は、社外のユーザーと情報共有できる機能が搭載されているため、プロジェクトの進捗確認などが可能です。

会議が必要になればチャット上でスケジュールを調整し、Web会議を行うこともできます。

社内SNS・ビジネスチャットを活用することで得られる効果やメリット

【メリット1】情報共有がスムーズにできるようになる

社内SNS・ビジネスチャットを活用することで、情報共有がスムーズになるというメリットがあります。

メールで情報共有する場合、共有する人数分のアドレスを入力しなければならず、メールを送ったとしても他のメールに埋もれて確認が漏れるというリスクがあります。

また、人づてに伝言を頼むと情報が正しく伝わらない場合もあります。

社内SNS・ビジネスチャットなら、個人やグループ内でダイレクトにメッセージを送ることができるため、メールのような手間がかかりません。
また、人を介さないため正確な情報を伝えることができます。

【活用例】
・口頭連絡によるミス防止と、集中して仕事に取り組める環境づくりのために活用。(工務店)
・気象警報の発令で災害本部を設置する際、防災危機管理室とすべての区役所・支所で導入。(市役所)

【メリット2】業務の効率化が図れる

社内SNS・ビジネスチャットの活用は、業務の効率化にもつながります。

必要な情報を時系列で確認できるため、メールを読み返す時間や他の社員に聞きなおす手間を省くことができます。

また、情報共有をすべてチャット上で対応できるため、メールや電話、会議などに使っていた時間も短縮されます。

【活用例】
・メールによる業務圧迫や時間外労働の削減の対策として。(アルミニウム製品メーカー)
・現在132ヵ所に導入し、支店間の打ち合わせなどに活用。研修の旅費や交通費の削減と業務効率化を実現。(金融機関)
・会議参加者のスケジュール調整がスムーズになり、出張期間中の営業機会損失も削減。最重要会議をはじめ、研修会、顧客との打ち合わせにも活用。(運送業)

【メリット3】部署間を超えたアイデアを発掘できる

社内SNS・ビジネスチャットには、部署間を超えたアイデアを発掘できるというメリットもあります。

会社の組織内で一体感が生まれない原因として、部署同士の関わりが少ないということが挙げられます。

社内SNS・ビジネスチャットを活用することで、他部署ともコミュニケーションを取ることができるため、部署にとらわれない自由な発想やアイデアの発見につながります。

【活用例】
・医療業界にて標準で用いるコミュニケーションインフラとして、医療サービスのさらなる向上に向けて活用。(医療機関)

社内SNS・ビジネスチャットを導入するデメリット

【デメリット1】コミュニケーション疲れを引き起こす可能性がある

社内SNS・ビジネスチャットは、導入することでコミュニケーションの活性化につながりますが、一方で、コミュニケーション疲れを引き起こす可能性があります。

気軽にメッセージが送れるため、いつでもどこでも相手とのやりとりできる状況下では、知らず知らずのうちに「返事を返さなければ」という使命感が強くなり、かえってストレスが溜まってしまうことも。

そのようなデメリットがあることも社内に共有したうえで利用していくことが大事だと言えるでしょう。

【デメリット2】教育や導入のためのコストが必要

社内SNS・ビジネスチャットを導入することで起こるデメリットとして、教育や導入コストがかかるということが挙げられます。

新しいツールを取り入れるということは、社員に使い方を共有しなければならないということです。
通常業務をしながら、全社員分の教育時間を確保するのは手間とコストがかかります。

また、社内SNS・ビジネスチャットの導入には、ソフトのインストールなどの費用が必要な場合もあります。
会社の予算に見合わないサービスを選んでしまうと、その後の運用が難しくなるため注意が必要です。

社内SNS・ビジネスチャット運用時のルール

社内SNS・ビジネスチャット運用時のルール

円滑な運用に必要不可欠なのが「ルール」の設定です。
ここからは、社内SNS・ビジネスチャット運用時のルールについて紹介します。
ツールの見直しや導入を検討する際の参考に、ぜひご覧ください。

導入する目的を明確にする

社内SNS・ビジネスチャットを運用する際は、導入目的を明確にしておきましょう。

目的を把握しておらず、ただ導入しただけではコストと時間の無駄になってしまいます。

そうならないためにも、「何のために導入するのか」「導入することで得られるものは何か」をしっかり把握しておくことが大切です。

禁止事項を決めておく

社内SNS・ビジネスチャットを運用する際は、社内や組織内で禁止事項を決めておくことも重要です。

明確な禁止事項がなければ、他愛もない雑談が増えて業務の妨げになってしまう可能性があります。

「業務時間外は利用しない」「業務内容以外の話は控える」などあらかじめ禁止事項を決めて、仕事とプライベートをしっかり区別できるようにしましょう。

導入する部署を決める

社内SNS・ビジネスチャットを運用する際は、導入する部署を決めておきましょう。

業務効率が図れるからといって、すべての部署に導入してしまうと、思わぬところから情報漏洩してしまう可能性があります。

例えば、プロジェクトに全く関係のない部署の社員がチャットに参加していた場合、知らず知らずのうちに情報を漏らしてしまっていることになります。

外部への情報漏洩を防止するためにも、どこの部署に導入するのかしっかり判断する必要があります。

社内SNS・ビジネスチャット運用の失敗例

導入したは良いものの、あまり活発に使われない

業務効率化や社内コミュニケーションの活性化が図れると期待して、社内SNS・ビジネスチャットを導入してみたものの、あまり活発に使われていないという企業も少なくありません。

上司が社内SNSで部下を叱責したことが原因で、社員の利用率が下がったという企業もあります。

気軽にメッセージが送れるからといって、どんなことでも発言して良いということではありません。

社員全員が気持ちよく利用できるようにするためにも、しっかりとしたルールを作る必要があります。

利用者が限られてしまい、浸透しない

社内全体の風通しを良くするために社内SNS・ビジネスチャットを取り入れたが、利用者が限られてしまい、結局浸透していないという失敗例もあります。

日常的に利用する社員だけのコミュニティーが形成されてしまうと、普段あまり利用していない社員が疎外感を抱いて利用を避けてしまいます。

その結果、利用者が限定され、思うように浸透しなくなってしまうのです。

このような場合は、利用状況を確認する管理者を決める、1人ひとりが積極的に社内SNS・ビジネスチャットを活用できる環境をつくるなどの対策が必要でしょう。

まとめ

企業が社内SNSやビジネスチャットを導入する目的や、導入するメリット・デメリットを紹介しました。

社内SNS・ビジネスチャットは、メリットだけでなくデメリットもしっかり理解したうえで導入することが大切です。