この記事はマケスト提供にてお届けします。

ワークスモバイルジャパンが行った「昭和的働き方についての意識調査」によると会社員の54.6%が自分の勤める会社を「昭和的」だと回答しています。昭和的な働き方のイメージとしては「休暇が取りづらい」や「働く時間が長い」などが挙げられており、悪い点として「業務の進め方が非効率的」、「IT利活用が進んでいない」といった部分が挙げられています。

参考:
ワークスモバイルジャパン株式会社「昭和的働き方についての意識調査」

同調査では、昭和的な働き方の良い点として、「社員同士の仲がいい」などポジティブなイメージもありました。今後は働き方改革によって昭和的な働き方のワークスタイルに関するネガティブな面は少なくなっていくでしょう。

組織の中には以前と同様の働き方をしているため、業務の効率化がなかなか進まない部門もあります。ITツールの導入が進みつつも、手作業による書類作成や手続きなどの作業を行っている企業がまだまだ多い「労務管理」もそのひとつではないでしょうか。

今回は「労務管理の効率化」にスポットをあてて、働きやすい環境をバックオフィスから作る方法を考えてみたいと思います。

目次

  1. 労務管理を分解しよう
  2. プロの力を使いやすい!労務管理の効率化
  3. 労務管理の効率化のために必要な作業
  4. 効率化と切り離せないコストパフォーマンス
  5. 1ユーザーあたり月額600円以下のコスパ労務管理 ツールで効率化
  6. まとめ

労務管理を分解しよう

労務管理を分解しよう.jpg
労務管理には様々な業務があります。それぞれ企業にとって欠かせない大切な業務ですが、業務の幅が広いだけではなく、時間負担が多いこともあるため、分野に応じて担当を分けるなど工夫することも大切です。労務管理の業務を分解し、効率化に何が必要か考えてみましょう。

労務管理の業務の中で従業員の勤務時間を正確に記録する「勤怠管理」、入社に伴う「労働保険などの手続き」や「労働契約」、「給与計算」といった業務は従業員それぞれに対し日常的に発生する業務が多いため、労務管理ツールや勤怠管理ツールなどのIT導入が有効な分野です。

それに対し、「就業規則の管理」、「労働環境の改善」に関しては大量の処理数をこなすタイプの業務ではないため、効率化に関しても専門家への相談などが有効でしょう。業務の性質を確認し、効率化の方向性を決めることも大切です。

>>労務管理のおさらいはこちらから

プロの力を使いやすい!労務管理の効率化

プロの力を使いやすい!労務管理の効率化.jpg
労務管理は、紙を使ったアナログ作業をデジタル化するだけで大きな効率化を実現できるケースが多いものです。しかしながら、ITツールの導入などデジタル化について進めるだけでも業務の負担になり、なかなか効率化計画が進行しないといった恐れもあります。そこで、労務管理の強い味方を紹介します。

知識や経験不足により業務が進まない場合

会社の労務管理のプロフェッショナルである社会保険労務士(社労士)は、労務管理はもちろん社会保険や関連法律など労務に関する幅広い知識を持っている頼れる存在です。

労務管理の業務のひとつでもある就業規則のほか、様々なことを相談できます。社労士に質問できることで、安心して業務が行えるという安心感も日々の業務において必要です。社労士とはコンサルティング契約が可能なため、会社の労務体制づくりの強い味方として、依頼を検討してみても良いでしょう。

>>労務管理における問題について考える

マンパワーが足りない場合

前述の社労士に業務を委託するといったケースもありますが、自社のみ行える手軽な効率化手段として、労務管理システムの導入が挙げられます。入社や退社の際に必要な労働保険等の手続き書類の自動作成やオンラインを利用した提出など、マンパワーがなければ追いつかない作業はITツールの導入が効果的です。

ITツールの導入は、サービスがクラウド型であれば、自社担当としてエンジニアレベルの高度な知識を持ったスタッフを用意する必要はありません。どちらかと言えば、IT活用に苦手意識のない方が担当した方が良いものではありますが、特別なスキルは不要です。

>>労務管理システムを活用するメリットをもっと詳しく

労務管理の効率化のために必要な作業

労務管理の効率化のために必要な作業.jpg
労務管理に関わらず、業務を効率化するためには、「課題抽出」「現状の把握」「改善検討」の3つのテーマを掲げて取り組まなければいけません。大切なのは、効率化プロジェクトを担当する労務管理担当だけが考えるのではなく、関わるすべてのスタッフを巻き込んだ改善検討であることが大切です。

課題をブレーンストーミングで抽出する

労務管理に関わるメンバーで課題を挙げましょう。

自分が重要だと思っている課題が他の人にとってはそれほど問題視していない場合もあります。チームで行う業務を効率化する場合、気をつけなければいけないのがチームメンバーの温度差です。

チームで仕事をしている場合、メンバー間の認識の違いは、適切な課題解決につながらない心配があります。

作業時間数を正確に把握する

現在、労務管理に関するそれぞれの業務に何時間費やしているのかを明確にしましょう。

先入観で、最も時間がかかっている業務を決めつけてしまうと、本当の課題を見過ごしてしまう恐れがあります。効率化にとって大切な現状把握が正確にできなければ、業務改善は達成できたとしても最適な状態までは改善できない可能性が生じるため注意が必要です。

プロセスに無駄がないか検討する

業務の中には時間がかかることはわかっていても削減しようがないこともたくさんあります。しかし、承認や依頼といったアクションは業務フローを見直すことで効率化することも可能です。

最短で目的を達成できる業務フローの見直しは、一見小さな改善に思ってしまいがちですが、様々なところに効果を与えてくれるでしょう。

効率化と切り離せないコストパフォーマンス

効率化と切り離せないコストパフォーマンス.jpg
労務管理を効率化する上で、切り離せないのが改善コストです。社内で業務フローを見直すだけで可能な改善であれば何よりですが、アウトソーシングやIT導入などの活用はコストが発生します。

これらの活用はコストが発生するものの、それ以上に大きな改善効果を実感できるでしょう。しかしながら、「いくらで何ができるか」という部分が重要になるため、コストパフォーマンスをシミュレーションするのも有効な手段です。

外部の有効なサービスを利用することにより何時間の業務改善が予測できるのか、サービスの初期費用と月額利用料などの具体的なコストを明確にしなければいけません。また、サービスを利用することで対応人員を削減できる可能性も生じます。

ITサービスの場合は、クラウドシステムがコストパフォーマンスの高さでは有効です。サーバーを自社で用意しメンテナンスにもコストがかかるオンプレミスよりもコストを抑えて利用できます。

サービスの提供方式一つでも選択の仕方によって、得られるコストパフォーマンスは変わるため、業務を効率化するためには情報収集も非常に大切だと言えるでしょう。

1ユーザーあたり月額600円以下のコスパ労務管理ツールで効率化

前述したように業務内容が明確であり、マンパワーが足りない場合に圧倒的な効率化を可能にするのが労務管理システムです。

数ある労務管理ツールの中でもコストパフォーマンスに長けたものをピックアップしてみました。どの労務管理ツールも社会保険や雇用保険の必要書類を自動作成し、オンライン申請まで対応した機能的にも十分に効率化のニーズを満たしたものです。

OFFICESTATION

OFFICESTATION
引用:OFFICESTATION

月額利用料は900円ですが、従業員10人まで利用できるため、一人当たり月額90円になります。初期費用はありません。従業員1,000人の企業の場合、利用料は月額40,000円ですが、従業員一人あたりに換算すると月額40円となり非常にコストパフォーマンスに優れています。

法改正が起きても追加費用をかけずに自動的にバージョンアップを行うため安心です。また、メールや電話などを使ったサポートを受けられるため、万が一わからないことがあっても困らずに対処できます。

jinjer労務

jinjer労務
引用:jinjer労務

一人あたり月額300円で利用でき、初期費用は必要ありません。安価ながらワンストップで労務管理ができ、コストパフォーマンスに優れています。jinjer労務はjinjerシリーズの一つであり、他に勤怠管理や人事管理、採用管理といったサービスがあります。

最新バージョンを常に利用でき、データ登録時もクラウドに素早く安全に保管できる効率の良さが魅力です。入退社の手続きに関しては、一人当たり90分かかっていたのを10分まで短縮できたという頼もしい実績もあります。

SmartHR

SmartHR
引用:SmartHR

利用料を月々支払う場合は従業員一人あたり月額600円ですが、年間一括払いを選択すれば月額550円になります。初期費用や 更新費用はかかりません。雇用契約や年末調整まで労務管理に関わる様々な手続きをサポートする労務管理サービスです。

従業員用のマイページを用意し、従業員が自分に関する情報を登録でき、労務管理担当が入力する手間をかけずに済みます。

住所や家族の情報はもちろんマイナンバーも登録できます。登録したマイナンバーは暗号化されるためセキュリティ面でも安心です。

まとめ

労務管理の効率化は、どのような課題を自社が抱えているのが正確に把握するところから始まります。感覚的ではなく具体的な数値を計測すると、改善効果の検証に役立つでしょう。数値実績を把握しない場合、効率化に取り組んだことに満足してしまい、具体的にどのような結果が出たのかわからずに終わっているケースも多々あります。

改善効果を数値で検証するように言っておきながら矛盾するようですが、効率化の実現に必要な別の要素としてモチベーションが挙げられます。モチベーションを数値化するのは困難ですが、精神面の前向きさや事業に対するビジョンは業務パフォーマンスに強く影響するでしょう。

労務管理の業務は従業員が働きやすい環境づくりも含まれます。労務管理の担当者が精神的なゆとりを持って仕事をがんばれる環境づくりを忘れてはいけません。やる気に満ちた取り組み姿勢は社内で伝播します。労務管理はもちろん、会社全体の業務効率化にもつながる一歩がスタートするかもしれません。

日本人の働き方は、国として置かれている状況とともに変化しつつあります。時代に最適化し働きやすい会社づくりを目指しましょう。