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ラクスが行った「営業社員の交通費精算への意識についての調査」によると、企業の営業担当者200名のうち、約30%が本来運賃のかからない定期区間の運賃を不正に受給していると回答しています。営業訪問数の多く1週間の訪問数が20件を超える社員に関しては、70%が不正受給をしていることがわかりました。

参考:
株式会社ラクス「営業社員の交通費精算への意識についての調査」

同調査では、交通費の精算で困っていることについて、43%が「運賃を調べるのが面倒」と回答しています。経費精算の際に定期券の該当区間にかかる料金を除く計算が営業社員にとって面倒な作業であり、負担になっているようです。

このような背景の中、経費精算システムの進化により、ICカードを利用した効率的な交通費精算など、営業社員と経理担当の双方の煩雑な作業の解消が可能になりました。今回は、ICカードを利用し、効率的な経費精算にスポットをあてます。

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目次

  1. 交通費の精算は経費精算の中でも面倒な作業?
  2. ICカードに対応した経費精算システムを使うと交通費精算が楽になる
  3. ICカードにはどのような種類があるのか
  4. 経費精算にICカードをどのように利用するか
  5. ICカードに対応しているオススメの経費精算システム紹介
  6. まとめ

交通費の精算は経費精算の中でも面倒な作業?

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交通費の精算について煩雑さを感じている人は多いでしょう。

経費精算システムを使用していない場合、定期区間を除いた区間の交通費を何かしらの方法で調べなければいけません。営業社員が都度交通費を記録しながら移動していない場合も多いでしょう。帰社後や別日に交通ルートを思い出しながら検索するといった作業は時間のロスと言えます。

日々、外出することが多い営業社員は、交通費の精算を毎日行わず月末にまとめて行うというケースもあるでしょう。記憶を辿りながら交通費を算出すると、実際に通っていないルートの交通費を申請してしまう可能性があります。

営業日の活動を経理担当が正確に把握し、実際に通ったルートを調査するのは困難なため営業社員の申請を信じるしかありません。悪気はなくても不正に交通費を精算してしまっている恐れもあるのです。

>>経費精算が面倒な要因をもっと詳しく

ICカードに対応した経費精算システムを使うと交通費精算が楽になる

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経費精算システムの開発が進むことで、煩雑だった交通費の精算はとてもスムーズになります。具体的にどのような機能が精算業務を効率化するのかを紹介します。

ICカードに記録した履歴情報を経費精算システムに反映できる

交通費の支払いに使用するICカードを経費精算システムと連動させることで、交通機関の利用を正確に記録できるようになります。

記憶を辿りながら交通費を計算する曖昧な作業がなくなることで間違った申請が起きず、プライベートに関する利用データを含まないようにできるため大変便利です。

交通機関の乗り換えデータ連動

乗り換え検索システムと連携することで、交通費の計算がスムーズにできます。最安値のルートを調べる場合も簡単に検索することが可能です。

定期券区間内の除外

交通費の申請ルートに定期券区間内が含まれている場合、該当区間の料金を除外する機能があります。二重支払いを防止でき透明性の高い企業経営が可能です。

仕訳データの作成

経費精算システムに登録した申請内容から仕訳データを自動的に作成し、会計ソフトに移行できます。会計ソフトへのインポート作業は簡単であり誰にでも可能です。仕訳データを登録するために時間を使う必要もなく、入力ミスの発生を危惧することもありません。業務負担が大きく減少します。

このように、経費精算システムを使うことで、精算に関連する業務を効率的に進められます。手作業による業務時間の負荷や人件費の負担を感じている企業は改善のひとつとして導入を検討するのが得策でしょう。もちろん、経費精算システムの利用にはコストがかかるものの、営業社員と経理担当者の双方の業務が効率化し、別の仕事に取り組む余裕もできるでしょう。

システム化は、人間ではできない大量のデータ処理やミスなく業務を進められる精度の高さが醍醐味です。クラウド型の経費精算システムは導入や運用にかかる費用を抑えつつ、スピーディーに導入できるのが魅力だと言えます。自社で求められている機能を明確にして、効率的に交通費の精算ができるようにしたいところです。

ICカードにはどのような種類があるのか

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経費精算システムによって対応しているICカードや機能が異なるため、システム導入にあたり社内で使用するICカードを決定するなど準備が必要です。では、経費精算システムは一般的にどのようなICカードを利用できるのでしょうか。

経費精算システムの種類にもよりますが、交通系ICカードに広く対応しているものも多くあります。代表的なICカードとしては、「Suica」や「PASMO」です。このほか各地方の代表的なICカードに対応しているケースもあります。

例えば、JR北海道の「Kitaca」やJR西日本の「ICOCA」などが該当します。自社の従業員の交通エリアで使用できるICカードが経費精算システムに対応しているのかを確認してから導入しなければいけません。

経費精算にICカードをどのように利用するか

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経費精算に交通系ICカードを利用する場合、交通機関の利用の際に使用したICカードの履歴データを経費精算システムに読み込ませる必要があります。以下の方法によるデータ読み込み方法が主流です。

カードリーダーで読み取る

交通系ICカードをカードリーダーにかざし交通機関の利用データを読み取る方法です。オフィスに一台リーダーを設置し皆で使用するケースや、カードリーダーをパソコンのUSBポートに接続してデータを読み込むケースがあります。

実際にはリーダーを一人一台持つのが難しいため、外出しているスタッフは帰社後にデータを読み込ませる場合が多いでしょう。また、Suicaは履歴の記録上限が20件であるため、あまり多くの履歴を蓄積する前にリーダーを通さなければいけないという制限があります。

スマートフォンやタブレットのアプリで読み取る

スマートフォンやタブレットにインストールしたアプリを使用して交通系ICカードを読み取る方法です。ICカードをスマートフォン端末にかざすだけでデータを読み取れるという手軽さがあります。

出張の多い営業社員でも所有しているスマートフォンを使ってICカードを読み取れるため、帰社せずに手が空いたときに交通費を精算できるため効率的です。ただし、アプリの動作環境にはOSのバージョン等の制限があるため利用する場合は、実際に利用する端末でアプリを利用可能なのか確認してから導入する必要があります。

ICカードに対応しているオススメの経費精算システム紹介

Dr.経費精算

Dr.経費精算
引用:Dr.経費精算

専用タブレットに搭載したデータ取り込み用のアプリと連携し、交通系ICカードのデータを読み取ります。定期券の該当区間の除外機能を搭載しており、自動的に適切な交通費を算出してくれるため手間がかかりません。ICカードをプライベート用と分ける必要もなく安心です。

専用タブレットは領収書の読み取りに使う専用スキャナとセットでレンタル可能です。領収書はオペレーターによる目視で記載内容をデジタル化するためOCRの読み取りミスの心配がありません。複数のデータを同時に取り込めるため非常に効率的だと言えます。

自動入力機能に長けており、最短で経費精算を完了させる人気の経費精算システムです。

eKeihi

eKeihi
引用:eKeihi

交通系ICカードをICカードリーダーにかざすだけでデータの読み取りが可能です。ネットワーク型ICカードリーダーとUSB型ICカードリーダーの2種類のカードリーダーを用意しており、ユーザーのニーズにより利用できます。

PC接続をせずに無線LANを使えるネットワーク型ICカードリーダーなら、オフィスに一台設置しスタッフで共有できます。PCを起動せずに交通費精算ができるため、精算にかかる業務負担の大幅な削減が可能です。USB型ICカードリーダーはパソコンのUSBポートにつなぐだけで簡単に接続することができ、データの読み取りが手軽になります。

様々な交通系ICカードに対応しているのは、開発元のスタッフが現地で独自調査を行い、正確な駅名情報を記録しているからです。正確なデータを提供する開発元のこだわりを感じます。18年もの開発歴のもと、2,000社以上に導入されている実績も信頼の証と言えるでしょう。

楽楽精算!

楽楽精算!
引用:楽楽精算

交通系ICカードのデータ読み込みのほか、消費税増税による公共交通機関の二重運賃や乗り換え情報ソフトの内臓など、交通費の経費精算に関する優れた機能を搭載しています。定期券の該当区間の自動控除にも対応可能です。

スマートフォンやタブレットの専用アプリをダウンロードすれば、アプリを起動してICカードをかざすだけでデータを読み取ることができます。社員が利用しているスマートフォンやタブレットアプリをインストールするだけでスムーズな経理精算が実現可能です。

乗り換え案内で有名なジョルダン社により、交通経路を入力するだけで交通費を算出することもでき、駅や路線の改変にも自動的に対応するため安心して利用できます。また、電車や地下鉄による移動だけではなく、タクシーや乗用車のガソリン代、駐車場代にも対応可能です。すべての交通費に万能に対応できる経費精算システムだと言えるでしょう。
累計導入社数No.1を誇り、幅広い業界の企業に利用されています。

まとめ

ICカードに対応した経費精算システムを利用すると、経費精算に伴う負担を大きく削減できます。経費精算は営業社員が活発に活動するほど増える作業でもあります。事業計画の達成のために積極的な営業活動をすることは理想的であり、まさに攻めの活動とも言えますが、経費精算が足かせになりせっかくの勢いを抑えてしまっては残念です。

経費精算システムというITツールの利用は救世主とも言える存在であり、営業活動に力を入れている会社ほど積極的に導入したいところです。

経費精算をシステム化することで、交通費精算だけではなく、飲食店での打ち合わせ費用など他の経費精算もスムーズになります。飲食店などで発生した領収書をスマートフォンアプリで読み取らせることで経費精算システムにデータを移行し、そのまま経費精算できます。
上司に申請内容の承認を依頼できるワークフローも搭載しているため、営業活動に集中できるでしょう。

>>領収書の電子化に対応可能な経費精算システムはこちらから

また、経理部門に関しても経費精算にかかる負担がシステム化により削減されるため、その他の業務に注力することもでき、バックオフィスとしての機能をさらに向上させられる可能性が生じます。

経費精算のように事業の効率化が必要な作業には積極的にITツールを活用すると良いでしょう。新しいシステムを導入する場合、手間がかかるイメージがあるかもしれませんが、最近のシステムはユーザーの使い勝手を重視したものが多く安心です。手軽にできる大きな改善のテーマとして経費精算に注目してみましょう。