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近年、低コストかつ手軽にIT化を進められるクラウド型サービスに注目が集まっています。しかし、クラウドの課題でもある自社独自の運用を適用しにくい部分や、セキュリティレベルに関してもクラウドサービスの提供元に依存してしまうことなど、企業のスタンスによっては扱いにくい部分があるのも事実です。

ITサービスは色々な分野に展開しており、マーケティング関連からバックオフィスまで網羅しています。サービスによってはクラウドとオンプレミスの両方の形式を採用しているケースもあり、近年の動向からクラウドに関する情報が多々配信されていますが、オンプレミスに関する情報は少なめです。

ITサービスによる業務効率化により実績を出しているバックオフィス関連の中でも、経費精算は特にクラウドサービスが多い分野です。今回はそんなオンプレミスのシステムを利用した経費精算にスポットをあててみたいと思います。

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目次

  1. オンプレミスとは
  2. オンプレミスのメリット
  3. オンプレミスのデメリット
  4. オンプレミスの経費精算システム紹介
  5. まとめ

オンプレミスとは

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オンプレミスとは自社運用のシステムのことです。現在はクラウドシステムの開発が多く、市場では目立っていますが、もともとはオンプレミスの方が多く利用されていました。

インターネット回線を活用してITサービスを提供するクラウドが多くの企業に導入され活性化して見えるのは、オンプレミスの特徴でもある自社運用が負担でありシステム導入ができなかった企業が安価なクラウドサービスを積極的に導入したことが背景にあるとも考えられます。

クラウドからオンプレミスへ回帰する動きもある

デル株式会社とEMCジャパン株式会社が700社以上の中堅企業を対象にした「IT投資動向調査」によると、クラウド(IaaS)の利用動向に関しては、導入があまり進んでいない企業が74%を占めており、停滞気味の動向がわかりました。注目キーワードとして、「既存システムのクラウドへの移行」を30%以上ある反面、一部の企業からは、「クラウドからオンプレミスへの回帰」がさらに進むという動きも見られています。

オンプレミスにはオンプレミスの、クラウドにはクラウドのメリット・デメリットがあるため、システムを導入する際は利点を理解する必要があるでしょう。

参考:
デル株式会社・EMCジャパン株式会社「IT投資動向調査」

オンプレミスのメリット

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オンプレミスにはクラウドにはない大きなメリットがあります。セキュリティや搭載機能など自社の様々なポリシーに応えられる柔軟さが魅力です。

安全性が高い

企業内のネットワークを利用してシステムを利用するオンプレミスはデータの外部流出の可能性が低く、クラウドと比べ安全です。

クラウドの場合、複数の企業と同じインターネット回線とサーバーを利用しますが、オンプレミスは自社のみの安全なネットワーク環境で利用できます。ウィルス対策やサーバーの監視も他社と同じ基準で行う必要はなく、自社のセキュリティポリシーに基づき、高いレベルで行うことも可能です。

カスタマイズ性が高い

他社と同じサービスを利用するクラウドに対し、オンプレミスは自社のみで利用するためカスタマイズが自由です。

サーバーのスペックなどの選択肢や、自社専用の機能を追加開発することもできます。クラウドの場合、機能的に自社の運用方法と合わない場合でも、システム以外の運用上の工夫により対応するのが一般的です。

オンプレミスの場合は自社の運用に最適な開発ができるのが、大きなメリットだと言えるでしょう。

通信速度が速い

インターネット回線の状況によっては、システムの処理効率が低下する場合があります。その点、オンプレミスの場合は自社の内部ネットワークを使用するため、インターネット回線のスペックによる処理速度の低下などの影響を受けずに済むのです。

万が一、トラブルが起きても自社で復旧させることができため、クラウドのようにひたすら対応を待つといった状況には陥りません。

オンプレミスのデメリット

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前述のようなメリットがある反面、オンプレミスにはデメリットもあります。クラウドシステムを採用する企業は、以下に述べるデメリットによりクラウドを選ぶケースも多いのではないでしょうか。

時間とお金がかかる

オンプレミスのシステムは導入にあたり、サーバーの調達からスタートします。サーバーの購入など準備することが多く、クラウドのようにすぐには使えません。

そのため、利用開始までのスケジュールをしっかり検討し計画的に進める必要があります。機器の購入はもちろん、人件費なども含めオンプレミスはコストが高くなってしまうため、資金的な問題で導入できない会社も多いでしょう。

専門知識を持ったITスタッフが必要

オンプレミスはシステムを自社で運用する形式のため、メンテナンスも自社で行わなければいけません。そのため、システムに精通した担当者が必要です。

万が一トラブルが発生しシステムが稼働できなくなってしまっても、復旧できるエンジニアが在籍していなければ安心して利用できないでしょう。

自然災害への対策が必要

自社内でサーバーを運用するため、地震や火事などの様々な災害からシステムを守る必要があります。

クラウドの場合は、大地震の発生などでも耐えられるように設計した強固なデータセンターによりサーバーを守っていますが、オンプレミスは自社次第です。そのため、様々なリスクを考慮してサーバーを守る必要があります。

当然、データのバックアップなどのリスクヘッジも自社のルールのもと行わなければいけません。

オンプレミスの経費精算システム紹介

ここではオンプレミスの経費精算システムを紹介します。経費精算システムによって搭載している機能は様々です。自社のニーズにマッチする機能があるのか、開発元に確認してみてはいかがでしょうか。
オンプレミスはカスタマイズ性がメリットですが、理想的な機能を標準搭載している可能性もあります。

Traveler'sWAN

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画像:Traveler'sWAN

旅費や経費精算だけではなく、出張手配まで可能な総合経費管理システムです。オンラインによるチケットの手配や交通経路の調査などができます。

電子帳簿保存法への対応など経理部門の効率化を考え、優れた機能を多数搭載しているのが特長です。累計導入企業が約740社、累計利用ユーザー数が91万人以上と多くの支持を得ています。

オンプレミス型以外にもSaaS型での提供もしています。また、プライベートクラウドによる提供も用意されており、ユーザーニーズに合わせた様々な選択肢を持っているサービスです。30日間のトライアル制度があるため、実際に操作をしてから導入を検討できます。

e Keihi

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画像:eKeihi

交通費や出張費、会議費などの経費精算を精算申請から支払い処理まで一元管理できる経費精算システムです。オンプレミスとクラウドの両方でサービスを提供しています。

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を使用して営業スタッフが外出先から経費精算を申請することも簡単にでき、申請の承認状況や支払い状況をリアルタイムに把握することが可能です。ICカードやクレジットカードの利用データの取り込みはもちろん、経理システムとの連携までスムーズにできるため、経費精算の申請者と経理担当者の両方の負担を軽減できます。

また、対応している支払い一覧や集計表が多いため、経理担当者にとって便利に使えます。海外出張にも対応し、通貨計算や税率管理にも困らないため安心です。

ECOAS経費・旅費精算

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画像:ECOAS経費・旅費精算

経費精算を申請者と承認者の両方にとって便利な経費精算システムです。次世代システム基盤「intra-mart」のワークフローを活用した申請承認を利用できます。

営業社員が外出先から経費精算を行う場合も業務の手間をかけずに対応することが可能です。複数通貨やレート対応機能もあり海外出張にもスムーズに対応可能です。自社で定めている旅費規程に合わせたチェック機能の強化が図られ、人為的なミスを防ぎます。

また、法人カードとの連携機能や電子帳簿保存法への対応など、経費精算をスムーズにする様々なポイントを押さえているのも魅力です。サービスの提供形式はオンプレミスのほか、クラウドにも対応しており会社の方針により選択できます。

まとめ

経費精算システムはクラウドシステムのサービスが多く、オンプレミスのサービスはそれほど多くありません。しかしながら、自社のニーズを生かした独自カスタマイズやセキュリティにおいての強さを考慮するとオンプレミスは魅力的なシステム提供形式とも言えます。経費精算のように金銭に関わる内部データ取り扱う分野においても厳密なデータ管理に優れたオンプレミス形式の経費管理システムは注目したいものです。

自社のポリシーを貫けるのがオンプレミスです。「最適化」とも言えるバックオフィス体制を構築できるのはオンプレミスなのです。経費精算においても、オンプレミスのシステムにより、クラウドでは実現できない自社の業務に最適化した運用を実現できるでしょう。

また、近年ではオンプレミスとクラウドのメリットを融合させたハイブリッドクラウドを採用したシステムも登場しています。ハイブリッドクラウドは、重要なデータは機密性の高いオンプレミスで管理し、大量のトラフィックで処理しなければいけないデータはクラウドを利用するといった使い分けができるのが特徴です。今後はこのような選択の幅が広がり、システム形態はユーザーにメリットを豊富に与えられるように進化すると考えられます。

経費精算をはじめとしたバックオフィスの業務最適化も各企業にとってベストな選択がしやすい環境が、サービス開発元の努力により着々と進んでいるように感じてなりません。オンプレミスやクラウドなどの導入形式の特徴を把握し、バックオフィスの強化を進めましょう。

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