この記事はマケスト提供にてお届けします。

バックオフィス業務はいかにワークフローを効率的に進められるかも重要な改善要素の一つです。バックオフィス業務の中でも経費精算は営業活動に積極的な会社ほど業務量が多く、ワークフローが業務の円滑化に大きく影響しています。

経費管理をシステム化する企業が増える中、各サービスのワークフローにも注目が集まるところです。経費精算システムというと、領収書のデジタル化など精算データを作成することなどの効率ばかり目立つようですが、機能的なワークフローがあってこそ、精算時間の短縮につながるでしょう。今回は、経費精算のワークフローにスポットをあてて紹介します。

>>経費精算とは何かをおさらいするならこちらへ

目次

  1. ワークフローとは
  2. 経費精算のワークフローを検討するために必要なこと
  3. ワークフローのシステム化で経費精算を楽にする
  4. ワークフロー機能を搭載した経費精算システム
  5. まとめ

ワークフローとは

ワークフローとは.jpg

ワークフローとは、業務の一連の流れを可視化したものです。業務の流れが見えることにより、作業効率の改善やミスの防止が可能になり、最も適切な業務の流れを構築できるものです。このように最適化したワークフローはシステムに取り入れられ、処理の流れをスムーズにします。

ワークフローをシステム化すると紙を使わずシステム上で処理を行うことになります。例えば、紙を使った稟議書の申請から承認を得るまでのプロセスは、直属の上司から順に印鑑を承認の証としてもらう必要があるなどのルールがあり煩雑です。

このプロセスの中でも「承認に時間がかかる」、「申請書の管理が面倒」、「紙のコストがかかる」、「申請がどこまで進んでいるのかわからない」などの色々な問題が生じています。ワークフローは電子化することで、これらの課題のすべてを解決できるのが大きなメリットです。

経費精算のワークフローを検討するために必要なこと

経費精算のワークフローを検討するために必要なこと.jpg
経費精算にワークフローを設定してみましょう。経費精算の申請者、上長、経理部門といった関係者それぞれの処理を考え、あらゆるケースを考えなければいけません。承認フローを検討するポイントを以下で紹介します。

1.承認者を明確にする

経費精算の申請に対し、誰が承認をするのか明確にしなければいけません。

申請者の直属の上司が一次承認を行うなどをあらかじめ決めましょう。承認者が複数必要、誰か一人でも承認すればよいといったルールがあれば盛り込む必要があります。

2.承認ルートを明確にする

申請者が行った申請を上長などの承認者を経て経理部門までたどり着くルートを明確にしましょう。

ケースによりパターンが異なる場合は、すべてのパターンを検討しなければいけません。

ポイント3)金額確認のルールを指定する

金額により承認者が増えるなどのルールがある場合は、その場合の承認パターンを整理しておきましょう。

金額のほかにも申請者の役職にもよるなど、条件がある場合は検討をする必要があります。

ポイント4)社内規定の確認プロセスを検討する

出張の場合に発生する日当や交通費の規定など、申請内容が社内規定と合致しているか確認するプロセスが必要です。誤った内容で処理を進めないようにしなければいけません。

ポイント5)差し戻し・再申請のパターンを検討する

申請内容に問題がある場合、差し戻しをするパターンを想定しましょう。差し戻しの通知方法や、申請者が再申請を行う場合のプロセスなど、必要な処理を検討します。

>>その他、経費精算を効率化する方法

ワークフローのシステム化で経費精算を楽にする

ワークフローのシステム化で経費精算を楽にする.jpg
前述のワークフローを検討し、経費精算を行う場合、実際の運用はとても煩雑になってしまいがちです。

条件により承認ルートが異なる場合、ルート変更を人間が判断するためミスが発生する恐れがあります。正しいフローで処理を進められたとしても時間をロスしてしまうなど、複雑な要素があるワークフローは運用が難しいものです。

このようなワークフローの運用はシステムを利用するのが最適です。経費精算にワークフローシステムを活用すると、どのようなことが可能になるのか紹介します。

承認ルートを柔軟に変更できる

精算金額などの条件に応じて承認ルートを自動的に変更できれば、企業によって異なるルールにも対応しやすくなります。場合により代理承認が可能など、フレキシブルな対応ができると使いやすさが向上します。

仮払い申請時と関連づけて精算申請ができる

仮払いと精算は出張において関連しているケースが多いでしょう。これらを関連づけて経費精算を申請できれば、効率的な処理が可能になります。

経費精算データを会計システムに引き継げる

上司の承認、経理部門が承認を終えた経費精算のデータを、勘定科目の設定などの手間をかけず自動的に会計システムにエントリーできれば経理部門に手間がかからず処理を完了できます。社内規定を確認せずとも、自動的に日当などの正しい金額を適用できればスムーズです。

モバイルから承認ができる

スマートフォンなどのモバイル端末により、場所や時間にとらわれず上司が承認できる体制は、ワークフローをスピーディーに進められます。上司の出張などにより経費精算が進まなくなるといった事態を避けられます。

承認状況が一目でわかる

経費精算を行った営業社員は申請が承認されたかを手軽に確認できます。また、どこまで承認されているのか状況を確認することも可能です。

交通費の検索サービスと連動できる

経費精算の申請承認で最も手間がかかる交通費の確認は、ワークフローの進みを妨げる要因になります。交通費の検索サービスと連動することで正しい交通費を記載していればチェックの手間を省くことが可能です。上司や経理部門の効率アップに役立ちます。

ワークフロー機能を搭載した経費精算システム

経費精算システムの中で優れたワークフローを持つシステムをピックアップしました。ワークフロー以外の部分にも優れており経費精算の作業を大きく効率化できます。それぞれに個性があるため、各サービスのWebページもぜひチェックしてみてください。

MFクラウド経費

MFクラウド経費
引用:MFクラウド経費

柔軟に活用できるワークフロー機能を搭載した経費精算システムです。経費の負担部門やプロジェクトなどによって承認ルートを自動的に選別できる機能や、役職のランクに応じて承認者を設定できる機能などユーザーニーズに応えた使いやすさがあります。

一定額以上の精算は役員による承認が自動的に追加される設定も可能です。また、承認者が不在の場合に、代理の承認者が代わって承認を行える機能も搭載しています。

多くの企業の経費精算を効率アップさせた実績があり、これまで費やしていた作業時間を10分の1に抑えることが可能です。スマートフォンを使ったレシートのデータ化から、申請や承認作業まですべてスマートフォンアプリで実行できるため、場所や時間による制約を受けず仕事をスムーズに進められます。仕訳データの自動作成など経理作業にも貢献します。

Dr.経費精算

Dr.経費精算
引用:Dr.経費精算

経費精算の承認フローは部署や役職もしくは申請内容によって柔軟に設定することができるため、自社にとって運用しやすいように業務を進められます。スマートフォンでの承認ができ、経費精算を社内に限らずどこでも効率的に行えます。

承認が済んだデータは自動的に仕訳されますが、一度実施した分類を記憶でき、次回から自動的に紐づけられます。勘定科目の設定にかかる時間負担を削減できる優秀な仕訳自動学習機能が強みです。

また、「駅すぱあと」の内蔵による駅名入力から交通費を算出する機能や船やバス路線への対応など最新のデータの受けている信頼性の高さも魅力です。ICカードを使ったデータ読み込みなどの機能面だけではなく、信頼性も重視したデータ精度やセキュリティにも優れた経費精算システムだと言えます。

楽楽精算

楽楽精算
引用:楽楽精算

交通費や経費以外にも対応した利便性の高いワークフローを搭載しています。テンプレートを搭載しており、管理者が稟議申請、遅刻・早退届など用途に応じて追加可能です。また、ワークフローの目的によって、項目名や選択メニューの形式などをカスタマイズして自社とって使いやすくアレンジできます。

承認ポイントを10ポイントまで設定でき、所属部署や階級などによる個人ごとの設定のほか、同一社員でも、申請時の金額などの条件によって承認フローを分岐させられます。承認者が対応できない場合の代理承認のほか、申請も代理で行うことが可能です。

承認後のデータは現在利用している会計ソフトにあわせてデータをエクスポートできるため経理担当者に手間がかかりません。勘定科目や税区分などの選択も自動的に設定されるためスムーズです。20万人に利用されている人気のある経費精算システムです。

まとめ

経費精算をはじめワークフローを導入すると効率的に運用できる業務は多数あります。ワークフローのみに特化したシステムも多数存在しており、組織において業務の見える化の実現がいかに大切かということがわかります。経費精算というテーマに絞って、最適な運用を考える場合、経費システムを導入して精算業務に特化したワークフローの利用は実に効率的です。経費の精算申請作業から経理処理までワンストップで行うことができ、一連の流れを見える化できるのです。

事業発展という同じ目標を共有し社員が協力し合う体制のもと、ワークフローをはじめとする優れたシステムを経費精算などの業務に積極的に活かしましょう。