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経費精算をはじめ社内ルールの徹底は、正確かつ効率的なバックオフィス運用のために必要です。

今回は、経費精算のルールにスポットをあてて、どのように経費精算のルールを設定すると効果的な運用ができるのか作成のポイントを紹介します。

>>その前に、経費精算とは何かを確認してみる

目次

  1. 経費精算の現状
  2. 経費精算にはルールが必要
  3. 経費精算のルールを決めるために必要な項目
  4. 経費精算のルールを運用する際に気をつけること
  5. 経費精算システムを使ってルールを遵守する
  6. まとめ

経費精算の現状

コンカーと 日本CFO協会との共同調査を行った「経費精算の現状と課題意識」によると、経費規定に関する従業員の理解状況について、「全員が理解している」と回答した企業は8%と少数でした。

この結果を受けて、多くの企業は社員が経費精算の規定を理解せずに精算申請を行っているケースが多いものと推察します。また、規定違反の検知についても、41%が「検知できない」と回答しており、不正確な経費精算が発生してしまっている可能性があると考えられるでしょう。

参考:株式会社コンカー・日本CFO協会「経費精算の現状と課題意識」

経費精算にはルールが必要

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経費精算は社内業務の中でもお金を扱う大切なことです。利益をつくるために社員が力を合わせて取り組むのが事業活動のため、経費は利益をより多く生むために必要な投資と言えます。

経費精算は活発な事業活動に伴って発生する大変な作業の一つですが、できる限り運用しやすい体制を構築し対応しなければいけません。

円滑な事業推進のためにも経費精算にはルールが必要です。さて、経費精算にルールを設定するとどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なものをいくつかピックアップしました。

経理部門の工数を削減できる

経費精算にルールを設けることで、経理部門が社員それぞれに対応する手間を削減することが可能です。

社内全体の共有事項としてルールを設定すると、明らかに認められない経費精算の発生を防げるなど、都度、経理部門が悩む必要がなくなります。

組織が大きくなると、社員のタイプも様々です。はるか昔の領収書を精算しようとする人もいるでしょう。ルールを設定しなければ業務がスムーズに進まず精算者への個別対応ばかりが増えてしまう恐れがあります。

不正会計の防止になる

経費精算のルールがしっかりと制定されていない場合、似た内容でも経費として認められるケースと認められないケースが生じるなど、会計に不透明な部分が生じる恐れがあります。

人によって経費計上の可否が異なるといった自体が起きては、社員間のトラブルのもとになります。上司によって承認結果が異なるというのも避けなければいけません。

何より、脱税につながるなど、会社の信用に関わる問題に発展してしまわないようにする必要があります。

無駄な支出を減らせる

会社のスタイルとして経費を抑える場合、ルールを作成することで支出のコントロールが可能です。

打ち合わせのための食事代や出張時のホテルの宿泊費など、ルールによっては経費の支出は大きく異なります。自社の経費スタンスに応じて、適切な金額をルールとして設定しておくと経費の想定もしやすくなるでしょう。

信頼性が向上する

ルールを定めず不透明な経費管理を行っていると、社員からも信用されにくくなる恐れがあります。

透明性の高いコスト管理は、社員の仕事のスタンスにも良い影響を与えるはずです。また、税務調査が発生した場合でも、しっかりと定めたルールに伴った運用は健全であることを明示しやすいでしょう。

>>ルール設定以外に経費精算を効率化する方法

経費精算のルールを決めるために必要な項目

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経費精算のルールを決めることは、企業経営において多くの利点があります。ルールを作成するにあたり、どのようなことを盛り込む必要があるのでしょうか。

目的

社員がルールを遵守ために、就業規則に基づいて規定を定めることを記載する必要があります。

適用範囲

基本的にすべての社員を対象として定める必要がありますが、パートやアルバイトも該当する場合は、承認済みの人員は適用対象となるように定めなければいけません。

経費の定義

何を経費とするのかを定かにしておきましょう。経費として認められるものを明確にしなければいけません。

例えば、飛行機の移動は基本的にエコノミークラスを使うこととしつつ、条件によってはビジネスクラスを利用できる場合もあるなどです。タクシーの利用が認められるケースの距離条件など不明確にすることで経費が際限なくかかってしまいそうなものは明確にしておくべきでしょう。

宿泊費や飲食費など、出張に伴って発生する経費に関してもルールを明確にし、金額を定めておくべきです。

経費精算の期限と方法

経費精算の締め日を明確にしておかなければ、古い領収書を持ってくる社員が現れ続けてしまう恐れがあります。経費の発生日から何日以内に精算を行うなど月末締めなど、規律正しい運用ができるように定義するべきでしょう。

領収書のない場合は経費として認めないといった定めをしておくと、社員も領収書をもらうように注意するようになります。

経費精算のルールを運用する際に気をつけること

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経費精算のルールを決定しただけでは、想定通りの運用ができるとは限りません。ルールを遵守した運用を実現するために気をつけなければいけないことをいくつか紹介します。

ルールを周知する

紙に書いているだけではルールは遵守されません。社員に経費精算のルールがどのような内容なのかを正確に把握してもらうことが必要です。

理解していない社員が多いほど、経理部門にとって業務負荷が大きくかかり、会社としてのリスクも高くなります。ルールの理解を徹底させなければ、冒頭で述べた調査結果のようにルールを知らないまま経費精算を行っている社員が大半を占めてしまうかもしれません。

役職者にルール遵守の必要性を理解してもらう

上司がルールに従った経費精算の重要性を理解し、部下の管理をしっかり行わなければ日常的に正確な運用は難しくなります。

不透明な精算を行うことが会社にとってどのようなリスクがあるのかを理解してもらい、部下の経費精算を誠実に承認するように促す必要があるでしょう。

例外はつくらない

「今回は特別に」をやってしまうとルールは崩壊します。どのような場合でも例外は認めないという取り決めのもと、経費精算のルールを運用しなければ、モラルの低い企業になってしまうため、大変危険です。

やりにくい場合も生じるかもしれませんが、社内の法律という認識で遵守に取り組みましょう。

経費精算システムを使ってルールを遵守する

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経費精算システムを使うことで、社内のルールに沿った経費精算がしやすくなります。精算内容によって自動的に申請の承認フローを選択するといった優れた機能を搭載しているシステムもあり、社員にとっても経理スタッフにとっても便利です。

経費精算システムを利用することで、規定違反の申請を自動にチェックできるようになります。定期区間の地下鉄料金を控除したいといった作業にも対応でき、交通費も正確に算出できるため、人為的な計算ミスの発生も帽子できます。紙やエクセルを使った運用に比べると圧倒的に業務工数を減少できるのが特徴です。

例えば、一人当たりの飲食費が規定内であるかのチェックや、宿泊費が上限金額を超えている場合に通知するなどが可能です。承認予算より高い精算申請があった場合は通知を行うこともできます。また、タクシー代の精算には、理由の記載が必要など、細かくシステムが確認するため安心です。

チェックだけではなく、違反などの発生に伴い通知を行うのもシステムならではのメリットです。通知されることで、タイムリーに事態に気づき、時間の無駄なく対処できるようになります。

このようにシステムが経費精算を管理し、申請内容に不備が防止されれば、差し戻しが発生しなくなります。それに伴い、経理部門において大変な確認作業にかかる負担も減少します。申請の差し戻しは業務時間のロスでしかありません。申請者にとっても承認者にとってもメリットのない作業は避けられるように、経費精算システムを活用し、不備のない状態で経費精算を進めるのがベストでしょう。

ただし、領収書が発生してから一ヵ月以内に精算をするといったルールの遵守は社員次第です。経費精算システムはルールで定めている日付を過ぎているかチェックはできても、社員が経費の発生日からずっと財布の中に領収書を入れっぱなしであれば、それを注意することはできません。前述したように経費精算のルールを社員が理解し、遵守する姿勢をとる必要があります。

経費精算システムにはできないモラルの部分などは、社内でフォローできる体制はつくっておくべきでしょう。上手に使いこなすことで、経費精算を行う社員も経理部門もとても作業が楽になります。

>>おすすめの経費精算システムはこちらでチェック

まとめ

経費精算は全社員がルールを理解し遵守する姿勢を持てば、高い精度で運用できるはずです。ルールのもと業務を行う社員次第ではありますが、ルールを遵守する姿勢は社風になります。誠実な社風づくりは、企業の対外的な印象にも自然とつながっていくことでしょう。ピンと背筋を伸ばした姿勢の企業が業務をシステム化すると高いパフォーマンスが期待できます。

経費精算をはじめ、優れた機能を搭載した業務支援システムを最大限に活かせる企業をつくり、競合企業に差をつけられる体制をつくりましょう。