グループウェアの無料サービス10選！情報共有やコミュニケーションのビジネス円滑化ツール

更新日: 2020年09月07日

ビジネス

無料のグループウェア導入が適している企業

無料のグループウェアでは、グループウェア内でメールアドレスの取得ができません。そのため、「すでに会社でメールアドレスを所持している」もしくは「メール機能を利用しない」という企業であれば、無料のグループウェアが適していると言えるでしょう。

また、無料のグループウェアを利用する際にサポートをつける場合、追加料金がかかることがほとんどです。サポートがなくても運用できる技術や知識を備えていれば、グループウェア利用にかかるコストをさらに抑えることができます。

さらに無料のグループウェアは、IPアクセス制限ができないなど、有料版よりセキュリティ対策が整っていないこともあります。利用時には、「独自でセキュリティ環境を整備している」「他セキュリティサービスを併用する」などの対応をし、セキュアな環境の維持が必要です。

無料のグループウェアの選び方

コストを大幅に抑えられるところが無料グループウェアの魅力です。とはいえ、費用がかからないからといって、どのグループウェアでも構わないということではありません。選ぶ際には「必要な機能が揃っているか」をしっかり確認しましょう。

いざ利用を始めてみて「機能が足りなかった」「思ったよりも機能制限が多かった」となると、追加費用をかけて機能を増やすことで予想外のコストがかかってしまう可能性があるからです。

無料のグループウェアは多彩なラインナップが揃っており、あらゆる機能を網羅しているものもあれば、特定の目的に特化したサービスを提供しているものもあります。
グループウェアの効果を上げるためには、「自社にはどんな機能が必要なのか」を把握しておくことが重要です。

また、「グループウェアを無料で利用したいが、機能が制限されるのはちょっと…」という場合には、オープンソース型のグループウェアを検討することも有効です。オープンソース型とは、ソフトウェアのソース（プログラムの元）が公開されており、誰でも自由にソースを改良・再配布できる利用形態です。無料で利用できるだけでなく、自由にカスタマイズできる点がメリットです。

一方で、「サポートや品質保証が不十分」「不具合が生じた際、開発元には責任がない」などのデメリットがある点も、きちんと考慮しておきましょう。

【10選】オープンソースのグループウェアツールをうまく活用する方法

グループウェアの導入には、クラウド型やオンプレミス型だけでなく、オープンソース型という選択肢があります。今回は、オープンソースのグループウェアの特長から活用法、10種類のオープンソースのグループウェアツールを紹介します。

無料で使えるグループウェア10選

こちらでは、無料で使えるグループウェアを厳選して紹介します。

同じ無料でも、サービスごとにできることが異なる場合が多いため、より自社に適したサービスを見つけるために役立ててください。

iQube（アイキューブ）

iQube（アイキューブ）は、9,000社以上の企業が導入するグループウェアです。情報の共有や社内ノウハウの蓄積に特化した、15の機能を搭載しており、10ユーザーまで無料で利用できます。

散在してしまいがちな情報やノウハウを効率良く管理するだけでなく、業務の属人化防止にも役立てられるでしょう。スマートフォンにも対応しているため、場所を問わず情報の確認や共有が可能です。

また、情報を共有する際、グループやユーザーごとに開示先を制限するなど、無料サービスながらセキュリティ対策が充実している点も魅力です。

GRIDY（グリッディ）

GRIDY（グリッディ）は、初期費用や月額費用が一切かからず、ユーザー登録数も無制限で利用できるグループウェアです。わずか5分で登録を完了できるため、スピーディに導入できます。社内業務や情報共有・スケジュール管理を効率化するための機能が23種類搭載されており、スマートフォンアプリもあるため、外出先でも利用可能です。

アクセス制限機能、データ通信暗号化など、セキュアな利用環境が整っています。「無料でも充実した機能がほしい」「無料だとセキュリティ対策が不安」という方におすすめのグループウェアです。

e-Broad office（イーブロードオフィス）

e-Broad office（イーブロードオフィス）は、伝言メモ、スケジュール、ToDoリストなど10の機能を無料で利用できるグループウェアです。モバイルに対応しており、携帯電話使用者でもグループウェアサービスを利用できます。

※モバイル利用の場合は、「スケジュール」「伝言メモ」「ToDoリスト」「アドレス帳」の4機能が対応。

会社IDとユーザーID、パスワードの3つがあればすぐに登録できるため、導入も簡単です。また、WordやExcelのファイルなどを、最大50MBまで無料で送信できます。シンプルかつ容量に不安のないグループウェアを利用したい方におすすめです。

Zoho Connect（ゾーホーコネクト）

Zoho Connect（ゾーホーコネクト）は、チーム作業を捗らせるための様々な機能を搭載しているグループウェアです。期間制限なしで、15グループまで無料で利用できます。

掲示板機能にあたる「フォーラム」、「チャンネル」の作成、「マニュアル」の管理、「ファイル」の共有、「予定」「タスク」の管理など、業務やコミュニケーションを円滑化するための各種機能が揃っています。

iOS、Androidアプリでも利用可能なため、時間や場所にとらわれることなく利用可能です。
コミュニケーションの促進、生産性向上に大きく貢献できるグループウェアだと言えます。

GROUP SESSION（グループセッション）

GROUP SESSION（グループセッション）は、ユーザー数無制限で利用できるWeb型のグループウェアです。民間企業、自治体、教育機関、医療機関など様々な業界で導入されています。

直感的な操作や日本企業の文化を考慮した細かな設定機能など、純国産ならではの使い勝手の良さが魅力です。20以上の機能を無料で利用可能で、「機能のON／OFF」「ユーザーやグループごとのアクセス権限」などの設定もできます。

ユーザー数は無制限ですが、特に300人未満の企業や部門での利用が適しています。
「グループウェアの利用は初めてだから、リスクを押さえて導入したい」「無料であっても機能に妥協のないサービスを利用したい」といった方におすすめです。

enclo（エンクロ）

enclo（エンクロ）は、グループウェアをシンプルに利用したい方におすすめのサービスです。わかりやすいUIで、誰でも直感的に操作できます。「ファイル」「チャット」「メモ」の3つの機能にわかれており、スムーズな情報の共有やコミュニケーションが可能です。

画像、テキスト、動画などのファイルを、ドラッグ・ドロップで添付し簡単に保存できます。「メモ」機能では、手書きやキーボード入力で残しておきたいメモを簡単に作成できるため、アイデアや情報をすぐに残したいときに、素早く記録・保存が可能です。

また、無料プランでありながら、メールによるサポート体制が用意されており、さらにアプリでも利用可能なため、外出先でも情報共有が行えます。

Stock（ストック）

Stock（ストック）は、情報の共有・蓄積やタスク管理が簡単にできるグループウェアです。目的や内容別に「フォルダ」を作成し、フォルダ内に「ノート」を格納することで、情報の分類や整理を行います。

チャットのように情報が入り乱れたり流れたりすることなく、必要な情報をストックでき、写真やファイルはドラッグ・ドロップで簡単に添付可能です。「チャットは情報の流れが速い」「ファイル化して情報を管理するのは面倒でアクセスも不便」などの悩みを解消できるグループウェアだと言えます。

また、ノートごとにタスク設定を行うことで情報とタスクを関連付けることも可能です。
無料プランでは70までノートの作成ができます。

Chatwork（チャットワーク）

Chatwork（チャットワーク）はコミュニケーションの活性化を実現するグループウェアです。コンタクトを無制限で追加し、累計14のグループチャットを無料で利用できます。主な機能は、1対1の音声・ビデオ通話に加え、タスクの管理やワード・エクセル・画像のファイル共有です。パソコンやスマートフォンで気軽にやり取りができるため、社内コミュニケーションをより円滑にし、作業効率を上げられます。

また、タスク管理で仕事の抜けや漏れを防げるのもChatwork（チャットワーク）のメリットです。サーバーとの通信がすべて暗号化され、送信されたデータが厳重に保管されているため、安心して使い続けられます。

使いやすさとセキュリティの高さの両方を重視したコミュニケーションツールをお探しの方におすすめです。