近年注目されている「RPA」を知っていますか?「名前を聞いたことがあるけれど、詳しくは知らない」という方もいれば、「初めて聞いた」という方もいるかもしれません。

RPAは、うまく活用すると業務効率化が実現でき、「働き方」自体も大きく変えてくれる可能性を秘めたシステムです。そして今、RPAは多くの企業で導入が始まっています。

この記事では、RPAの概念や、メリット・デメリットを紹介します。

目次

  1. RPAとは?
    1. RPAとAIの違いは?
    2. RPAが注目される背景
  2. RPAでできること
    1. 事例1:つくば市の事例(自治体では全国初)
    2. 事例2:アサヒプロマネジメント株式会社
  3. RPA導入のメリット
    1. ホワイトカラー業務の自動化
    2. 生産性の向上
    3. 「考える」時間の増加
    4. ヒューマンエラーの防止
    5. コスト削減
    6. 業務内容を見直す機会に
    7. 非IT部門でも使いこなせる
  4. RPA導入のデメリット
    1. 不向きな作業もある
    2. 誤った処理でも続けてしまう
    3. システムの仕様変更による誤作動のリスク
    4. 業務停止のリスク
    5. 業務がブラックボックス化する
    6. セキュリティのリスク
  5. まとめ

RPAとは?

RPAとは、ロボットによる業務自動化(Robotics Process Automation)の略語のことで、ホワイトカラー(主に人事や総務、経理、情報システム部門など)が行う間接業務を自動化するテクノロジーを指します。彼らが普段行っているパソコン操作を、ソフトウェアのロボットに記録することで、デスクワークを効率化・自動化できるのが特徴です。

RPAとAIの違いは?

最近話題の「AI(人工知能)」と混同されやすいのですが、RPAは「人間が判断し設定した操作をルールに従って再現する」システムである一方で、AIは「自己学習機能を持っており、AI自らがルールを見つけ判断する」システムという面で異なります。

RPAが注目される背景

単純作業の多い工場のライン業務などでは、すでに仕組み化が進んでいます。どの工場も、あらゆる機械やシステムを導入して、安定的に大量生産を行える仕組みを整えているでしょう。工場において人は、機械のメンテナンスや機械でカバーできない細かな作業を行うことが役割になっています。

一方、オフィスの事務作業では、まだまだ人間が行っている作業がほとんどです。システムを導入して作業を効率化することはあっても、システムを利用するのは人間であり、システムにすべてを任せることはほとんどありません。

しかし、「工場の作業を自動化できたのだから、オフィスの作業も自動化できるはず」という発想から開発が進み、1999年頃にRPAの原型が生まれました。その頃、ホワイトカラーが行う仕事もBPO(アウトソーシング)が進むなど、業務のパッケージ化ができるようになってきたため、RPAでの業務自動化もさらに加速し、普及していったのです。

RPAが注目されている背景には、少子高齢化による生産労働人口の減少など、いくつかの労働問題もあります。「もしRPAがうまく機能すれば、働き方改革を実施しつつ、労働力を有効活用しながら生産性を向上させられるのでは?」との狙いから、多くの企業がRPAを積極的に導入し始めているのです。

RPAでできること

RPAは、手順が決まっている定型作業を得意としています。しかしカスタマイズ性も高いため、幅広い業務に導入できる可能性があります。そのため、これまでシステム導入を検討したものの、費用対効果が低く諦めた業務や、自動化できると思っていなかった業務についても、RPAを導入することで効率化できる可能性があるのです。

RPAでできる業務は、下記のようなものです。

  • 異なるシステム間のデータ連携
  • 帳票入力
  • 伝票作成
  • 経費確認(申告されている通勤ルートや交通費の金額が正しいかの確認)
  • データ入力・ダウンロード業務
  • 定期的な情報収集
  • データのコピー&ペースト
    -蓄積されたデータの整理・分析など

それでは、実際のRPA活用事例をいくつか紹介していきましょう。

事例1:つくば市の事例(自治体では全国初)

課題・目的

市役所の業務の中には、単純作業とはいえ量が多く、かなりの労働時間を費やしてしまうものがあります。特に確定申告時期の税務処理には時間がかかっており、担当職員は多くの時間外労働をしないと業務を完了できない状況でした。そこで、作業時間の短縮と正確な処理を両立して課題を解決するために、RPAを導入しました。

実施内容

市民税課で行う新規事業者登録や電子申告の印刷作業等の5業務と、市民窓口課で行う異動届受理通知業務において、RPAを導入しました。

成果

市民税課では3ヵ月で約116時間の削減に成功、年間換算で約330時間の削減見込みとなりました。市民窓口課でも、3ヵ月で約21時間の削減に成功、年間換算で約71時間の削減見込みとなっています。

職員からも「処理件数が年々増えていく一方で、対応できる職員数は限られている。RPAによって簡易な作業が軽減できて助かった」「単純な事務作業にかかっていた時間を他の業務に回せるようになる」など喜びの声が届いたといいます。つくば市では、効果が見込まれる部署を対象に今後も順次RPAを導入する予定です。

参考:
【つくば市】自治体で全国初:RPAで働き方改革。対象業務で約8割の時間削減

事例2:アサヒプロマネジメント株式会社

課題・目的

アサヒプロマネジメント株式会社は、財務・人事・総務など、アサヒグループ全体の管理業務の受託を行っています。なかでも人事労務管理部門では、アサヒグループ31社の人事データを一括管理し、勤怠管理や給与計算を行っています。これまで、アサヒグループ各社での社員・アルバイトの採用時や、各社間での人事異動時、退職・休職時には、各社から申請された年間約36,000件もの人事データを、全てシステムに手入力していました。この作業をより確実かつ効率的に行うべく、RPAを導入したのです。

実施内容

データ入力はすべてRPAで実行。作成する人事データは、もともとグループ会社ごとに管理項目や書式が異なっていたため、RPAがExcelのデータを読み取り書式を統一するフローも追加しました。これにより、各社の作業内容を変更することなく、自動登録ができる仕組みを作ることができました。

成果

データ入力・内容確認などで年間約1,300時間に及んでいた作業時間を、削減することができました。夕方に各社から大量の申請が届いた場合も、RPAは夜間に稼働できるため、朝には人事データが登録されている状態になるなど、効率化に成功しています。また、手入力による入力ミスも防ぐことが可能となりました。RPAの導入により煩雑な作業を減らすことで、人事労務業務担当者は本来取り組むべき業務内容に注力することができるようになっています。

これらは一例ですが、RPAの登場によって、これまで「やむを得ず人間が行ってきた」単純作業を、代行させることが可能になったのです。既に、RPAは定型的な業務が多い金融業界で先行して導入され、効果を発揮しています。その結果を受け、業種を問わず多くの企業や公共団体・自治体においても導入が進んでいるのです。

参考:
アサヒグループホールディングス

RPA導入のメリット

それでは、実際にRPA導入が企業にもたらすメリットを整理しておきましょう。

ホワイトカラー業務の自動化

これまで人間のみが対応可能と思われていた、データ入力などのオフィス業務を自動化できます。

生産性の向上

RPAは24時間365日稼働できます。そのため、全体的な業務の処理スピードが上がり、生産性の向上が期待できます。

「考える」時間の増加

単純作業や事務作業をRPAに代行させることにより、戦略を練るなどの「考える」仕事や創造性を求められる仕事に時間を割けるようになります。目の前の業務改善だけでなく、長期的な事業成長にも寄与することでしょう。

ヒューマンエラーの防止

人間が作業を行うと、どうしてもミスが起こってしまうことがあります。人間が集中力を持続できる時間は限られており、特に繁忙期は焦る気持ちからミスが起きやすくなることもあるからです。

一方でRPAは、一度記録した作業を正確に再現してくれるため、ミスを防ぐことができます。ミスが防止できれば、時間のロスや様々なリスクを回避することができます。

コスト削減

RPAが人間に代わって業務の処理を行うことで、日々の作業工数や残業時間の削減に繋がります。「人手が足りない」と社員を雇ったり、業務をアウトソーシングしたりする必要もなくなるため、結果的に人件費も削減できるのです。

また、開発費用をかけてシステム化することを検討していた業務をRPAが代行すると、開発が不要となり、その分のコストが浮く場合もあります。

業務内容を見直す機会に

RPAを導入する前には、「どの業務をRPAで自動化するか」を選定します。この際、今行っている業務を棚卸しするため、「この業務は本当に必要なものか」「RPAで実行する価値がある業務か」と個々の業務の重要性を考え直すきっかけとなります。

そのプロセスを通し、なんとなく行っていた仕事を思い切って廃止したり、フローが煩雑なものを簡易にしたりと、業務内容全体の改善にもつながります。

非IT部門でも使いこなせる

ここまでのメリットを見て、「確かに便利そうだけど、導入するまでが大変なのでは?」と思った方もいるのではないでしょうか。実は、プログラミングの知識がなくてもシナリオ(業務操作)作成が可能になっているなど、RPAはIT部門の職員でなくとも使いこなすことができるように設計されています。

従来、利用している自社システムを改善したい場合は、社内のシステム部門に依頼し、改善が必要かつ技術的に可能だと認められたもののみが改善される仕組みがほとんどでした。一方で、RPAは画面上で簡単に自動化のシナリオを作成・修正できるため、業務内容を把握している担当者が自ら作成・修正できるのです。

RPA導入のデメリット

RPAを導入する際には、もちろん気を付けなければならいこともあります。RPA導入のデメリットと、それぞれの対策をまとめました。

不向きな作業もある

RPAはAIではないので、「自分で考えて処理する」ことはできません。そのため、不向きな作業や、人間が行った方が効率の良い作業もあります。

例えば、膨大なテキストの中から「果物の名前を仕分けする」場合に、「果物=りんご、みかん、キウイ」と指示しておくと、指示していない「バナナ」や「いちご」が含まれていたときに、それらを果物と認識できないといったことが起こります。そういったことが起きないよう、人間があらゆる可能性を想定してシナリオを作り、時には「ここからは人間が引き継ぐ」と線引きを行うことが必要です。

誤った処理でも続けてしまう

RPAには、与えられた指示に従い、休まずに作業を行えるというメリットがあります。一方で、指示や手順に間違いがあり誤作動を起こしていても、RPAは間違っていることに気付かず、処理を続けてしまうのです。

こうしたリスクを回避するためにも、RPAのシナリオ作成は慎重に行いましょう。

システムの仕様変更による誤作動のリスク

RPAを導入した業務部門と情報システム部門がきちんと連携を行っていないと、気付いたらシステムの仕様が変更されていてRPAが誤作動を起こしていた、という状況も起こりえます。

RPAを導入する際には、RPA利用部門と情報システム部門の両者でしっかりと連携し、社内システムの関連性や仕様をよく理解しておきましょう。

業務停止のリスク

RPAはシステムである以上、システム障害が絶対に起こらないとは言い切れません。もしシステム障害が起こってしまうと、RPAに任せていた業務が停止してしまいます。

障害がいつ起こるかは予測が難しいので、事前にシステム提供元の企業(ベンダー)にトラブル時の対策やセキュリティ体制をきちんと確認しておくなど、しっかりとしたリスク対策をしておきましょう。

業務がブラックボックス化する

RPAを実行するだけで作業を自動化できるのはとても便利ですが、担当者の交代が進むと、何のための作業なのかを担当者がよく理解しないままRPAを使っている、という状況になりがちです。業務内容を把握していないと、システム障害が起きた際やプロセス変更の際に、仕組みがわからず困ってしまいます。

文書等で作業の目的や自動化の内容をきちんと引き継ぐことで、将来的にそのような場面に出会っても戸惑わずに済みます。

セキュリティのリスク

管理者権限をしっかりと設定できていなければ、権限を持たないユーザーからの不正アクセスを受けるというリスクもあります。導入の際は、不特定多数に必要以上の権限を付与しないように気をつけましょう。

このように、RPA導入にはいくつかのデメリットもあります。しかし、事前に想定して対策を行うことで、回避できる・リスクを最小限に抑えられるものがほとんどです。

まとめ

RPAは、しっかりとその特性を理解して適切に導入すれば、生産性向上・コスト削減などのメリットを企業にもたらしてくれます。工数がかかっていた単純作業をRPAが代行してくれることで、人間がより創造的な仕事や、コミュニケーションが重要となる仕事に時間を使うことができるようになります。

これからは、人間とRPAで業務分担を行いながら、互いをサポートしつつ仕事を進めていくことが、理想の状態といえるのではないでしょうか。今後RPAの導入を検討される際は、はじめに今の業務プロセスや課題を整理した上で、RPAに任せることで会社にメリットが生まれる業務はどれか選別し、情報収集を始めることをおすすめします。