TO、CC、BCCについて

ビジネスメールには受信者をTO、CC、BCCの3つにわけられます。

TO：そのメールのメインの宛先で、返信する本人
CC：情報共有用として関係者にも一緒に送信する。受信者は全員が誰が受信したかがみられるが、返信はTOが行うため原則返信はしない
BCC：他の受信者のアドレスが見えないようにする送信方法

TOは必須ですが、CCは複数人にも情報共有や参考のために見てほしい際に利用します。BCCは一斉送信などの際に使われることが多く、他人のアドレスが見えると個人情報の漏洩になるため、アドレスを見せたくない場合に有効です。

あいさつ文の書き方

ビジネスメールのあいさつ文では、「あいさつ」と「名乗り」を書くのが基本です。

「いつもお世話になっております。株式会社○○の山田です。」

たとえメールの最後に署名があっても、最初に名乗ることが大切です。

しかし、短時間でメールのやり取りが繰り返される場合には、円滑なコミュニケーションを取るため名乗りを省略することもできます。その際は、すぐに要件に入った方が自然なメールとなります。

「ご返信ありがとうございます。
○○の件ですが〜」

要件を書くときのポイント

要件を書くときは、内容を簡潔にまとめて、わかりやすく書くようにしましょう。前置きは短く、できるだけ不要な文章や表現は削っていくことが大切です。ただし、相手に失礼のないように敬語、尊敬語、謙譲語はしっかりと使いましょう。

「このたび、御社のホームページを拝見し、 
掲載されている○○○につきまして、当社で導入を検討しております。 
お忙しいなか大変恐縮ですが、 資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。」

「○月○日付けでご送付いたしました××のファイルに関しまして 
一部表記に誤りがございました。 
大変申し訳ございません。 
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。 
ご査収くださいますようお願い申し上げます。」

要件もなるべく敬語や敬称のミスがないように注意しましょう。

催促メールの注意点

催促メールでは、焦りからかつい相手に失礼な物言いになってしまうことがあります。「まだですか？」「いつになりますか？」という言い方ではなく、次のように丁寧に書きましょう。

「○月○日にお願いしておりました○○につきまして、 その後の進捗はいかがでしょうか。 
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、 本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。 」

期日を決めておくことで、相手からの返信率も上がります。

結びの文の書き方

結びの文は「これでメールの内容は以上です」ということを伝える役割があります。
あまり長文を書く必要はなく、基本の型を複数覚えておくと、状況に応じてスムーズにメールを締めることができます。

「今後とも、よろしくお願いいたします。」
「また、ご不明点がありましたらご連絡ください。
よろしくお願いいたします。」
「お忙しいなか大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」
「どうか今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願いいたします。」

署名の書き方

メール最後には、会社名は自分の名前などの署名をしっかりと記載しておきましょう。署名は基本のビジネスメールマナーであり、相手がどこに連絡すれば良いのかひと目で見つけるための名刺のようなものです。

署名には、シチュエーションに合わせて次の項目を入れると良いでしょう。

  • 会社名
  • 部署名
  • 担当者の肩書き
  • 担当者名
  • 住所
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
  • Webサイト等のURL
  • お知らせ

署名はテンプレートを用意して、メールの設定や辞書登録などですぐに呼び出せるようにしておくと便利です。

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株式会社○○○○
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○○部 山田 太郎
〒000-0000 東京都○○区1-2-3
TEL: 03-0000-0000 FAX: 03-0000-0000
Email: yamada＠example.com 
URL: http://example.com/
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○月○日より新発売商品「○○」！
詳しくはこちらをご覧ください。
→http://example.com/
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