OCRという言葉を聞いたことがありますか？最近では、LINEの機能でも使えるになったOCRですが、これを活用することで業務効率化に役立つのです。しかし「OCRって言葉は聞いたことがあるけど、意味はわからない」と言う方も多いことでしょう。

そこで、OCRについてを詳しく説明するとともに、どんなことができるのか、導入するメリット、オススメのソフトをご紹介します。

OCRとは

*OCRとは「Optical Character Recognition」の略で、「光文字認識」という意味になります。*これは、画像や書類の中から文字を抽出し、文字データに変換する技術のことです。

例えば、「大切な書類を持ち運びたいけど、100枚以上あるから一つにまとめたい……」そんな時にOCRを使えば、100枚の書類を画像として認識しテキストに変換して、パソコンやスマートフォンへデータとして写すことができます。

上記で説明した内容はまだ、OCRのほんの一部です。もっと具体的なOCRの活用方法を紹介します。

OCRでどんなことができるか

OCRは基本的に「文章の読み取り」ができますが、具体的には

・文字の読み込み・出力
・書類の整理
・文章検索

の3つを行うことが可能です。

文字の読み込み・出力

OCRは紙の書類をスキャンし、それを「PDF・Word・Excel・PowerPoint」に出力することができます。

書類に書かれた文字をデータ化し、各媒体に出力することで、書類の管理ができるのです。また、OCRを利用することは、書類の間違いを訂正したいときにも役立ちます。

紙に印刷したあとで文字の打ち間違いに気づいた場合は、間違った書類に直接修正をかけることはできません。しかし、OCRで読み込んでおけば、文章の誤りを訂正することができます。

書類の整理

会社にある大量の書類。管理部で保管できるのであれば問題ありませんが、量が多くなればなるほど保管する場所がなくなってくるはずです。

かといって、書類を人間が手打ちでデータ入力するには時間がかかるので、書類をデータ化し、整理するという業務が後回しにされがちです。

しかし、大量の書類をOCRにスキャンすれば、ものの数分でデータ化し、種類ごとに書類を整理することができます。

会社にある全ての書類をデータ化できるので、書類を保管しておくという作業は必要ありません。書類整理という業務がなくなるので、社員の負担を減らすことができるでしょう。

文章検索

OCRを活用すれば、スキャンした書類の中で文章検索ができます。本来、大量の書類の中から一部の言葉を抜粋して見つけることは困難なはずです。しかし、OCRで書類の文字をデータ化してしまえば、文字の検索ができるのです。

「クライアントの規約に何と書いてあったかな？」と思っても、まず対象のクライアントの定款を見つけなければなりません。書類が大量にあると、対象のものを見つけるだけでも難しいでしょう。

そこでOCRを活用すれば、書類を探し出し、文章を検索するという工程を省くことができます。事務的な業務をOCRで対応できるので、書類を紙で管理する必要はありません。

OCRを導入するメリット

「OCRを導入するメリットを知りたい」という方のために、考えられるメリットをまとめました。

・保管スペースの縮小
・データ化した文章を編集できる

それでは、OCRのメリットについてをご説明します。

保管スペースの縮小

1つ目のメリットは、保管スペースの確保です。前述した通り、OCRを利用すれば、紙の書類を保管しておく必要が無くなります。

今まで書類の保管に使用していたスペースを大幅に縮小し、有効的に活用することができます。

データ化した文章を編集できる

2つ目のメリットは、データ化した文章を編集できるということです。書類や画像から読み取った文章を編集することができます。抽出した文章を活用し、Excelで表やグラフの作成やPowerPointによるプレゼン資料を作成することも可能です。

書類の中にある表やグラフをコピー&ペーストすることもできるので、ご自身の求めるデザインに修正することもできます。