客先へ何件も足を運び、対面でどれだけコミュニケーションを取れるかが勝負だった営業活動。長年「とにかくアタックするべし」と言わんばかりの根性論で語られることの多かった営業の現場は、新型コロナで対面のコミュニケーションが難しくなったこともあり、変化の時を迎えています。

リモートでの営業活動が推進され「直接話して熱意で押し切る」営業が難しくなった今、適切なタイミングでホットな顧客にアプローチする「確度の高い営業」が求められていると言えるでしょう。顧客の温度感を正確に見極めアプローチするために、顧客データの管理をExcelからSFA(Sales Force Automation)に切り替えようと検討している企業も多いのではないでしょうか。

様々なデータを一括管理できるSFAはとても便利なシステム。しかしSFAは「10年間で導入企業の7割が解約している」と言われるほど、使いこなして成果を実感することが難しいツールです。そもそもなぜSFAを使いこなせない企業が多いのか、本当に必要な営業管理ツールとはどのようなものなのかを考えていきましょう。

7割が解約。SFAの利用をやめる企業はなぜ多い?

SFAの入力は「めんどくさい」

SFAは顧客情報や商談の進捗、顧客の温度感などを営業担当が入力し、データとして蓄積することで、次のアクションを明確化したり、報告書を作成しやすくしたりできるシステムのこと。これまでは営業担当が商談のたびにExcelで入力していたデータをより管理しやすくするシステムなのに、なぜ7割もの企業が使いこなせず解約に至ってしまうのでしょうか。

その理由をSFAを提供するナレッジスイート社は、「SFAの入力がめんどくさいから」だと話します。実際、営業プレイヤーが感じている「SFAを入力しない訳」を探ると、以下の理由が見つかりました。

  • 入力する項目が多すぎてめんどくさい
  • カスタマイズが難しくて、自社に最適化されていない
  • スマートフォンで操作しにくく、出先で入力できない

また入力自体はされていても、「適当に入力されているためデータが正しくない」「マネージャー層がデータの確認をしづらい」ということもあり、せっかく予算をかけて導入したにも関わらずメリットを実感できないことがほとんど。

そのため高い維持費をかけて契約を続けるのがもったいなく、解約に至るパターンが多いようです。

それでもExcelで顧客管理はおすすめできない。その理由は?

そんなに使いこなすのが難しいのであれば、従来のExcel管理の方が便利なのではないかとも思えます。特に入力項目が少ないならば、Excelの方がコストも使い勝手も優秀なのでは?

しかし実際は、Excelを使った営業管理にも課題があります。良く言われているのは、いくら細かく入力していても6割ほど役に立っていないということです。

例えば、

  • 入力したデータが企業に紐づいていない、時系列になっていないのでバラバラ
  • 上書きしてしまい過去の履歴がわからない
  • スマホで使いづらいので結局入力も閲覧も社内でしか行わない

などが挙げられるでしょう。

結果としてExcelを使った営業管理ではデータを正確に取得するのに時間がかかり、最適なタイミングで顧客へアプローチし損なってしまうのです。

SFAもExcelもダメ。それなら営業にベストなツールとは?

営業には「どのような営業をしたのか」「どの顧客にいつアプローチするべきなのか」などをすぐに記録してスケジュールを確認できるツールが必要です。しかし機能が多すぎるSFAは正確に入力されないため役に立たないし、Excelでは顧客の後追いが難しい。

それならば、必要な項目だけをすぐに入力できて、次にどのようなアクションをすれば良いのかひと目でわかる、そこに特化したツールがあれば良いのです。それが「シンプルイズベスト」なSFAである「ナレッジスイート」です。

営業が楽になるためのSFA「ナレッジスイート」

ナレッジスイートは、営業を“管理する”のではなく営業が“楽になる”ためのSFAです。入力がめんどくさくて使われなくなってしまうSFAや顧客管理がしづらいExcelと比べ、以下のメリットがあります。

9割の企業が継続して利用中。徹底的にシンプルなSFA

ナレッジスイートキャプチャ

ナレッジスイートは、これまで営業がExcelに入力していた内容をそのまま置き換えて入力するだけのSFAです。営業からすれば「今までExcelでやっていたことを続けるだけ」なので、「SFAになったからめんどくさい」と感じることはないでしょう。

ナレッジスイートキャプチャ

また、入力はパソコンからでなくてもOK。タブレットやスマートフォンからの入力もできるので、商談帰りはオフィスに帰らなくても出先でパパッと入力ができます。

実際ナレッジスイートを導入している企業の9割が、SFAの利用を続けています。SFA導入後、最大の課題である「SFAはめんどくさいから使われない問題」の心配は不要です。

Excelよりも優秀。SFAだからこその検索機能

SFAとExcelの違いとして「必要なデータを簡単に紐付けて検索できること」が挙げられます。

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ナレッジスイートの条件検索機能では、特定のキーワードを検索できるだけではなく、営業担当や受注予定日、フェーズなど、様々な条件を複合して検索をかけられます。

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週次や月次の報告では、「検索したい条件が毎回同じ」という場合も多いでしょう。そういう場合は、検索条件を登録しておけばOK。

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検索条件はブックマークとして保存できるため、ワンクリックで必要な情報にアクセスできるようになります。Excelでもキーワード検索や条件の絞り込みは可能ですが、複数の条件を一度に絞り込むのは時間がかかり、場合よっては正確にデータが出せないことも…。小さいことのようですが、こういった無駄な作業時間が積み重なり業務効率が下がっているのです。

“優れた検索機能”が備わっているだけで、無駄な時間を大幅に削減できるでしょう。

営業プレイヤーもマネージャーも業務が楽になる

入力のしやすさや検索のしやすさは、営業プレイヤーだけではなく、数字を管理するマネージャー・経営者層にも大きなメリットをもたらします。実際ナレッジスイートを導入している企業では、マネージャー層がその効果をより実感しているそうです。

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営業プレイヤーが必要な情報をSFAに入力してくれることで、マネージャーは会議に必要な資料を作るのがとても楽に。またデータを整理して見やすくなったことで、ボトルネックがどこにあるかも把握しやすくなり、次の戦略も立てやすくなったそうです。結果として、会議時間の大幅削減や部下へのスムーズで正確な指示出しができるようになりました。

ユーザー数無制限で利用できるから他社SFAよりも安い

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ナレッジスイートはコスト面もシンプル。一般的なSFAは1アカウントごとに料金が発生するユーザー課金制。利用するユーザーが多ければ多いほど、コストが高くなります。そのため場合によっては、最低限のメンバーのみにしかアカウントを発行せず、データの共有が十分になされないこともあります。

一方ナレッジスイートは、ユーザー数無制限。社員が増えるたびにアカウント追加料を払う必要がなく、月額5万円から導入可能です。他社のSFAと比べて圧倒的に低いランニングコストで運用できます。

また、ナレッジスイートを導入すると、名刺管理機能やメール配信システムの利用もできるようになります。これらのシステムをSFAと別で契約している場合また別途予算が必要になりますが、ナレッジスイートならその分の費用が浮きますよ。

最初は4項目の入力で十分。使いこなせるSFAで営業効率UPを目指しましょう

SFAは営業が正確に入力さえしてくれれば絶対に効果を実感できるツールです。SFAを導入すると、ついつい入力項目を増やしてたくさんのデータを残したくなりがちですが、そこは「入力のしやすさ」を重視して最低限の項目から始めてみましょう。

ナレッジスイート社では、「最初は簡単な4つの項目だけでもいいから入力してもらうことが大事」とアナウンスをしています。営業担当が必要な情報を正確に入力しさえすれば、きっと「SFAを導入して良かった」とその成果を実感できるでしょう。

SFAは営業を管理するのではなく、営業やマネージャーが楽になるためのツール。入力されるSFAを導入して、営業活動をもっと楽なものに。営業の働き方改革を進めていきましょう。