プロが教える！マニュアル動画で業務工数を削減する方法と活用事例

社員研修や顧客への商品説明の際、紙の資料だけでは効率が悪いと感じた経験はないでしょうか。そんなときに便利なのが、情報を明確に提示できるマニュアル動画です。

マニュアル動画なら誰に対しても全く同じ情報を提供でき、作業の効率化や時間の短縮ができます。しかし、マニュアル動画が具体的にどんなものなのか、よく分からないという方も少なくありません。そこで、マニュアル動画のメリット・デメリットや詳しい活用事例などを紹介します。

目次

1. マニュアル動画とは
2. マニュアル動画のメリット
3. マニュアル動画の注意点
4. マニュアル動画作成前に確認すべきポイント
5. マニュアル動画の活用法
6. マニュアル動画の活用事例
7. マニュアル動画で効率化を目指そう！

今回紹介する内容の一部は、PDF資料「マニュアル動画で業務工数を大幅削減」から抜粋しています。

▼業務の円滑化、業務改善を可能にするマニュアル動画の作り方や注意点はこちら

マニュアル動画で業務工数を大幅削減

業務の円滑化、業務改善を可能にするマニュアル動画の作り方の注意点や有効活用について解説します。

マニュアル動画とは

マニュアル動画の活用方法や業務工程を削減する過程などを紹介する前に、まずはマニュアル動画がどんなものなのか詳しく紹介します。まだマニュアル動画を使ったり作ったりしたことのない方は、ぜひ参考にしてみてください。

動画形式のマニュアル

マニュアル動画とは、その名の通り業務マニュアルなどを動画にまとめたものです。紙の資料やPDFとは異なり、スマホでも手軽に視聴できるためマニュアルの内容を把握しやすくなります。

動画形式のマニュアルは文字を読んだり見たりするよりも理解しやすく、短時間で視聴できるのが大きなメリットです。

工場などのマニュアル動画の場合には、実際の現場でどんな風に動くのかなどのイメージもしやすくなります。文字で見るだけでは分かりにくい動きや内容も、動画マニュアルなら詳細に伝えられるのが大きな特徴です。

マニュアル動画は大きく分けて2種類

動画マニュアルには大きく分けて社外向けと社内向けの2種類があります。以下でそれぞれの特徴を見ていきましょう。

社内向け動画マニュアル

社内向け動画マニュアルとは、業務マニュアルや社員研修マニュアルなど社内で使用するものを指します。主に社員が見るためのマニュアルで、仕事の手順や内容などが収録されているのが特徴です。

特に作業手順などを説明している業務マニュアルは、見るだけで仕事内容のイメージが沸きます。また、社員研修マニュアルを作っておけば、新入社員を効率よく育成できて非常に便利です。

社員研修マニュアルでは各企業の仕事内容はもちろん、社会人としてのマナーが収録されているものもあります。名刺交換の方法・電話対応の仕方・社内のルールなどをまとめておけば、逐一説明する手間もありません。新入社員側からしても、いつでも見返せるので重宝します。

社外向け動画マニュアル

社外向けマニュアルは主に製品の説明やチュートリアル、イベントやフェアの案内や商品デモなどに使用されています。

例えば何か商品を販売したいとき、動画マニュアルで商品の内容を一括で説明できると非常に便利です。

紙の資料では読むのに時間がかかり、説明する人によってイメージが変わってしまいます。動画マニュアルであれば、いつでも同じ内容で説明できるため間違いやミスも起きません。

また、イベントやフェアの案内も同様に動画で案内ができれば常に正しい情報を伝えられます。動画マニュアルがあれば細かい内容を営業マン全員が覚えておく必要もなくなり、スムーズに話が進められて非常に便利です。

マニュアル動画のメリット

マニュアル動画にはコスト削減・業務効率の向上・情報の統一化などさまざまなメリットがあります。それぞれのメリットについて、以下で詳しく見ていきましょう。

コスト削減と業務効率向上

マニュアル動画を作成しておくと、社員研修や新しい業務を開始する際のミーティングなどを開催する手間もなくなります。

ミーティングや研修をする場合には会場費や人件費がかかりますが、マニュアル動画があればそれらも必要ありません。

また、紙のマニュアルは人数分を印刷する必要がありますが、マニュアル動画ならデータを送信するだけなので印刷代もかからずコスト削減に繋がります。

情報の統一化

社員研修をしたり新しい業務を誰かに教えたりする際、教える人によって内容に差が出ることがよくあります。マニュアル動画はそんな悩みを解消できるのも大きなメリットで、全員が同じ動画を視聴して内容を把握するため情報の統一化ができます。

例えば先輩から教えてもらった仕事をしているとき、他の先輩からやり方が違うなどと指摘されるような問題もなくなるでしょう。

また、工場などの業務マニュアルであれば人によって仕上がりが違うなどのトラブルも防げます。製品のクオリティも統一化できるためミスや失敗、廃棄になってしまう商品の数なども減らせます。

作業内容や情報の統一化は結果としてコストカットにも繋がるため、非常に大きなメリットです。

社外の営業等でも活用できる

マニュアル動画は社内での業務マニュアルや社員研修用として使えるだけでなく、社外の営業用としても活躍します。

例えば見込み客に対して該当サービスや商品の説明をしたり、よくある質問を動画でまとめておいて購入前の問い合わせを減らしたりできるのが魅力です。

購入前の問い合わせ対応には人件費もかかるので、事前に動画で解決しておくことでコスト削減にもなります。お客様対応を大幅に減らせるので、作業の効率化がはかれるでしょう。

マニュアル動画の注意点

マニュアル動画はメリットが多く非常に便利なものですが、いくつかの注意点があります。以下で注意点について詳しく解説しているので、ぜひ導入の際の参考にしてみてください。

作成に時間がかかる

マニュアル動画はコンテンツの用意や実際の動画撮影などが必要なため、初回の作成には時間がかかってしまいます。

ただし、一度作ってしまえば定期的に更新するだけで使えるのが魅力です。最初にベースとなるマニュアル動画を作成しておき、何か変更があった場合には都度更新していきましょう。

視聴デバイスが必要

動画マニュアルは紙とは違い、スマホやPCなどの視聴デバイスが必須です。紙のマニュアルであれば誰でも気軽に閲覧できますが、動画マニュアルは視聴デバイスを持っていないと見られません。

しかし、現代ではほとんどの方がスマホもしくはPCを所有しているため、見られないなどのトラブルはほとんど起こらないでしょう。

また、紙のマニュアルでは紛失したり破れたりして見られなくなる場合がありますが、動画マニュアルなら一度ダウンロードしておけば好きなときに閲覧できて便利です。

マニュアル動画作成前に確認すべきポイント

マニュアル動画のメリットや事例などが分かったところで、次は作成の際に確認したいポイントについて詳しく解説します。

1.作成目的を明確にする

1つ目のポイントは「作成目的を明確にする」ことです。作成の目的を何にするか決めておかなければ、動画の内容がまとまらなくなってしまいます。

新入社員研修・業務内容の統一化・顧客へのサポートなど、何を目的に動画マニュアルを作るのかを最初に設定しておきましょう。

また、なぜ動画マニュアルが必要なのかを考えながら作成するのもおすすめです。例えば紙の資料ではイメージがわきにくい、顧客のサポートや対応に割く人件費が高いなど詳細な内容を考えてみてください。

問題を解決できる内容の動画マニュアルを作成できれば、目的を達成できるはずです。

2.活用シーンを明確にする

2つ目のポイントは「活用シーンを明確にする」ことです。活用シーンは大きく分けると社内向けと社外向けがあり、社内向けの場合には社員のスキルアップや研修などに使用します。

社外向けの場合には社員が顧客に対して使うケースが多いです。誰がいつどんなシーンで使う動画マニュアルなのかを明確にしておけば、どんな内容だと分かりやすいのかがイメージしやすくなります。

3つ目のポイントは以下のPDF資料で確認できるので、ぜひダウンロードしてみてください。

▼3つ目以降のポイントを知りたい方はこちら

マニュアル動画で業務工数を大幅削減

業務の円滑化、業務改善を可能にするマニュアル動画の作り方の注意点や有効活用について解説します。

マニュアル動画の活用法

動画マニュアルには社員研修や作業工程の認知など、さまざまな活用方法があります。仕事の内容やスタイルに合わせ、便利に使い分けましょう。

社員研修

1つ目の活用方法は新入社員などへの社員研修です。社員研修の際には多くの時間や人員を割かれてしまいますが、動画マニュアルがあれば人件費も時間も削減できます。

新入社員向けの動画マニュアルであれば各企業の基本的な仕事内容や社会人のマナー、トラブルがあった際の対応方法などを収録しておきましょう。

また、新人だけでなく中途採用や派遣社員用の動画マニュアルを用意しておけば、シーンに合わせて使い分けられます。

作業工程や手順

2つ目は作業工程や手順方法を収録する活用方法です。こちらは工場や現場での作業が伴うような職種に向いている活用方法で、実際の動きや流れを動画で見ながらイメージできます。

文字で見るよりもイメージがわきやすく、作業内容をスムーズに伝えられるでしょう。

顧客への営業やサポート

3つ目の活用方法は、顧客への営業やサポートです。商品やサービスを顧客にアピールする際、マニュアル動画があれば正確な情報を効率よく伝えられます。

また、実際に購入をした顧客に対するアフターサポートや購入前の問い合わせに対して使うのもおすすめです。

動画マニュアルによって顧客サポートが充実すれば企業自体の印象も良くなり、リピーターが生まれる可能性も高くなります。

マニュアル動画の活用事例

マニュアル動画は多くの企業が導入しており、事例も数多くあります。例えば運送を行う企業の事例では、新入社員向けの動画マニュアルを作成したことで離職率が低下しました。

研修期間も大幅に縮小され、研修にかかる人件費の削減にも成功しています。厳密な管理や手順が必要となる運送会社では、動画マニュアルの導入によって作業の正確性もアップし仕事がしやすい環境へと変化させることができました。

このように、日々情報が変化するような内容も、動画マニュアルなら逐一更新をして全体に知らせることができます。

マニュアル動画で効率化を目指そう！

マニュアル動画は作るのは大変ではあるものの、ベースだけ作っておけばあとは定期的に更新するだけで便利に使えます。

コストもかからず時間の短縮にもなり、効率のよい作業ができるのも大きな魅力です。ぜひ本記事を参考に、マニュアル動画を取り入れてみてはいかがでしょうか。

以下の資料では動画編集のおすすめツールも確認できるので、マニュアル動画についてより詳しく知りたい方はダウンロードしてみてください。

▼業務の円滑化、業務改善を可能にするマニュアル動画の作り方や注意点はこちら

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