※本記事は、2017年8月18日に公開された記事をマケスト提供により一部再編集を行っております。

ノートPCやスマートフォン、タブレットのようなモバイル端末の普及や、ビジネス向けWebサービスの充実に伴い、会社外で業務を行う「テレワーク」が浸透しつつあります。

かつては、IT・通信企業がテレワークの制度を設けていることが一般的でしたが、現在では総務省主導のもと、大手メーカーから製造業、サービス業においてもテレワークの導入が進められています。

このような流れを受けて、テレワークの導入を検討している企業も少なくないでしょう。
とはいえ、遠隔で業務を行うので進捗管理やコミュニケーションが今まで通りに行えないなど課題もあります。
労働環境は売り上げに直結する部分なので、事前にどのような問題が起きるのかを把握したうえで慎重に検討する必要があるでしょう。

今回は、テレワークを導入する上で考えられる課題と、その課題を解決できるツールをご紹介します。

参考:
総務省|テレワークの推進|テレワーク導入環境の整備

テレワークとは?

「テレワーク」は「ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方」と定義されています。
通勤しないことによる生産性の向上や、育児介護などワークライフバランスを考慮した働き方や、災害時の事業継続などを目的に「オフィス以外の場所での仕事」を推進する試みです。

インターネットやモバイル端末を利用することからIT・通信業界が導入することが多かったテレワークですが、現在では資生堂やリクルートホールディングス、味の素など業種を問わずテレワークを導入している企業が増え始めています。

テレワークを導入するメリットは、先にも述べたとおり生産性の向上です。
会社に通勤せず業務が行えるため、天候や交通機関の影響を受けずに業務に取り組むことができます。
企業側にとっても、光熱費や備品、従業員の交通費、オフィスの区画など多面的にコスト削減が行えるメリットがあります。

参考:
総務省|テレワークの推進|テレワークの意義・効果

テレワークの課題

多様な働き方に対応できメリットの大きいテレワークですが、制度の導入にあたり課題も存在します。

第一に挙げられるのがマネジメントが難しいことです。
従業員は自宅やワーキングスペースなど様々な場所で業務を行うため、マネージャーはチームの進捗状況を把握しにくいという課題があります。

また、対面で会話ができないため、*コミュニケーションに時差が生まれます。
*そのため、オフィスでは一言声をかけるだけで済んだコミュニケーションにも工数が発生する可能性があるでしょう。

企業にとっての課題は、従業員の勤怠管理です。テレワークは、働く場所だけでなく時間も尊重した働き方であるため、職務の怠慢や過重労働になってしまうケースも考えられるでしょう。そのため、テレワークを導入する上で従業員の勤怠管理を事前に整備する必要があります。

マネジメントからコミュニケーションまでテレワークの課題を解決できるツール17選

次に、テレワークで起こりうる課題を解決するためのツールを17種類ご紹介します。業務のマネジメントからコミュニケーション、ファイル共有などジャンル別にまとめましたので、参考にしてみてください。

テレワークのマネジメント業務を効率化できるツール6選

1. ALL-IN

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http://web.all-in.xyz/

「ALL-IN」は、人事総務から財務、販売や在庫管理、顧客管理(CRM)、営業支援(SFA)、グループウェアなど企業に必要なあらゆる業務を1つに統合したマネジメントツールです。

小売業やサービス業など職種を問わず利用でき、経営層からマネージャー、現場の従業員まで全ての社員の利用に対応しているため、全社的なテレワークの導入を考えているのであれば検討してみましょう。

2.サイボウズLive

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https://cybozulive.com/login

「サイボウズLive」は、チームメンバーの進捗管理を円滑に進められるグループウェアです。ToDoリストや掲示板機能、ファイルの共有などを一元化できるのが特徴です。進捗報告だけでなく、従業員が得たナレッジの共有やコミュニケーション活性化にも活用できるでしょう。

3.LogMeIn

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https://secure.logmein.com/home/ja

「LogMeIn」は、リモートアクセスに特化したツールです。会社に置いてあるPCなどに自宅のPCやスマートフォンからリモートアクセスできるのが特徴です。LogMeInをインストールすれば接続でき、IPアドレスの設定なども不要なので初めて利用する従業員も簡単に利用できます。

4.TimeCrowd

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https://timecrowd.net/

「TimeCrowd」は、時間の共有に特化したマネジメントツールです。Google カレンダーと連携し空き時間をメンバーに共有できる他、「誰がどの業務を行っているのか」をリアルタイムで可視化できるというメリットがあります。

参考:
TimeCrowdを使ってチームの生産性を高めよう

5.Cu-hacker

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https://cu-hacker.com/

「Cu-hacker」は、アポイントなど日程調整に特化したツールです。従業員同士の会議の調整から、外部のクライアントとの日程調整もできるのが特徴です。Google カレンダーと連携し、自動的に日程候補日を抽出してくれるため日程調整に掛ける工数を削減できるでしょう。

6.Basecamp

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https://basecamp.com/

「Basecamp」は、プロジェクトマネジメントに特化したツールです。メンバーとのToDoリスト、時系列のプロジェクト管理、ファイル共有や勤務時間のタイムログなどを一括で管理できるのが特徴です。海外サービスですが日本語に対応しているため導入しやすいでしょう。

ファイル共有を効率化できるツール5選

7.NotePM

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https://notepm.jp/

「NotePM」は、ドキュメント専用のファイル共有ツールです。ミーティングの議事録から、社内マニュアルなどドキュメントを階層ごとにフォルダ管理できるのが特徴です。保存したドキュメントファイルに対してコメントを記入したり、チャットでディスカッションすることもできます。

8.G Suite[マケスト提供]

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https://gsuite.google.co.jp/
G Suiteの詳しい情報はこちらから[マケスト提供]

「G Suite」は、Googleが提供するビジネス向けの総合ツールパッケージサービスです。企業の独自ドメインでメールアドレスを作成できる他、Google ドライブなど各種ツールを社員限定でクローズドな環境での共有が行えます。PCやスマートフォンなど端末やOS問わずアクセスできるため導入しやすいと言えるでしょう。

9.Office 365

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https://products.office.com/ja-jp/business/office

「Office 365」は、Microsoftが提供する総合ツールパッケージサービスです。実務で利用することの多い、WordやExcel、PowerPointをクラウド上で利用、管理・共有できる他、チームチャットやビデオ会議などあらゆる業務に対応したツールを利用できます。

10.Dropbox Business

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https://www.dropbox.com/ja/business

「Dropbox Business」は、オンラインストレージサービス「Dropbox」の法人向けサービスです。個人向けDropboxとの違いは、主にファイルの管理権限です。

管理者を設定し、その権限のもとファイルの保存や展開、共有が行えるので社内のメンバーに限定したファイル共有ができます。また、管理者を設定することで、従業員の端末にトラブルが生じた際、アクセスを遮断することもできます。

11. OneTeam(ワンチーム)[マケスト提供]

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https://one-team.com/ja/
Oneteamをについてもっと知りたい方はこちら![マケスト提供]

「Oneteam」はPCやスマートフォンといった情報端末が手元にあれば、場所を問わず情報共有ができるツールです。

また、トピックを活用することで、進行中のプロジェクトを課題や目的別に分類でき、データ整理もスムーズに。
外部サービスとの自動連携で、業務効率をさらに向上させます。

遠隔でのコミュニケーションを円滑にするツール7選

12.ChatWork[マケスト提供]

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http://www.chatwork.com/ja/
ChatWorkの詳しい資料はコチラから[マケスト提供]

「チャットワーク」は、企業向けのチャットツールです。リアルタイムで従業員、社外の人物とコミュニケーションができるほか、チャットグループやファイル共有が行えます。ビデオ・音声通話にも対応しているため、テキストだけでは伝わりづらいコミュニケーションも円滑に行うことができるでしょう。

参考:
ChatWork(チャットワーク)の基本的な使い方〜メールに代わるビジネスコミュニケーションツール
Chatwork(チャットワーク)の便利機能10選とショートカットキー13選

13.Slack

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https://slack.com/

「Slack」は、海外発の企業向けチャットツールです。先述のチャットワーク同様に企業が導入している事例が多いツールの1つです。githubやIFTTTなど外部サービスと連携できる他、プログラミングコードを投稿できる機能もあります。以上の理由から、エンジニアやテック系企業に愛用者が多いツールです。

参考:
多くの企業が導入済み!便利なコミュニケーションツール「Slack」の使い方
Slackの醍醐味「インテグレーション機能」を設定する方法とオススメサービス11選

14.Join.me

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https://www.join.me/

「Join.me」は、多機能なオンライン会議ツールです。ビデオ・音声通話ができるだけでなく、PCのデスクトップ画面の共有やホワイトボード機能が搭載されています。テレワークの環境でも複数メンバーによる会議が円滑に進められるでしょう。

15.Tocaro

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https://tocaro.im/?locale=ja

「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社と株式会社凌芸舎が共同で開発したビジネス向けコミュニケーションツールです。個人間やグールプでのチャットに対応している他、高解像度・低遅延のビデオ通話機能も搭載されています。

チャットの履歴とToDoを結びつける機能など、従業員と業務の連携が撮りやすいツールです。

16.Skype for Business

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https://www.skype.com/ja/business/skype-for-business/

「Skype for Business」は、メッセンジャーサービス「Skype」の法人向けサービスです。通常のSkypeでは最大25人までの通話上限数があるのに対し、Skype for Businessは最大250人の同時通話が可能なので大規模な会議にも対応できます。ま

た、MicrosoftのOffice 365と連携でき、WordやPowerPoint上から通話に参加できるという特徴があります。

17. OmniJoin(オムニジョイン)[マケスト提供]

OmniJoin.PNG
http://www.brother.co.jp/product/wcs/index.htm
さらにOmniJoinの情報を見るならこちら![マケスト提供]

「OmniJoin(オムニジョイン)」は、「最大解像度フルHDの高画質」「安定した音声・映像」を提供するWeb会議システムです。

複雑な設定は一切なく、アカウントを持っていなくても招待されれば誰でも参加することができます。

PowerPointやExcelなどの資料も共有・編集が可能です。

18.Talknote(トークノート)[マケスト提供]

トークノート
https://talknote.com/
Talknote(トークノート)導入で離職者が多い原因を突き止める![マケスト提供]

Talknote(トークノート)は、コミュニケーション不足が原因で起こる様々な課題を解決へと導く社内SNSツールです。

アクションリズム解析・オーバーワーク検知で、社員のSNS利用状況や利用時間帯を把握することができます。

「仕事に対する意欲が低下していないか」「睡眠不足になっていないか」などを検知することで、早期発見・離職防止に役立てることができます。

まとめ

テレワークは自宅やコワーキングスペースで業務ができることから、従業員のライフスタイルの多様化に対応できるというメリットがあります。一方でマネージャーの視点から見ると、近くに従業員が居ないことによる業務上の課題を感じることもあるでしょう。

そこで、クラウド上でマネジメントが行えるツールや、コミュニケーションツール、ファイル共有ツールを活用することで、同じオフィスに居なくともリアルタイムで従業員の業務を確認することができます。

テレワークの導入を社内で検討しているのであれば、ぜひ上記のツールを活用してみてはいかがでしょうか。

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