マーケターのための使えるITソリューション見本市「マケスト」。
今回その中からご紹介するのは、シフト管理のデジタル化で煩雑な業務をスムーズにする「シフオプ」です。

【ここがポイント】
ポイント1:アナログ管理のシフトをデジタル化
ポイント2:複数店舗間でヘルプ活用を実現
ポイント3:初期費用無料。300円~/人の低コスト

シフオプとは?

シフオプとは、時間と工数のかかる日々のシフト管理・人員調整を改善するツールです。

「人手が足りない!」「人手が過剰・・・」
といった、管理担当者の悩みを解決します。

サービス業の現場に必要不可欠なのが、非正規雇用のスタッフです。
多くのスタッフとともに日々の業務を正確に、そして効率良くまわしていくために必須なのがシフト管理。

・締切日に合わせて翌月の希望シフトを出してもらい、そこから必要な人員数を見つつシフト調整を行う
・突発的な休みや突然の退職で他店舗や他部署に連絡をし、アナログで人員補充に奔走する
・シフトを補充できず、1人ひとりに負荷をかけながら、なんとかその日を乗り切っている

など、人数が増えるほど煩雑になる作業に、頭を悩ませる担当者も多いのではないでしょうか?
本来の管理者としての仕事ができておらず、残業も増え現場も混乱するなどよくないことばかりです。
その状況改善に役立つのが、「シフト管理システム」です。

アナログ管理にさようなら! デジタル管理で複数拠点での人材共有を可能にする「シフオプ」

シフオプとは

近年のクラウド化の波にのり「シフト管理システム」にもたくさんのサービスがあります。その中でもリクルートジョブズが運営する「シフオプ」は、シフトをデジタル管理にするのはもちろんのこと、デジタル化したデータを元に複数拠点でのシフト、人材共有ができることが最大の強みです。

複数拠点がある場合、欠員が出ると近隣の他拠点に電話をし当日のヘルプ要請をするというのが通常の流れですが、実際にヘルプを出せる十分な人員がいるのかは電話をかけるまではわかりません。シフオプならシフト表を共有することで他拠点のシフト状況を把握し、空いているスタッフだけにヘルプ募集を一斉送信できます。

シフオプ利用の流れ 基本の3つ

シフトの申請

【1】シフト提出はwebで
新規スタッフが入社したら、シフオプに登録してアカウントを発行します。PC・スマホ・ガラケーでシフオプにログインし、希望シフトを提出します。

Webで希望シフトを提出

【2】集まったシフトを管理画面で自由に組み替え
希望シフトは管理画面に自動で反映されるので、日別や週別、月別など様々な切り口からシフトを確認・調整できます。

シフト調整・確認

【3】シフト共有・ヘルプ募集も管理画面から!
確定シフトはスタッフに一斉送信できます。シフト調整の段階で不足があるとわかった場合のヘルプ要請もできます。

シフオプ 3つのすごい機能

シフオプの機能

【1】労務規定違反・リスクのあるシフトは事前に察知!
「連勤が多い」「規定の労働時間を超えている」など、シフト提出時点でわかることにはアラート機能を搭載。

アラート機能

【2】予算やモデルシフトを表示
シフトを組んだ時点で必要シフトに対する過不足を表示したり、予算に対する人件費を計算して表示します。

予算・モデルシフト表示機能

【3】拠点間でシフトを共有。お願いする先が事前にわかる
共有機能を使えば事前に他拠点の状況がわかるため、コミュニケーションコストが削減できる!

セキュリティとサポートに優れているのは、リクルートが運営するサービスならでは 飲食業や小売店・IT業界など、多数の企業が導入

導入実績多数

デパートを中心に”アンリ・シャルパンティエ”や”シーキューブ”といった菓子店を展開する「株式会社シュゼット・ホールディングス」や名刺クラウド管理で知られる「Sansan株式会社」など、小売だけではなくIT業界の企業にも導入されているシフオプ。また、動物園や公園などの公団などセキュリティに厳しい業界からも多く利用されています。

セキュリティだけではなく、サポート体制も抜群。シフオプ導入後のメインユーザーは、現場にいる担当者になります。現場担当者が使い方に迷ったりトラブが起こったときも、サポートセンターに電話をすればすぐに問題解決できます。

シフオプ導入事例

株式会社シュゼット・ホールディングス(アンリ・シャルパンティエ他洋菓子店を運営)

店舗と店舗のシフト共有、店舗と本部の人材過不足情報の共有がスムーズに。シフト作成時間も1/4に削減!
利用拠点数:120

Sansan株式会社(名刺クラウド管理サービス運営)

100名を超えるスタッフのシフト作成・管理に忙殺されていた問題を解消。半日かかっていた時間を、本来の業務へ活用!
利用拠点数:1

セキショウブランニューシステム株式会社(Familymart運営)

店舗ごとに管理方法が違ったシフト管理を統一化。店舗間ヘルプは毎月200件。社員の労働時間も1/3へ削減!
利用拠点数:11

Familymart

シフオプを利用してから10ヵ月ほど経ちますが、特に店舗間でヘルプを出しあえるという点にメリットを感じています。店舗間のヘルプで毎月約2,000時間の労働時間を確保できているのです。この状態に至るまでに、各店舗の業務の統一や”ウェルカムミーティング”を実施するなど業務の合理化に関わる様々な施策を実施してきました。マネージャー自身の意識も変わり、業務改革につながっています。

シフオプ担当者からのメッセージ

シフオプ担当者

シフオプ担当:沼口様 西山様

シフオプは、採用成功を軸に事業を行う「リクルートジョブズ」が運営するサービスです。人がほしい企業様と、働きたい人のマッチングが私達のミッションです。「人が足りない」という企業担当者の声を拾っていく中で、事前に人が足りない状況を把握できれば、企業担当者様の採用活動もスムーズにできるのではないかという思いから、シフオプが生まれました。

シフト管理をデジタル化することは、各店舗の状況の見える化につながります。各拠点ごとにヘルプがでスムーズに出せることで、内部の人材リソースを活用でき、例えば勤務時間帯を絞って採用活動を行うなど、本当に必要な人材を採用することができるようになります。

初期費用無料、1人あたり300円という低コストにもかかわらず、業種ごとに細かく設定のできる管理画面を用意しておりますので、様々なニーズにお答えできます。
また、シフオプではサポートセンターを設けており、企業様の要望はそこに自然と集まります。2018年からは改善のスピードを高め、より企業様の要望に添えるサービスに育てていく計画です。

まずはシフトのアナログ管理を終わりにしたいという方から、的確な人件費の計算を行い採用計画につなげたいという方まで、まずはシフオプを触ってみてください。

マケスト編集部より一言コメント

マケスト編集部でも、少ない数ではありますがアルバイトさんに助けてもらっています。少ない人数なのでシフト管理はスプレッドシートで行っていますが、都度シフトを出してくださいと呼びかけたり、上がってきたシフトを確認したり、休みが把握しきれいないという問題があるのも事実です。これが複数の店舗、あるいはもっとたくさんの人数になった時と思うと、シフオプのような仕組みが随分と業務効率化を助けてくれそうだと感じました。

また、シフオプにある「サポートセンター」もありがたい存在。自分自身もサービスを導入する立場にあるため経験がありますが、オンラインのみで完結するサービスだとどうしても答えを聞くまでにタイムラグが発生してしまいます。特に、小売業などリアル店舗があるサービスを運営されている方だと、目の前に起こっている問題に直ぐに対応する必要があるため、サポートセンターは心強い味方になってくれます。

サポートセンターには、日々顧客からの要望やニーズが寄せられます。その声を活かし日々サービス改善を重ねているそうです。顧客とサービスが一体になって運用されているシフオプは、1ユーザーあたり300円からという手頃な価格設定も魅力。まずはテスト導入で自社にあうかどうか判断してみてはいかがでしょうか?

続きは、