労務管理とは？業務の注意点からシステム導入のコツまでご紹介

労務管理とは

労務管理とは、従業員が企業に雇用され、契約上において適切な労働とその対価を得るための様々な手続きや管理を行うものです。

小規模のスタートアップ企業から従業員数万人の上場企業まで、必ず必要になる業務です。企業によりどのような体制で業務に取り組むのかは異なります。担当者一人が他業務と兼務する場合もあれば、専門の担当部署を設けている企業もあります。

ある程度の企業規模になると、人事労務部門で業務を担っている場合が多くあります。人事業務は、採用や昇格、異動といった従業員それぞれに異なる対応をすることが多々ありますが、労務は福利厚生や社会保険など、従業員全員が共通して必要なことを業務範囲としています。

そもそも労務管理の目的は、従業員のパフォーマンスを最大限発揮するために、労働環境を整え、企業利益を最大化することにあります。労働管理の大切さを再認識し、業務をいかに円滑に進めるかを考えることは、事業成長のために必要な要素と言えるでしょう。

業務内容を理解する

労務管理の内容について把握しましょう。勤怠管理や給与計算といった給与に関わる業務や、福利厚生や健康診断といった従業員の労働環境を支援することが中心になります。一見多様に見える労務管理の一つひとつの業務が従業員の労働をサポートしているのです。

労務管理の主な業務は以下です。

労働契約の締結

入社の際、従業員それぞれに対し、決定した労働条件を定めた契約をします。

労働条件の管理

労働条件の変更が生じる場合があります。その場合、従業員から合意を得るなどの作業が発生する場合があります。

社会保険および労働保険の手続き

従業員が入社すると、加入要件を満たした上で、社会保険と労働保険の手続きが必要になります。決められた期日までに手続きをしなければいけません。

給与計算および賞与計算

労働条件に従い、従業員それぞれの給与や賞与を算出します。残業時間や休日出勤など労働状況と労働条件に基づいて計算します。

勤怠管理

出勤時間や退勤時間、休暇取得などを記録し、従業員の労働時間を管理します。

就業規則の管理

就業規則は全社員が遵守しなければならない社内ルールです。労働基準法により必要条件を満たした法人は必ず作成します。

職場環境の改善

従業員が働きやすい環境をつくる必要があります。セクハラやパワハラのない職場にすることが大切です。

健康管理

従業員に対し、定期的な健康診断やメンタルヘルスケアを実施します。過剰労働を防ぎ、体と精神の両方の健康に配慮しなければいけません。

さて、主な業務の1つである「社会保険および労働保険の手続き」にスポットを当てます。労務に関わる様々な業務の中でも、企業規模が大きいとアナログ作業ではマンパワー不足に陥りやすい大変な業務の1つです。

企業に所属する人は、必ず入社と退社を経験します。この誰もが踏むステップには決まった事務手続きが存在し、労務担当者が行う仕事の1つです。社会保険と労働保険は入社した従業員にとって重要な保険制度なのです。この保険手続きには申請書が必要となり、当然従業員ごとに書類作成が必要になります。

以下の保険の手続きが必要です。

労働者災害補償保険(労災保険)

労働者が業務上で怪我をした場合などに、労働者本人や遺族のために必要な給付を行うものです。会社への通勤時の怪我も給付対象になります。

雇用保険

労働者が失業した場合に生活の安定や再就職のために必要な給付を行うものです。育児や介護のために労働できない場合も状況により給付対象になります。事務手続きはハローワークで行います。

健康保険

企業に勤める労働者が加入する医療保険です。病気や怪我などで医療機関にかかり治療を受ける際に給付を受けます。加入している労働者に扶養されている家族も対象になり利用できます。

介護保険

介護が必要な人が給付を受けられる保険です。40歳になると加入がすることが義務付けられており、保険料の支払いが発生します。健康保険とともに支払うことになります。2000年4月に制定された制度です。

厚生年金

国民全員が加入する国民年金に上乗せされて給付される年金のことです。主に企業に所属する会社員が加入しています。保険料の半分は雇用主が支払い、残りの半分は加入者が支払います。

これらの保険の手続きを従業員それぞれに必要となるので、業務内容としてはパターン化しているものの、人間が行う以上、どうしてもミスや漏れが発生してしまう可能性があります。間違えやすいルールや専門知識も必要であり、負担の大きい業務の1つと言えるでしょう。

労務管理で気をつけること

労務管理は社内業務の中でも、実にデリケートな仕事です。従業員が快適に会社で働けるように、法令を理解し、最善を尽くさなければいけません。取り扱う情報も従業員個人に関わるものであり、誠実かつ慎重な業務姿勢が必須になります。細やかな配慮ができる人に向いている職種とも言えるでしょう。ここでは、労務管理業務を行う上でも注意点を紹介します。

誠実であり思いやりのある職務態度が必要

労務担当者は、従業員の労働環境を保護し、適切な給与を支払うプロセスに携わっています。従業員にとって頼りになり温かい存在であることが大切でしょう。従業員の希望や、労働環境の改善を経営陣に進言するなど、積極的な動きも期待されるポジションです。

精度の高い仕事力が必要

労務担当には正確さが求められます。勤怠管理など給与計算にダイレクトに関わる業務であることからミスは許されません。ミスが生じてしまう傾向があれば、チェック体制を設けて改善するといった発想力も必要です。

法改正に注意する

労働基準法をはじめとした様々な法令を把握している必要があります。就業規則の変更においても正確な把握はもちろん、従業員に説明する立場でもあります。法改正に常に対応する必要があるため、日頃より情報収集を怠らないように気をつけなければいけません。

セキュリティの徹底

従業員の給与情報やマイナンバーなど非常に重要な情報を取り扱う業務です。情報漏洩だけは絶対に防がなければいけません。社内の情報セキュリティには人一倍理解を深める必要があります。労務に関わる全スタッフが統一された高い情報保護意識を持つべきでしょう。

業務効率化を実現する労務管理サービス

高い精度を保ちつつ、大量の労務管理を行わなければいけない場合、専門のサービスを利用するのも良いでしょう。ここでは、どのようなサービスがあるのか紹介します。以下に挙げる3つの方法の中でも、労務管理システムの活用は、コストパフォーマンスが高く、大きな改善効果が期待できる方法です。

アウトソーシングを利用する

人員負担の大きい給与や賞与計算、年末調整業務のみを外部企業にアウトソーシングできます。企業によりBPOセンターで業務をリモート代行することや、社内に常駐してもらうといった選択ができます。専門集団に任せる安心感があります。

派遣社員を導入する

自社のリソースを増やす方法として派遣社員の投入があります。アウトソーシングとは異なり、自社のスタッフが指導し労働力として活用することになりますので多少の時間負担は生じます。アウトソーシングよりフレキシブルな活用ができます。

労務管理システムを導入する

社会保険等の申請書類の自動作成や従業員の情報管理など、システムにより作業することで、人手に比べ圧倒的な効率化を実現します。データをクラウド上に管理し、自社サーバーのセキュリティ構築や管理にコストと手間をかけずに済むものもあります。

労務管理システムの市場背景

労務管理は企業にとって必ず行わなければいけない業務ですが、その方法はそれぞれ異なります。手書きの勤怠表から手計算で労働時間を管理する会社もあれば、エクセル等のソフトウェアを使って管理する会社もあります。

いずれにせよ、正確さを保ちながら大量の業務を行うのは負担が大きく、大変なことです。また、PCにデータを入力してもハードディスクの故障など物理的な故障が生じた場合、大きな損害を被ることになり、リスクが付きまといます。

このような状況の中、システムによる労務管理の開発が進み、労務担当者の業務負担を大きく削減しました。社会保険の必要書類の自動作成をはじめ、マイナンバーの管理まで精度の高い業務処理力を発揮しました。

設備投資や準備に時間のかからないクラウド型や、明確な月額課金など、使いやすさにも魅力がありシステム導入は加速しました。労務管理システムには様々な種類があり、異なる強みがそれぞれにあります。企業は自社にとって必要な機能を明確にし、適切なシステムを導入しています。

システム導入のメリット

業務効率アップできる

社会保険や労働保険に必要な書類を自動作成できる上に、提出までオンライン上で行えます。圧倒的な業務時間の削減につながるため、作業から解放された分、他業務に時間をあてることやクリエイティブな仕事に労力を費やすことが可能になります。

経費削減ができる

人間による作業が多い場合、人件費の負担が大きくなります。企業規模が大きいほど、当然コストは膨大になります。システムを利用することで、人件費を大きく削減できるだけでなく、アナログ管理で使用していた紙コストの削減も可能になります。

処理精度が上がる

システムによる処理はミスが生じないため、人力より圧倒的に高い精度を実現できます。登録情報を常に最新に保つことや、法改正への対応など人間ではミスが生じやすい部分をスムーズにカバーします。

社員情報の管理がスムーズになる

システムに従業員に関する情報を登録することで正確な管理が可能になります。従業員による最新情報へのアップデートも手軽にできます。社会保険に関する情報も含めた従業員情報の一元管理は企業運営において非常に効率的です。

情報セキュリティを強められる

労務管理で取り扱うデータには従業員のプライベートな情報も含みます。そういった個人情報の保護は、企業運営における大きなリスクが含んでいます。システム化により、クラウドを利用する場合、重要なデータは強固なセキュリティ保護を施したデータセンターに格納されるので安心です。

システム導入のデメリット

コスト負担が重くなってしまう場合がある

有償で利用する優れたシステムは、綿密に設計された便利な機能を搭載しているものの、利用コストがかかります。利用しやすい価格設定のシステムが多いものの、計画的な導入をしなければコスト負担が重くのしかかってしまう場合があるので注意しましょう。

自社の機能ニーズを把握していないと導入効果が半減してしまう場合がある

多機能なシステムというところに惹かれて、自社にとって役に立たない機能を搭載したシステムを導入してしまうと、作業を十分に効率化できずアナログ作業を加える必要が生じてしまうかもしれません。システムを利用するメリットが半減してしまうので気をつけましょう。

スタッフが育たなくなってしまう可能性がある

システムによる自動化は大変便利ですが、業務を詳細まで理解しないスタッフが存在してしまうかもしれません。システム利用で行う部分であっても、何のためにどのような処理が必要なのか社員教育は怠らない方が良いでしょう。

利用が重荷になってしまう場合がある

すべてのシステムが高い操作性を誇るとは限りません。使いやすいものでなければ、担当スタッフがスムーズに利用できず、かえって負担になってしまう可能性があります。ストレスを感じるシステムは十分に利用されず、ただコストがかかるだけの存在になり得ます。

労務管理システムの時間削減効果

労務管理システムの導入による大きなメリットの1つが業務時間の削減です。企業の成長とともに組織が大きくなり、労務管理に必要な時間は増えてしまいます。ここでは、実際に時間負担の改善に成功した企業の事例をご紹介します。

事例1：SmartHR

SmartHR
画像引用：SmartHR

労務に費やす時間を1/3に削減し、コストも年間数百万円削減できた事例があります。事業展開とともに煩雑になり、事務作業に追われていた状況を改善しています。事務作業の過度な負担問題は、多くの企業に似たケースが見られるため、大変参考となる事例でしょう。

事例2：オフィスステーション

画像引用：オフィスステーション

役所に行き待ち時間を含め大きな時間負担に悩んでいたところ、電子申請に切り替え業務時間を減少できています。データ化により書類管理もしやすくなっています。紙による管理の問題点として多く挙げられる保管場所や購入コストまでカバーできている事例です。

システム導入の注意点

大きな業務改善効果が期待できる労務管理システムですが、何でも導入して良いわけではありません。システムの入れ直しは時間のロスです。失敗しないように注意点を把握し導入する必要があります。

操作性に問題はないか

使い勝手が悪いとせっかく導入したシステムでも積極的に使用しなくなってしまいます。無料体験があれば、積極的に試してみるべきです。実際の業務を想定して、不自由なく使えそうかしっかり確認することが大切です。

導入目的をクリアできるか

自社の課題を解決できるシステムでなければ導入の意味がありません。システムに不慣れな場合でも、不明確な点を残さず、確実に自社の業務改善に役立つことを確認してから契約しましょう。

セキュリティ対策は自社のポリシーをクリアするか

企業において情報保護は大変重要な課題です。システムはIPアドレス制限や通信の暗号化など様々な技術で大切なデータを守りますが、導入するシステムのセキュリティが自社基準を満たすか確認しておきましょう。

どのようなシステムと連携できるか

労務管理システムの機能だけでも業務改善に貢献しますが、社内の既存システムと連携できると、さらに便利さが向上します。導入してしまってから気づいても遅いので、検討時にAPI連携について確認しておいたほうが良いでしょう。

契約内容を確認する

導入検討においてコストを確認するのは当然ですが、契約内容を詳細に確認して最低契約期間があるか等、数年先の利用まで想定しておきましょう。初期費用や月額利用料、アカウントを増やす場合の課金形態なども会社によって異なりますので、正確に把握するようにしましょう。

労務管理システムの比較ポイント

もっとも必要な機能を搭載しているか

労務管理システムを比較する上で最も重要なことです。導入目的を満たす機能が搭載しているかを確認しましょう。一見同じことができるように見えてもシステムにより異なる部分があります。比較の際は仕様を詳細にチェックしましょう。

運用コストをシミュレーションする

従業員一人あたりに対し課金されるなどシステムにより課金方法が異なります。月間コスト、年間コストを算出し、比較してみましょう。

クラウド、オンプレミスのどちらか

自社にサーバーを設置するか、しないかを考えましょう。自社内にサーバーを設置するオンプレミスはセキュリティは高いものの、サーバーの導入や維持コストがかかります。クラウドはコストをかけず手軽に導入できます。自社のポリシーのもと検討しましょう。

使い心地を評価する

無料体験が可能なら、実際に使ってみて使い心地を比較しましょう。些細な動きでもストレスに感じてしまうと長く利用しにくくなります。

セキュリティについて知っておきたいこと

システム導入の注意点でも触れましたが、労務管理は取り扱うデータに、従業員の個人情報を含みます。情報漏洩は企業の信頼を失い、経営に大きな打撃を与えるリスクがあります。セキュリティだけは万全であることを確認しましょう。次に挙げるポイントはチェック項目の一部ですので、ご参考ください。

SSL（データ暗号化）

データ暗号化プロトコルSSLを施すことで、通信データの改ざんや成りすましを防止します。

IPアドレス制限

登録しているIPアドレスによるアクセス以外はログインできないように制御します。自社内であってもIPアドレスによりアクセスできる範囲を制限するといったセキュリティ設定を行う場合があります。

ログ取得

データへのアクセス情報を常に記録します。ログを記録することで外部からの不正アクセスが生じた際、いつ、どこからアクセスをしたか等の情報を確認できます。

二重認証

IDとパスワードの入力等だけでログインさせず、さらに一段階認証を増やすことで安全性を高める仕組みです。オンラインバンキングなど、機密事項へのアクセスに利用されます。

ファイアウォール

不正アクセスや情報詐取を防止します。必要な通信のみを許可することができ、外部からの悪意のある侵入を防ぎ情報を保護します。

従業員情報の一元管理ができる魅力

労務管理システムの利用により、従業員に関する情報を正確に管理できるようになります。従業員それぞれの社会保険や労働保険に関する情報はもちろん、プロフィールなどを常に最新の状態で保有できます。情報管理において重要なことの1つは、情報の鮮度です。もちろん古くなった情報は利用できません。労務管理システムにより、従業員が自ら登録情報を最新に更新することができれば、労務担当の手間をかけることなく、正確な情報管理が可能です。

情報の管理業務において、手間がかかることは、従業員が提出した書類情報の入力だけではありません。実は従業員とのコミュニケーションにも時間がかかっています。手続きに関して、従業員に指示をするのは一見たいした負担ではありませんが、規模の大きい組織では担当者にとって大変な作業になります。システムを利用することで、ワンクリックで従業員に指示を出すことが可能になり、従業員側も簡単な操作で指示に対応できます。

情報管理にも効率化を考慮しなければ、組織の成長とともに時間負担の増加やミス発生のリスクが増してします。システムによる一元管理と管理機能によりヘッジすると便利です。

労務管理システムのコスト形態

労務管理システムの利用料は、従業員1人あたり100円以下で使えるものもあれば、500円程度のものもあり、料金に差が見られます。初期費用はかからないシステムが多くあり、月々のランニングコストのみ計算で明朗にスタートできる場合が多いでしょう。中には、10名以下の場合は無料というプランを持つシステムもありますので、スタートアップなど小規模な企業は非常に恵まれる可能性がありますので、料金プランをチェックしてみると良いでしょう。また、月額最低料金の設定が存在する場合もありますので注意が必要です。

決済については、クレジットカードにより簡単に支払い手続きができるものもあります。コスト体系が明確で導入のスムーズさが魅力的であることも、近年の労務管理システムの傾向の1つでしょう。

サポートの大切さ

システムを利用する上で最も大切なことの1つはサポート体制です。労務管理システムのように常時利用し続ける場合、操作に関する質問や運用の相談など、問い合わせをしたいことも生じるでしょう。気軽に問い合わせできるコンタクトセンターやオンラインヘルプの充実は、システムを選定する上で重要視したい要素と言えます。

サポート方法は、メールやチャットなどサービス提供企業により異なります。メールやチャットといった文字のみのコンタクトが苦手な場合は、電話による問い合わせがサポートに含まれているか確認しましょう。また、システムによりリモートサポートを行っている場合があります。リモートサポートとは、サポート担当者がクライアントと画面を共有することができ、わかりやすいスムーズな対応を可能とするものです。

また、サポート対応時間についても確認しておくことをお勧めします。実際の利用時に、自社にとって不自由にならないかを想定しておきましょう。サポート内容をよく把握することで、システム導入後の運用がとても楽になります。

セミナーを活用する

実は労務管理に関するセミナーは意外と数多く開催されています。社会保険労務士が主催しているものや、コンサルティング企業によるもの等があります。様々な事例を知る機会にもなり、自社の業務改善に関するヒントが得られるかもしれません。

中でも労務管理システムの提供サービスを行なっている企業のセミナーは実際のシステムソリューションを用いた有意義な内容で構成されているのでお勧めです。

また、労務管理システムに関する説明会も開催しているので、システム導入に関する疑問の解消や自社の労務管理業務がシステム化によって効率的に変えられるのかといった相談もできるので活用すると良いでしょう。

まとめ：積極的に情報収集して業務改善につなげよう

まとめ

労務管理はアウトソーシングやシステムなどのサポート導入することで、大きな業務改善につながる可能性があります。

気になる労務管理システムを見つけたら、資料請求だけではなく、自社の課題を解決できるのかコンタクトをしてみることをおすすめします。システムは機能的で便利なものですが、その性能がすべての企業に適用できるとは限らないからです。現在の自社の運用体制に組み込み、スムーズな改善が可能か直接コンタクトをしてヒアリングしてみましょう。

市場には業務改善のための素晴らしいサービスが溢れています。少しのアクションにより、改善の実現が近づきますので、サービス情報にアンテナを張りつつ、積極的に連絡してみると良いのではないでしょうか。