成長しているメディアはこれをやっている！メディア運営の負担を減らす方法とは？

オウンドメディアを運営する場合、オウンドメディアを伸ばすために必要な記事の企画・制作から効果検証とは別に、ライターへの発注や請求書の回収といった事務作業発生します。これらは、オウンドメディアを運営するには必須の業務です。

特にオウンドメディアの成長に伴い増え続ける取引先とのやり取りや請求書の発行といった業務に時間を取られ、本来すべきことに集中できていないという担当者は少なくありません。

そこで今回は、オウンドメディアの成長の足かせとなる事務作業の負担を減らす方法を解説します。

オウンドメディアの拡大とともに増える面倒な業務

オウンドメディアは、企画がスタートしたからといってすぐに効果の出るものではありません。オウンドメディアの運営はとにかく体力勝負です。コンテンツの作成はもちろん、配信スケジュールの管理や配信作業、さらには記事の拡散、そして効果測定を行い、記事を修正する……と、やるべきことは多岐にわたります。

そのためオウンドメディアを運営されている方は、記事のライティングや編集を、外部のスタッフに発注しているケースが多いのではないでしょうか。

しかし、このような外部発注が増えると、契約書の取り交わしや請求書の確認、納品された原稿チェックなど、さまざまな作業が発生します。さらに、発注先によってslackやメール、Chatworkなどコミュニケーションツールも異なるため、こうしたやりとり自体にも時間がかかり、負担となってしまっているケースも少なくありません。

まとめると以下のような業務が挙げられるでしょう。

• 契約書や見積書、発注書、発注請書などの書類作成業務
• Slackやメール、Chatworkでの日々の連絡
• 請求書回収と確認作業

このような状況になると、日々発生する膨大な事務作業に追われ、企画の作成や記事の編集といった本来の業務に支障をきたしはじめます。その結果、メディアの質が下がり、メディアの成長を減速させてしまうでしょう。

そこで必要になってくるのが、事務作業の効率化です。

無料ツールで簡単に事務作業を効率化できる

事務作業は手間も時間もかかるものと諦めているかもしれません。しかし、適切なツールを導入することで効率化が可能です。

事務作業を効率化すると、煩雑な受発注業務で起こり得るヒューマンエラーを防止できるだけでなく、業務工数を大幅に削減することができます。また、担当者が書類を1枚1枚チェックする必要はなくなる上、チェックミスも激減します。

そして、事務作業にかかる時間も大幅に減らすことができ、本来の事業に時間をかけることが可能になります。つまり、オウンドメディアの拡充というメインの業務を加速化させることができるのです。

シンプルかつ確実にツール1つで受発注業務を完結！

事務作業を効率化したいけれど、どうしていいかわからない。そんなときに“使える”サービスが*「freeeスマート受発注」*です。「freeeスマート受発注」は、事務作業の効率化を支援するためのサービスで、誰でも無料で使うことができます。

煩雑なやり取りをシンプルに

外注先とのやり取りに使うツールは、メールをはじめ、SlackやChatworkなど、外注先によって異なることがほとんどです。しかし、連絡ツールが増えるとその分やり取りも煩雑になり、連絡ミスや連絡内容を確認する場合にどこにあるのか探したりする手間も増えてしまいがちです。

「freeeスマート受発注」は、受発注に関する連絡をクラウド上で一括管理できるため、外注先との連絡手段をすべて「freeeスマート受発注」に統一することができ、連絡に関する業務を大幅に効率化することができます。

さまざまな抜け漏れを防止

外注先とやり取りを行う際に発生する、見積書、注文書、請求書などの各種書類を、発注先ごとに管理するのは非常に手間がかかります。

発注側が発注書を送り忘れることもあれば、外注先が請求書を出し忘れることもあり、これらを逐一チェックしていかなければならないのは、かなりの時間と労力を必要とします。

「freeeスマート受発注」は、発注元、外注先ともに発注ステータスを進めていくことで、見積書、発注書、発注請書、請求書の4種類の書類を各ステータスごとに自動で作成してくれます。これにより、面倒な書類作成業務から解放されます。

進捗状況のブラックボックス化を回避

外注先が増えると、発注元の担当者が発注状況や請求書の回収状況を把握できていない、いわゆる*「ブラックボックス化」*が発生してきます。

「発注状況がわからない」「請求書が届いていない」「金額がわからない」などの理由で経理担当者を困らせてしまった経験は誰しもあるのではないでしょうか。

このようなブラックボックス化も、「freeeスマート受発注」を使うことで無料で解決できます。見積もり、発注、請求のステップで可視化・絞り込みが可能なため、進捗状況の確認もすぐにできるでしょう。これでもう、月末の修羅場を迎えることはなくなります。

下請法にも対応。必要書類は自動で作成！

2021年3月に、経済産業省が「フリーランスとして安心して働けるガイドライン」を発表しました。これにより、今までよりも外注に関する規制が厳しくなる可能性があるため、下請法を遵守した書類を用意することは今後重要になってきます。

先述の通り、「freeeスマート受発注」は発注書から請求書まで自動で書類を作成してくれます。自動作成された書類はすべてこの下請法に即した形で作成されるので、その点の不安も解消されるでしょう。

freee スマート受発注活用事例

実際に「freeeスマート受発注」を導入した企業では、どのような効果があったのでしょうか。ここからは「freeeスマート受発注」の導入事例をご紹介します。

事業拡大とともに増加する業務委託先管理を一元管理

映像翻訳や制作、映画配給を行っているカルチュアライフ株式会社は、業界内でもいち早くデジタルツールを中心とした発注フローを構築してきました。

しかし、事業拡大に伴いフリーランスへの発注が増加。50名ほどに増えてきたところで進捗管理が煩雑になり、源泉徴収などの抜け漏れチェックに丸1日費やすという事態に陥ってしまったそうです。

そこで「freeeスマート受発注」を導入したところ、請求書の変更点がハイライト表示されるようになり、そこを確認するだけで済むように。また転記作業もなくなり、丸1日かかっていた発注業務が、数時間で終わるようになったそうです。

50名に上るフリーランスへの発注業務工数を1/3に

市場調査やマーケティングリサーチを行う株式会社グローバル・カルテットは、発注業務の負担を減らすために「freeeスマート受発注」を導入。

50名のフリーランスを抱えているため、請求書の回収や確認作業に多くの時間を費やしていましたが、「freeeスマート受発注」導入後は、その作業が約3分の1に短縮できたそうです。

また、フリーランスからのレスポンスも早くなり、受発注側ともに使いやすいサービスだと実感されています。

完全無料の「freee スマート受発注」を活用して業務を効率化

外注業務が増えると、それに比例して増えてくる受発注に関する業務。これらは本来の業務とは異なる、事務的な作業で、そこに多くの時間と工数を割いていては、本来の業務に支障が出てしまいます。かといって、業務拡大を止めるわけにもいきません。

しかし、「freeeスマート受発注」のような受発注に関する煩雑なやり取りを効率化できるツールを導入することで、事務作業を大幅に削減することができます。結果として、本来の業務に注力する時間を確保できるようになるでしょう。

日々の受発注業務に忙殺されて、本来の業務に集中できない。そんな悩みを抱えているのなら「freeeスマート受発注」を活用することで、注力すべき業務に全力投球できるようになります。特に、フリーランスを多く抱える企業には適しているのではないでしょうか。