トークセッションやピッチイベント、勉強会など、世の中には多くのイベントが存在します。リアルな場の重要性が高まり、コミュニティを構築する大切さも認識されてきている今、イベントの開催は増えています。

企業が情報発信に取り組む際に、自社でイベントを開催したり、他社のイベントに自社の社員が登壇したりするケースがあります。せっかく開催されたイベントは、当日の様子をレポートしたいと考える広報やマーケティング担当の方もいるはず。

ただ、イベントレポートを書くプロセスを分解していくと、レポートを1本執筆するだけでも気をつけなければいけないポイントは多く存在します。今回は、事前準備と取材中、取材後のフォローアップの3ステップに分けて、イベントレポートの作成時に注意するべきポイントを解説していきます。

準備がアウトプットのクオリティと、原稿制作のスムーズさを決める

イベント取材を行う際には、いくつか事前に確認しておくべきことがあります。取材にあたり、イベントの登壇者に取材申請を出しましょう。その際に確認しておくと良いことは次の3つです。

  • 写真素材を提供してもらえるかどうか
  • 登壇者の原稿確認はあるかどうか
  • 登壇者がイベントで使用するスライドを共有してもらえるかどうか

また、取材時に必要な持ち物は下記の2つです。

  • ICレコーダーや録音可能なスマートフォン
  • カメラ

ICレコーダーやスマートフォンは充電されているか、容量がいっぱいになっていないかを確認しましょう。イベント主催者に写真素材を提供してもらえる場合でも、カメラを持っていくことをオススメします。

取材前の空き時間に、イベントプログラムを確認しておくといいでしょう。イベントのテーマに関するリサーチや、登壇者の過去のインタビュー記事などを読み込んでおくことで、イベント当日の内容理解がスムーズになります。

当日の理解がスムーズになれば、メモを取りやすかったり、原稿執筆時もスムーズに書き進められたりと、メリットが大きいです。時間がない場合はイベント会場に向かう電車内などでも構わないので、事前リサーチを行うことをオススメします。

「メモのとり方」が原稿の書きやすさを左右する

自社の魅力を「広く・深く」伝えるならferretの広告

ブランド認知広告を出稿した
効果を見てみる

準備ができたらイベント当日に取材に臨みます。イベントの開始時間より早めに到着して、主催者への挨拶をしたり、写真を撮影しやすい場所を探しておきましょう。イベントの音声を録音する必要があるので、音を拾える場所も見当をつけておきましょう。

image5.jpg

イベントがスタートしたら、話を聞きながらメモをとっていきます。メモは一言一句とっていく必要はなく、イベントの本旨から明らかに外れている内容の時はメモをとる必要はありません。

話されたことの大きな流れやその中で登場した大事なキーワードなどをメモしていきましょう。話題ごとに区切り線と小見出しを入れたり、聞き取れなかった時にレコーダーの録音時間のメモしておくと後から振り返りやすくなります。

登壇者の話以外にも注意を向けて、記録しておくこと。参加者の人数はどれくらいだったのか、どんな属性の人たちが参加していたのか、参加者はどんな表情で話を聞いていたのか、会場の雰囲気はどうなっていたのかなど。イベント当日の会場の様子をレポートで伝える際には、こうした情報が必要になります。

image4.jpg

取材担当が1人だったときは1人でメモも取り、撮影もするのは大変です。撮影のタイミングは予め考えておきましょう。たとえば、登壇者の自己紹介や質疑応答の時間などでメモをしなくていい時に撮影するなどです。

枚数は多めに撮っておき、同じ角度や構図ばかりになってしまわないように、バリエーションを意識しておけると充実したレポートにできると思います。余裕があれば、会場のあちこちの様子も撮影しておくと、雰囲気が伝えやすくなります。

image2.jpg

取材後は、イベント主催者とのコミュニケーションを丁寧に

取材後は主催者に挨拶にいきます。その際に、レポートを書く上で「ここは書いてもいいかな?」と疑問に思うことなどがあれば、確認しておけると後日の原稿確認の手間が減ります。取材しながらとったメモも見直して整理しておくと、イベントの振り返りがしやすくなるのでおすすめです。

何のためにレポートを出すかの再確認をした上で、音声を聞き直しながらメモをとれなかった部分の文字起こしを行い、構成を作成します。イベントの内容を憶えているうちに、面白いと思った部分をマーカーして、抜き出して、つながるように並び替えたりと執筆の準備を進めておくことで、原稿執筆がスムーズになります。

image3.jpg

原稿が完成し、必要であれば登壇者確認にまわしましょう。登壇者確認が不要の場合も、記事公開後にイベントの主催者に連絡しておきたいところ。そうすると、会社のSNSページや個人アカウントで拡散してくれるケースもあるからです。

イベントレポートを多くの人に届けるためにも、自社のSNSアカウント等を駆使して拡散することも大切です。

まとめ

今回は、イベントレポートを書くためのプロセスを分解し、注意するべきポイントをまとめました。各ステップでやるべきことを明確化しておくことで、事前にトラブルを防いだり、作業を効率化できたりします。

イベントレポートの具体的な書き方については、今後イベントのパターンごとにまとめていく予定です。あわせてチェックしてみてください。

執筆協力:岡田弘太郎
Photo:Unsplash