単なるシフト管理ではない、採用まで見据えたツールとして活用。実際に導入して実感した「シフオプ」のメリットとは？

MD本部　事業推進部営業推進ディビジョン　研修推進課　課長　森田浩幸さん

森田浩幸さん

【インタビュー内容】
1. 導入の背景：人材不足のため、残業が発生
2. 導入の理由：データ連携について提案してもらえたこと、本部がリアルタイムでシフト状況を把握できること
3. 導入の効果：ヘルプ機能により人手不足が解消
4. 運用の工夫：人材不足に悩む時間帯の把握により、細かい募集要項の作成を実現
5. 今後の展開：海外の店舗や工場部門にまで広げていきたい

導入の背景：人材不足のため、残業が発生

導入の背景を教えてください。

数年前から、各店舗でバラバラにやっていた業務を統一して管理していこうと取り組んでいました。
その中でも特に人材不足、そして人材不足に伴う社員の残業が発生するという2つの問題があり、改善のためにはシフト管理システムの導入が必要だと考えていました。

当時は各スタッフから集めたシフト希望を表計算ソフトに打ち込むという流れで作成していましたが、この方法では本部が把握するまでに時間がかかり、問題が起きても結局は各店舗で解決してもらうしかないという状況になっていました。

導入の理由：データ連携について提案してもらえたこと

当社製品を選択していただいた経緯はどのようなものですか？

シフト管理システムを使って、将来的にはPOSシステム等とのデータ連携を実現したいと考えていました。
そこでいくつかのシフト管理システムを比較しましたが、データ連携についてご提案いただけたのは「シフオプ」だけでしたので、導入を決めました。

また、本部がシフト状況をリアルタイムで把握できることも導入の理由です。

導入の効果：ヘルプ機能により人手不足が解消

実際に導入した効果はいかがですか？

導入メリットとして感じているのは「ヘルプ機能」の活用です。
今までは自店舗のスタッフのみでシフトを作成するしかなかったのですが、「シフオプ」を通じて別店舗の人へもアプローチできるようになりました。

そのため、足りない時間に人手を確保でき、すごく助かっているという声をよく聞きます。
実際、店舗によっては2週間あたり10勤務ほど、他店舗からヘルプで来たスタッフが働いているということもあります。

また、「メッセージ機能」の評判も高いです。
店長によってはメッセージ機能を利用してスタッフに向けてコメントを送り、業務の指示や感謝の気持ちを伝えています。

スタッフからもメッセージが嬉しい、シフトを出すのが便利になったという喜びの声もあるようです。

今ではほとんど全ての店舗で「シフオプ」を活用しているのですが、導入店舗を拡大しようという時期には現場からの反発もありました。
ですが、最初は「シフトを組むだけでいいから一緒に作ってみましょうよ」と声掛け、徐々に操作に慣れていけるようにしていきました。

最初は抵抗がある店長もいましたが、操作に慣れてくると、便利さを実感して「すごい、使える」と思ってくれる方が多かったです。

その他にもどのような効果が感じていますか？

毎週管理職が集まる会議において、「シフオプ」から出す数値データを基に各店舗の充足状況や人件費の予測を行っています。

データを活用することで、時間やお店ごとの人の過不足を可視化できます。
その状況に応じて店舗と管理職とのコミュニケーションを図るようになり、人件費のコントロールが実現できるようになりました。

以前は店舗任せの部分も大きかったのですが、今では人件費を予算内で合わせてくる店舗も増え、予測と実績の差が数%の誤差内で収まるようにまでなってきています。

運用の工夫：人材不足に悩む時間帯の把握により、細かい募集要項の作成を実現

シフト管理以外での活用方法などはありますか？

今は、「シフオプ」で把握できた情報を採用にも活かそうと取り組んでいます。
「シフオプ」の「シフト枠」機能を活用することで、どの時間帯で人が足りていないのかがわかるようになり、効果的な採用を実現できるようになりました。

また、募集の対象がフリーターなのか主婦なのかといった齟齬も店舗と管理職側で発生しなくなり、より効率的に人材採用を行うことができています。

今後の展開：海外の店舗や工場部門にまで広げていきたい

今後はどのような展開をお考えでしょうか？

「シフオプ」は、全社を上げて業務改革を行う中の1つのツールとして役立っています。
今後も海外の店舗や、工場の部門にも導入を拡大させていこうと考えています。

C3西宮阪急店　店長　石田悦子さん

石田悦子さん

【インタビュー内容】
1. 導入の背景： 試験導入に選出
2. 導入の効果：1. シフト作成に負担を感じず、スラスラ作れるように
3. 導入の効果：2. スタッフ自らシフトを調整するようになった

導入の背景：試験導入に選出

導入のきっかけを教えてください。

試験導入する数店舗に選ばれたことで、利用することになりました。
導入前は半月ごとのシフト作成に毎回3、4時間ほどかかっていたため、試験導入に選ばれて良かったと感じました。

導入の効果：シフト作成時間の短縮やスタッフ自身によるシフト調整の実現

導入したことでどのような効果がありましたか？

●導入の効果：1. シフト作成に負担を感じず、スラスラ作れるように
最初の1、2回は作成に慣れず時間がかかりましたが、3回目くらいからずいぶん楽に作れるようになり、今では、シフト作成が半月分を1時間でできるようになりました。

一方で、スタッフは最初から問題なくスムーズに使っており、使いやすいと感じているようです。

また、シフトの提出期限が自動的にメールで送られること、希望が自動的に画面に反映されることも助かっています。
さらに、時間数や人件費の計算も自動的にでるので、進捗の管理に役立っています。

●導入の効果：2. スタッフ自らシフトを調整するようになった
「シフオプ」を利用するようになってからは、一緒に働いているスタッフがどれくらいシフトを出しているか見られるようになったので、考えてシフトを出してくれる方も出てきました。
このように配慮していただけると非常に助かるため、作成時間の短縮につながっています。