トークセッションなどイベントレポートを書く時のチェックポイント

オンラインでの情報発信が企業の広報活動で重要なのは言うまでもありませんが、オフラインをどう活用するかも企業には求められるようになってきています。

オフラインの場に集まった人々とつながりを作り、実施した内容を記事コンテンツ化することで、より多くの人に活動を伝えられます。

企業の広報担当者やマーケティングの担当者は、オフラインとオンラインをうまく行き来しながら情報を発信する必要があります。

前回は、イベントをレポートする際に注意したいポイントをお伝えしました。ただ、近年ではイベントの形式も多様化しており、伝え方にも少しコツが必要です。

今回は、イベントのパターンごとにおさえておくべき、執筆のポイントを紹介します。

参考：
イベントレポート作成時に注意すべき3つのポイント

「導入」と「まとめ」に盛り込むべき要素

世の中にはさまざまなタイプのイベントが存在します。数人が壇上で話すトークセッション形式もあれば、会場の各所で参加者がアイデアを出し合うワークショップ形式もあります。社内の勉強会や交流会など、参加者が限定されたイベントもあります。

イベントレポートを書く際、イベントの形式によって書き方のコツは異なってきますが、共通して意識すべきことも何点かあります。レポートに必ず必要なのは、「導入」と「まとめ」です。まず、導入を書く際には、下記のポイントを盛り込めるように注意してみてください。

• イベント開催の目的
• いつ開催されたか
• 誰が登壇したのか
• 何が行われたのか

これらの情報だけを盛り込もうとすると、レポートのように少し形式的な書き方になってしまうこともあります。なので、トークセッションや社内勉強会の場合は読者の方が記事に関心を持ってくれるように、イベントで語られた内容の中で注目のポイントなどを書き出してみましょう。イベント内での象徴的な発言を冒頭で引用するのも手です。

まとめでは、そのイベントレポートを通して伝えたいことを整理して記載しましょう。そのイベントレポートを読み終えた読者がどのような状態になってほしいのか、読者のネクストアクションを想起しながら、イベントを総括してみてください。

イベントレポートは4象限で整理できる

記事の導入とまとめは、どのようなイベントでもある程度共通しています。ですが、その中身はイベント発信の狙いや目的によって異なります。目的ごとに整理を行い、それぞれの書き方を紹介します。

イベントを発信するときの目的は、大きく分けて上記の4つのパターンに分けられます。

トークイベントの中身をしっかり伝えるために

トークイベントなどのレポートを作成する際は、どのように内容をまとめるかが重要になります。登壇者がひとりの場合も、複数人の場合も、まずはアウトラインを作成しましょう。

レポートを作成するときは、当日語られた内容をその順番通りでなくとも問題ありません。話が前後することもあるため、読者が読みやすい順番に入れ替えましょう。

まずトークイベントのメモや文字起こしのなかで面白いと思ったポイントをマーカーでハイライトにし、それをつながるように並び替えます。

次はそれをまとめていく作業です。トークイベントのレポートを書いた経験がないという方は、ストーリー形式でまとめようとせずに、「イベントで学んだことを3つ書きます」というように、箇条書きで当日の気になったポイントをまとめる方法がいいでしょう。

他にも話者の発言を箇条書きでまとめるレポートの形式もあります。メルカリが運営するメルカンでは、話者の発言を箇条書きにし、重要なポイントを太字にすることで読者が読みやすいように工夫してまとめています。

参考：
【イベントレポート】hey×BANK×merpayコラボしたよ！ #メルペイなう vol.10

トークイベントの執筆に慣れてきたら、読者が理解しやすいように言葉を補ったり、段落の順番を入れ替えたり、複数人が登壇するトークイベントの場合はモデレーターの発言を補足したりと、ストーリーっぽくまとめられるように取り組んでみましょう。

ワークショップでは、場の雰囲気や様子を丁寧に伝える

ワークショップはもともと演劇や美術の世界でよく行われる手法だと言われています。

役者やアーティストだけでなくその世界に興味のある人たちが参加して、創作活動を体験しながら学んでいくためのものでした。近年では、新規事業のアイデアやビジョンを考える創発型ワークショップが注目されるようになってきています。

こうした場では、共有された情報のみならず「プロセス」にも大きな価値があります。レポートする際は、参加者が現場で感じたことを読者が可能なかぎり追体験できるよう、プロセスの描写に力を入れる必要があります。

ワークショップの情景が絵が浮かぶように、「誰が」「どこで」「何をしているか」を分けて、わかりやすく書きましょう。ワークショップは、最後には何かしらのアウトプットを作成します。新しい事業のアイデアだったり、コンセプトの案など、アウトプットはいろいろです。

最近では、ワークショップの場に、ポストイットを使ってキーワードを書き出していたり、ワークシートに考えたことを記入していたり、会場の様子を絵で記録するグラフィックレコーディングなどが用意されています。人が対話している写真のみならず、こうしたツールや作成されたビジュアルの様子も撮影しておくと、レポートが書きやすくなります。

ただ、ワークショップの場合、このアイデアにものすごく価値があるというよりは、先述の通り参加型で対話を重ねながらアウトプットを作っていったプロセスに価値があります。

「大したアイデアじゃない」と、読者が反応してしまわないよう、アウトプットを紹介する際にはアウトプットのすごさを伝えるよりも、このアウトプットを作り出した場がどんな空気だったのか、このアウトプットが生まれた価値はなんだったのかを書く必要があるでしょう。

社内勉強会、社内交流会は実施した事実をサクッと伝える

イベントを実施した事実のみを伝える場合は、その中身をまとめようとせず、開催した事実を伝えることが大切です。登壇者が話している姿や、会場の様子とともに数行のテキストでまとめられるとよいでしょう。

メルカリでは、社内交流会や社外の人を招いたMeetupを定期的に開催。同社が運営する「メルカン」にて、その様子を伝えています。また、Smart HRもイベントに登壇した様子をブログにてまとめています。

参考：
すくすく！子育てエンジニア Meetup #2 で発表してきました! #子育てエンジニア

イベント開催から日を開けずにレポートを出せると、参加したメンバーの記憶が新しいうちにSNSでシェアしてくれたりと、拡散効果が狙えることもあります。

まとめ

今回は「イベントレポート」を執筆する上で気をつけたいポイントをまとめました。前回寄稿した「イベントレポートを書く時に注意したい3つのポイント」と合わせてチェックしてみてください。

イベントのパターンごとに情報発信する目的を整理して参加すると、イベントレポートを書きやすくなります。はじめてイベントに参加し、レポートを書かないといけない、という際には、ぜひ参加前に読み直してもらえたらと思います。

協力：岡田弘太郎（inquire）、向晴香 （inquire）
img : Unsplash