会議や打ち合わせてよっては議事録を必要とする場合があります。議事録担当を任された場合、議事録とは何か、どのような内容が必要か理解していないと要点をついたものはできないでしょう。

議事録は基本的に、24時間以内に提出するものと言われています。どのように書けばいいのかわからなければ、無駄に時間を消費しかねません。

そこで議事録とは何か、どのようにして書くと素早く的確なものができるのかを含め、議事録のとり方から書き方までお伝えしていきます。はじめてでも、安心して作れるようになるはずです。

目次

  1. 議事録の役割とは？
  2. 議事録のとり方とは？（事前準備編）
    1. 事前準備が必要、以前の議事録をチェックしよう
    2. 難しい用語を理解しておこう
    3. ツールは使い慣れたものを使おう
    4. 事前調べは5W2Hで行おう
  3. 議事録のとり方とは？（書き方編）
    1. あらかじめ決まっていることを書き出しておく
    2. 会話の流れと決定事項を書き出す
    3. 忘れずに記載したい項目
    4. 文章を書くときのポイント
  4. ツールを使って時間短縮しよう
    1. Evernoteを使って、クラウド管理
    2. 議事録ツール「GIJI（ギジ）」で会議中に議事録作り
  5. まとめ

議事録の役割とは？

議事録は、社内会議にとどまらず、株主総会などの場でも必要とされます。いわゆる「言った言わない」問題対策でもありますが、その場にいなかった人に情報を共有する手段としても活用されています。そのため、会議に不参加の人にも分かりやすい内容とする必要があります。

議事録のとり方とは？（事前準備編）

入社したての新人が議事録を任されることもあります。そこでどのように議事録をとっていけば良いのか見ていきましょう。

事前準備が必要、以前の議事録をチェックしよう

会議の内容によって、人数も雰囲気も違います。そこで前回の議事録を一読しておきましょう。過去の議事録をフォーマットとすれば、手間も省けますし、会議の流れも把握できるため不安も軽減できます。

また定例会議などの場合は、前回と同じメンバーが話し合うことが多いため「わかっていることが前提」で話が進むことがあります。その際に、以前の定例会議の様子が予備知識としてあれば、慌てずに済むはずです。

難しい用語を理解しておこう

ビジネスでは日常会話では使わない言葉が多用されています。とくに会社の方針や今後の展開などを決める場などの場合、様々な専門用語が飛び交うことがあります。

難しい用語や業界ならではの言葉をあらかじめ知っておくと、議事録をとる際に役立つでしょう。

ferretの用語辞典をぜひ活用してください。

Webマーケティング用語辞典

ツールは使い慣れたものを使おう

パソコンやノートなど、議事録をとる方法はそれぞれです。どのツールが自分にとって合っているか判断し使いなれた物を活用するようにしましょう。会話文をすべて記録するタイプの議事録もあります。その場合は、ボイスレコーダーなどを用意しておくと良いでしょう。

事前調べは5W2Hで行おう

会議の前に事前にある程度調べておくと、会議が理解しやすく議事録作りにも活かされるでしょう。ただやみくもに用意するのは時間がかかるので「Why（なぜ）、What（何を）、When（いつ）、Who（誰が）、Where（どこで）、How（どうやって）、How much（いくら）」を念頭にいれ的確に事前準備をしてきましょう。

議事録のとり方とは？（書き方編）

基本的に会議の多くは何らかの議題を「決定するため」に行います。議事録は、それを記録する役割を担っているわけです。「決定事項がわかりやすい」「決定に至るまで、どのような経緯があったかわかりやすい」ことが大切です。そのため端的で分かりやすい文章を心掛けましょう。

あらかじめ決まっていることを書き出しておく

日時や場所、出席者、アジェンダなどは、あらかじめわかっている場合が多いでしょう。

会議が始まる前に最初に書き出しておくとスムーズです。

会話の流れと決定事項を書き出す

議事録において大切なのは、「決定した事項」を書き込んでおくことです。会議参加時から決定事項をわかりやすいようにメモしておき、その結論に至った経緯もかいつまんで記入しておきましょう。会議終了後に、決定事項とその経緯を整頓しておけば、より親切です。

さらに会議を受けて、誰が何をするのか（todo）も、記載していきましょう。

ただ会議が思うように進まず、何も決まらないこともあります。そのような時は臨機応変に対応することが大切です。

忘れずに記載したい項目

議事録は、記載する内容に意識がいきがちですが、会議に不参加だった人に対しても配慮する必要があります。作成日や議事録を担当した人物の名前、会議の目的、開催日時、出席者、配布資料の有無なども記載しておくと良いでしょう。

文章を書くときのポイント

「で、ある」調で、端的に記述しましょう。また代名詞（「これ、それ、あれ、どれ」など）は具体的な言葉にすることで、会議不参加の人も理解しやすくなります。ただ実際の会話を残したい場合はそのまま記すなど、企業の考え方に合わせて対応しましょう。

ツールを使って時間短縮しよう

基本的にはテキストが打てる（書ける）道具さえあれば議事録をとれますが、ツールを使うと画像や音声を一緒に保存できたり共有がしやすかったりと便利なことがたくさんあります。

議事録作成におすすめなツールを紹介します。機能がわからないと議事録作成時に焦ってしまうので、利用する場合は会議が始まる前に使い方を確認しておきましょう。

Evernoteを使って、クラウド管理

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Evernote

Evernoteなら、テキストだけではなく画像や音声も一つのノートにまとめられるため、後で見直す際に便利です。ホワイトボードのメモを写真に撮り保存もできます。。

議事録ツール「GIJI（ギジ）」で会議中に議事録作り

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GIJI

会議中に議事録が作れる「GIJI（ギジ）」は、オンラインで簡単に議事録が共同作成できるツールです。会議後、なるべく早く提出しなければならない議事録は、初めて議事録を担当する方にとってプレッシャーとなります。

しかしリアルタイムで可視化して作業できれば、誤解も生じにくく時間短縮になるのでおすすめです。無料プランもあるので、まずは試してみましょう。

まとめ

最初にフォーマットを決めて、それに従がった進めていくと作業時間の短縮につながります。議事録は鮮度が命です。本記事を参考にして、サクッと仕上げてスピーディに提出しましょう。

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