会議やミーティングでの話し合いは非常に重要ですが、人間の記憶力は非常に曖昧なもので、そうした曖昧さを補完するために議事録が存在します。議事録は備忘録になるだけではなく、意思決定を加速させるための重要なツールだと位置付けている人もいます。

しかし、議事録を効率よく作るためには要点をメモしたり、後から整理しなければならず、作成に慣れないうちは苦労するものです。

今回は、議事録作成を便利にするWebサービス5選と議事録作成時の注意点をまとめました。

効率よく、過不足なく議事録を作成するために、ぜひチェックしてみましょう。
  

そもそも「議事録」って?何のためにあるの?

meeting.jpeg
画像引用元:stock.io

議事録発行センターによれば、議事録とは会議や打ち合わせの内容、経過や結論などを記録し、それを伝えるための文書とされています。

会議の目的は様々ですが、基本的に会議は情報を共有化し、今後の方針や方向性を決めるために行います。 会議の時に議事録があれば、出席者が決定事項を確認することができるだけではなく、会議に参加していない人と情報を共有したり、時間の経過による記憶の劣化を防ぐこともできます。

議事録を作成すれば、「誰が何を発言したか」を明確にすることができるので、トラブルを防ぎ、決定事項が口約束になることを防ぐことができます。

しかし、議事録を取るのに集中し過ぎると会議への参加が部分的になってしまったり、議事録は作成者が完成するまで確認することができないなど、従来の議事録の作成方法ではいくつかデメリットとなる点もあります。

こうしたデメリットをカバーするために、これから紹介するような議事録のWebサービスを活用してみるのがオススメです。
  

大事なことに集中できる!議事録作成を便利にするWebサービス5選

1. SIGN(GIJI)

sign.png

SIGNは、リアルタイム議事録作成ツールです。2017年に事業譲渡されたため、2018年からは「GIJI」という名称になります。

SIGNはブラウザで完結しながらも、議事録の「管理」「作成」「共有」がスムーズに行えるように、議事録作成に特化した機能を有しています。特に注目したいのは、結論が出ていないアジェンダに対して注意喚起をしてくれるインターフェイスです。

また、作成した議事録は「回覧板」のように議事の内容を確認したという「しるし」を「SIGN」して残すことができます。ここに登録された議事録は、テキストファイルに合わせたフォーマットとして出力することも可能です。

参考:
SIGNとは?議事録作成に特化した効率的ビジネスツールを解説|ferret
  

2. Evernote

en.png

「すべてを記憶する」というキャッチコピーのように、Evernoteにはあらゆる情報を記憶するための様々な機能が備わっています。

タイピングが追い付かない時でも、Evernoteには録音機能が備わっており、無料のベーシックプランでも1ノートにつき25MBまでの長さの音声を録音することができます。

また、会議でホワイトボードが使用された時には、スマートフォンで撮影することもできます。Evernoteでは撮影した画像内の文字も検索することができるので、後から思い出して検索する場合にも大変便利です。

evernote.png

Evernoteを使っていない関係者にも、議事録が記されたノートを共有URLを使ってシェアすることができます。1つのノートを全員で共有することができるので、常に最新版を確認することができます。

さらに、Evernoteのデスクトップ版にはプレゼンテーションモードも備わっており、ノートをワンクリックで大画面に投影することができます。議事録の内容をリアルタイムで編集しながら大画面で投影したり、発表がある場合には編集したノートをそのままプレゼン資料として活用することもできます。

参考:
今さら聞けない!Evernoteの基本機能とオススメしたい5つの活用術|ferret
業務効率化が加速!ビジネスの質を変えるEvernoteの便利機能30選|ferret
  

3. Dropbox Paper

db1.png

Dropbox Paperには「スマート議事録」と呼ばれる機能があり、簡単に議事録を作成して参加者全員と共有することができます。

スマート議事録の利用は簡単です。Dropbox Paperにログインして「議事録を作成」をクリックします。リンクが現れない場合は、「Googleに接続」「Office 365に接続」のリンクがあるので、どちらかを選択してサービスに接続します。

db2.png

続けてフォーマットを埋めていくだけで完成します。右上の「招待する」ボタンを押せば、Dropboxユーザー同士で共同編集することもできます。

db3.png

また、Dropboxにも「プレゼンモード」が用意されていたり、文字数カウント印刷モード、Microsoft Wordやマークダウン形式でのダウンロードといった各種便利機能も用意されています。こうした機能がOSにかかわらず、ブラウザだけで利用できるのは、非常に便利です。

参考:
Dropbox Paperを使いこなそう!作業効率アップが期待できる便利機能5選|ferret
  

4. Solid

solid2.png

Solidは、議事録作成に特化したWebサービスです。Solidも2018年1月には「Jam」と呼ばれるサービスに移行します。

solid3.png

Solidでは、GoogleカレンダーやOffice 365のカレンダーと連携しながら議事録を作成することができます。各アクションに対してリマインドを設定したり、SlackやEvernote、Google DriveやDropboxなどの各種Webサービスとも連携をしています。
  

5. minutes.io

mnts.png

minutes.ioは、会議やミーティングでの議事録作成を効率的に行うことができるWebサービスです。要点を箇条書きしたり、ToDoを並べたり、決定事項などにわけながら記録することができます。

議事録を作成する際に、WindowsならCtrlキー(Macは⌘キー)を押しながら矢印キーを押すと、入力カーソルを移動することができて便利です。
  

議事録作成時の注意点

mt.jpeg
画像引用元:stock.io

1. 日付・目的や出席者などを冒頭に忘れずに記載する

議事録を作成する際に、目的・日時・場所・出席者・欠席者・書記・配布資料の有無などを忘れずに記載しましょう。

議事録といえば、誰が何を発言したかという発言録ばかりに注意がいってしまいがちですが、こうした基本情報がないと参加していない人が会議の概要を理解することができなくなってしまいます。

社内のメンバーであれば、自分が説明する時間がなかなか取れなくとも、何がどのようになっているのか、基本情報を見ただけでもおおよそ見当がつきます。また、新しい担当者に引き継いだ時にも、基本情報が記載された議事録があれば、大まかにどのような内容なのかがわかります
  

2. 「誰が」「何を」「どのように」を簡潔にまとめる

「誰が」「何を」「どのように」議論したのかがわかれば、後で議事録を見返した時にどのような背景で意思決定が行われたか、だいたいの見当が付きます。

議論の内容がわかれば、過去の議論をリセットしたり、せっかく思い浮かんだアイデアが「すでに議論されていた内容かもしれない」と思い込んで発言をためらってしまうといった機会損失をなくすことができます。また、誰が「言った」「言わない」といったトラブルを防止することもでき、議論の過程を追いかけることもできます。
  

3. 誤字・脱字は入念にチェック

せっかく議事録に情熱を注いでも、誤字や脱字が目立つと「仕事ができない」と見なされてしまうことがあります。

誤字や脱字があるかどうかをチェックするのは、特別な能力ではなく「努力」で行うことができるものです。「読み返す」「修正する」「紙に印刷して読み返す」といったように、何度も確認したり、誰かに確認してもらって確認しましょう。

特に、多少の日本語の間違いはともかく、「数字の間違い」「人名の間違い」「意味が取り違われる間違い」に関しては、間違えると致命的になるため、議事録のWebサービスを使っている場合であっても特に注意しましょう。

参考:
これでもう大丈夫!上司も納得する議事録の書き方を徹底解説|ferret
  

まとめ

議事録をWordなどのインストールされたソフトウェアで作成すると、データが消去されてしまうことがありますが、今回紹介したWebサービスを使うことで、バックアップにもなり、オンラインで簡単に共有できるなど、様々なメリットがあります。

しかし、議事録をどのような形で作成するにしても、注意すべき事項は存在します。議事録を作成した後は、抜けがないか、間違いはないかを再度チェックしておきましょう