ビジネスチャットだけでは限界かも……。会社の“成長期”に改めて考えたい情報共有の仕組み

ビジネスチャットツールの急速な普及は、ビジネスにおけるコミュニケーションの「質・量」を大きく変えています。数年前までは社外はもちろん社内のやりとりもメールで行うことが当たり前でしたが、現在では社外の取引先とのコミュニケーションでもメールを使う機会は大幅に減少しています。

チャット機能やファイル共有だけでなく、リマインダーやタスク管理機能まで備えたツールもあるため、スタートアップ等コンパクトでスピード感が求められる組織では、ビジネスチャットツール上でほとんどの業務が完結するという組織も増えています。

しかし、ビジネスチャットツールはあくまでもコミュニケーションに主軸を置いたツール。チャンネル機能等である程度整理できるとはいえ、組織が成長してくるにつれて情報共有が煩雑になったり、スケジュール調整や会議室予約等との連携がスムーズにいかなくなったりと不具合も生じてきます。

そんな時に検討したいのは「グループウェア」。チャット機能等一部の機能が重複していることもあり、一見似ているようにも思えますが、ビジネスチャットツールが組織内のコミュニケーションの活性化を主眼にしているのに対し、グループウェアは組織内の情報共有を徹底するためのツール。100人規模を超える組織になってくると、多くはこの両方を導入し、用途に合わせて使い分けることでパフォーマンスにつなげています。

ただ、グループウェアを導入すればすぐに問題が解決するかというとそうでもなく、せっかく導入してもコストだけかかって誰も使わない、ということも多いツールです。そろそろビジネスチャットだけでは限界を感じ始めている組織や、グループウェアを導入してはいるもののいまいち活用が進んでいないという場合に参考になる、失敗しないグループウェアの導入のポイントについてご紹介します。

導入のポイント①：本当に自社に必要か、使いながら検証できること

業務上不可欠なコミュニケーションにシンプルに特化したビジネスチャットツールに比べ、様々な機能を包含したグループウェアは社内の浸透に一定の時間がかかります。導入したはいいものの、チームの中に使う人と使わない人がいる状態では伝達漏れが生じるだけで効率はむしろ低下してしまいます。

グループウェアといっても様々なサービスが存在するため、自社のワークスタイルにフィットしない可能性もあります。しかし、導入前にそれを判断することは難しく、業務で使う中で分かってくるものが大半。そこで、いきなり全社導入するのではなく、まずは少額でスモールスタートさせ、使いながら可否を見極められるサービスを選ぶのが確実です。

たとえば無料・ユーザ数無制限からスタートできる人気のグループウェア「GroupSession」の場合、主な機能だけでも23あります。スケジュールの使い勝手が自社のワークスタイルに合っているかや、稟議機能が自社のフローに合わせられるかも無料で使いながら検証することが可能です。

導入のポイント②：組織の成長に合わせて、スムーズな拡張ができること

スモールスタートで使い始めたグループウェアがうまく社内に浸透し、ビジネスのグロースに合わせてさらにデータ容量を拡張したり、セキュリティ面の更新性を担保する必要が生まれてきた時、拡張性がなければ別のサービスを導入し直す必要があります。全社員が共通して使用するプラットフォームなので、切り替えコスト以上に気になるのが全社員が操作を覚えなおす学習コスト。

また、サービス自体は同じでもアップグレードするとインターフェースが大きく変わってしまうサービスであれば、やはり慣れるまでの学習コストが発生します。スモールスタートで始めたまま、組織の成長に合わせてスムーズに拡張できるのも、サービス選定の大事なポイントになります。

導入のポイント③：コストパフォーマンスが高いこと

一度導入したら継続的にコストが発生するグループウェアは、コストパフォーマンスも気になるところ。一般的には数十人～数百人規模の場合は利用人数に応じて課金されることの多いクラウド型の方がコストは抑えられ、数千人規模を超えると自社サーバ上で運用するオンプレミス型の方が長期的にはコストが抑えられる傾向にあり、自社に最適な機能とコストを柔軟に選べるサービスかどうかの見極めが重要です。

前述した無料から開始できるグループウェア「GroupSession」の場合、月額300円（ユーザーあたり）で使えるクラウド型や、1,000人規模の場合年額で約1,200円（ユーザーあたり／3年間使用の平均額）で使える大企業向けのオンプレミス型サービス「GroupSession ZION」など、組織の成長に合わせて最適なコストパフォーマンスのプランの選択が可能になっています。

無償版でもユーザー数無制限で始められるグループウェア

これからグループウェア導入を検討したい、あるいは現状のグループウェアではコストパフォーマンスが合わないという場合には、上記の3つのポイントを満たすサービスから検討することが確実。たとえば日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、まさにそれらの条件を全て満たすグループウェアです。

まずポイント①「導入前に使いながら検証できること」に関しては、GroupSessionは無償版でもグループウェアの基本的な機能である「スケジュール」「掲示板」「施設予約」「ファイル共有」「稟議」「日報」等基本的なものは全て使える上に、利用ユーザー数の制限もないので充分な検証が可能です。

また、モバイルでも使いたい場合や、サポートを受けたい場合もきめ細やかなオプションが整備されており、ポイント②の「拡張性」も満たしています。モバイルのオプションでは、外出先からスマホでスケジュール確認や、WEBメール・ ショートメールの送信、掲示板やアドレス帳の閲覧などができて、10人までの利用であれば14,800円／年額です。

自社サーバの管理やバージョンアップ作業を省力化したいという場合には、無償版と変わらないインターフェースでクラウド型にスムーズに移行できる「GroupSession byCloud」もあります。GroupSession byCloudは、ユーザ当たり300円／月額から利用でき、オプションサービスであるモバイル利用やサポート、またユーザあたり2GBのストレージも込みになっており、ポイント③「コストパフォーマンス」も充分満たしています。

無償版でもほぼ全ての機能を利用でき、組織の成長に合わせてクラウド型や大企業向けのオンプレミス型サービスに柔軟に拡張できる「GroupSession」は、グループウェアを検討する際は最初に検討したいサービスです。