その引継ぎ業務って本当に必要？「見えないコスト」を根元からカットする方法

今年も、人事異動の季節がやってきました。異動するメンバーの引継ぎタスクのリストを作成していたり、新たなメンバーのために業務マニュアルを作成中の読者も多いことでしょう。

しかし、その手を少し止めて考えてみてほしいことがあります。それは「その作業は、本当に必要なのか？」ということです。引継ぎ資料の作成は、抜け漏れなどの事故を防ぐための作業ですが、新しい収益を生み出すことにはつながりません。

ワークスタイルやリソースの調達方法の多様化や業務の自動化など、仕事の進め方に構造的な変化が訪れている今、これまで「当たり前」だと思って行ってきた作業は一つひとつを見直していくべきタイミングにきています。

もし、既にやらなくてもよい作業に対して時間を費やしているのであれば、それは「見えないコスト」といえます。見えないコストとはいえ、コストであることには変わらず、またそれは継続的に発生し続けていくものなので、「今」見直す必要があるのです。

今回は、代表的な3つの「見えないコスト」についてご紹介します。今の作業の手を進める前に、一度チームメンバーやマネジメント層と話し合ってみてはいかがでしょうか。

「引継ぎ」は削減できるコストである

引き継いでもらう相手への配慮から、引継ぎ資料は往々にして分厚くなりがちですが、これまでを振り返ってみた時に、一度参照したらあとはほとんど見ないということも多かったのでは。抜け漏れなく情報を整理することは必要ですが、過剰に作りこんでいないかは注意すべきです。

また、そもそもそのタスクが不要な場合もあります。あまり成長が期待できない施策であったり、やっている目的がチームのビジョンとズレてきているタスクについては、この機会に断捨離してみましょう。

最近では、アウトソースに切り替えるという選択肢も有効でしょう。原稿制作はもちろん、データ整理・分析やメルマガ入稿など、ほとんどの作業はアウトソースが可能です。本当に社員がやるべき仕事かどうかを見極め、外部に委託できるものはどんどん切り出してしまうというのも有効な手段です。

外注先の社員が辞める時に引継ぎ作業は発生しないように、一度アウトソースに切り替えればそれ以降は受託先の企業がメンバーの調整から業務指示まで行ってくれるので、引継ぎ作業自体がなくなります。

「教育マニュアルづくり」も削減できるコストである

マーケターの業務はGAなどのアクセス解析ツールを始め、メール配信ツールやSNS配信ツールなど、いくつものツールを使いこなす必要があります。担当者が離れてしまう場合はマニュアルとして操作手順をまとめる必要がありますし、自分が教えられる場合は一緒に操作しながら徐々に教育していくことも可能です。

また、「ツールを使いこなせる人材をアウトソースする」という選択肢もあります。多くの場合、教育コストが削減できるだけでなく、習熟した人材から新たな使い方やコツを教えてもらえることもあるので、積極的に活用を検討すべき方法です。

たとえば「Lancers Outsourcing」であれば、専任のディレクターが一人ついてタスクごとに最適な人材をアサインしてくれるので、外部に切り出したい案件をまとめて依頼すればあとはディレクターが教育や引き継ぎは行ってくれます。

「採用」も削減できるコストである

一人の人材を採用するには人材エージェントや派遣会社へのフィーなど、「採用コスト」が発生します。人材エージェントであれば年収の20～30%が相場といわれており、100万円単位の予算が必要です。

また、採用コストだけでなく、選考や現場の社員による面接、また採用開始から入社までのタイムラグなどの「時間コスト」も見逃せないポイントです。社員として採用する場合は複数の候補者から慎重に選抜する必要があるため、募集をかけてから少なくとも3カ月はかかります。

アウトソースを使えば、こうした採用コスト・時間コストという概念そのものが無くなります。前出の「Lancers Outsourcing」であれば、元々ある豊富な人材ソースの中から、自社の状況を深く理解した専属のディレクターが手際よく人材をアサインし、募集要項を準備している間に稼働を開始できます。

「リモートワーク元年」の今年こそ、クラウド社員を検討しよう

「動画元年」や「チャットボット元年」など、マーケティング業界では様々な「元年」が飛び交っていますが、ただひとつ確実なのは、2020年が「リモートワーク元年」であるということです。ビジネスチャットやWeb会議ツールでプロジェクトを進めていくのが当たり前になれば、同僚も外部スタッフも等しく「クラウド社員」となります。

同じリモートであれば、引継ぎや採用・教育などの「見えないコスト」をまるごとカットできる「Lancers Outsourcing」と比較検討しながら、これからの新しいワークスタイルに最も最適な方法を考えてみるべきでしょう。

費用は業務内容によって都度見積りとなりますが、だいたい社員一人分の人件費（＝30-40万円／月額）から委託が可能です。専属のディレクターが窓口となり、スタッフのアサインや教育、引き継ぎまでを一括で行ってくれます。さらに、支払いもランサーズに一本化できるため、ライターなどフリーランスに依頼しづらかったという企業の方も依頼することが可能です。

「リモートワーク元年」の今年こそ、クラウド社員の活用によって働き方を一歩前に進めてみてはいかがでしょうか。

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