BI(ビジネス・インテリジェンス)ツールは、社内にあるさまざまなデータを統合し、迅速な意思決定に役立たせることが可能です。ガートナー ジャパン株式会社が2019年5月に発表したビジネスワーカー向けのアンケート調査では、対象者の74%が自社でBIツールを利用していると回答しました。しかし、41%の人が自身でBIツール利用しておらず、企業内の個人には、BIツールの利用がまだ十分に浸透していません。

参考:ガートナー、企業におけるBIツールの導入状況に関する調査結果を発表

まだBIツールを使っていない人のなかには、どのように業務に役立つのかわからず、Excelで対応している人も多いでしょう。そこで今回は、業務効率化に役立つBIツールを知るきっかけになるよう「BIツールにできてExcelにできないこと」をテーマに解説します。

BIツールにできてExcelにできないこと

BIツールなら簡単に作業ができ、Excelには難しいことをピックアップ。Excelでは、絶対に不可能というわけではないことも含めていますが、どう考えてもBIツールの方が現実的というものを取り上げています。

大量のデータを高速に処理できる

Excelはワークシートにデータを入力する仕組みです。そのため、ワークシートに入力できるセルの数が入力できるデータの限界になります。それに対して、BIツールはワークシートのような制限がなく利用可能です。

また、Excelは一定のデータ量を超えてしまうと動作が遅くなってしまいます。何度もデータの上書きを重ねているファイルを開く場合に時間がかかるなどの問題も生じてしまうのです。思うように作業ができないファイルでは、作業効率を考えても実用的ではありません。何より画面が固まってしまい強制終了をするしかない状態に何度も陥ると、データが損失してしまう可能性もあるでしょう。

こういった点から大量のデータ処理にはExcelでは厳しいため、制限がないBIツールが使いやすいのです。BIツールは、データベースを使い、もともと大量データを処理するように設計されているので安心して利用できます。

参考:BIツールとExcelの違いとは?それぞれの使い分

さまざまなツールのデータを利用できる

BIツールは、さまざまなデータソースを集約し、それらを統合することができます。Excelのデータでも、テキストでも、SQLのデータでも構いません。ExcelではCSVなど対応できるデータ形式は限られるため、この部分は最も大きな違いと言えるでしょう。データソースの種類に左右されないことで、分析から得られる結果も豊富になるため、さまざまな成果が期待できます。

データをスムーズに共有できる

データの共有はBIツールを利用する大きな利点の一つです。Excelの場合、共有フォルダにアップしてアクセスしてもらうか、ファイルを見せたい相手にメール送信するなどの方法が必要になります。BIツールの場合は、相手に権限があれば簡単に情報共有ができるのです。

権限設定がBIツールの共有機能に大きく貢献していることも見逃せません。Excelファイルには、パスワードを設定することはできますが、データアクセスの権限設定はできません。ファイルをどこかのドライブに格納し、そこにアクセス権限をつけることはできますが手間がかかります。BIツールの場合、ユーザーによって異なる権限設定が自由に設定できるので便利です。

共有したデータの扱いにおいても、BIツールであればリアルタイムに双方がデータ変更をすることも可能ですが、Excelでは誰かがファイルを編集している間は読み取り専用でしか開けません。自由度の高いデータの共有利用はBIツールならではと言えます。

レポート作成が簡単にできる

Excelの場合は、レポート作成は都度大変な作業です。使用するデータを他システムからエクスポートしたり、手入力をするなどで整理します。関数を使ったり表やグラフを作るにも手間がかかるでしょう。マクロやピボットテーブルなど、知識のある人なら色々な機能を駆使しますが、エラーが発生することもありますし、作成にはそれなりに時間が必要です。そして、後でデータを修正するのもリレーションを見直したりと一手間です。

これに対し、BIツールは、多次元分析など様々な分析機能を手軽に使え、レポートの作成にも時間がかかる設定は必要ありません。レポートのデザインを自分で考えずに済みます。また、レポートの内容を読み手がさらに詳しく見ることが可能です。Excelでは、提出されたレポート以上のことはその場ではわからず、再度詳細なレポートを作成する必要があります。BIツールのレポートは、意思決定に十分な情報を得られるように用意できるのです。

参考:レポート作成に最適なツールは?ExcelとBIダッシュボードを比較!

レポートをリアルタイムで更新できる

BIツールはデータベースに登録している情報が更新されるとレポート内容も最新の状態に更新します。常に最新の分析結果を確認して意思決定ができるのは大きなメリットです。それに対し、Excelは、データの更新は自動ではありません。データの更新が発生する度に手間が生じてしまいます。

インターネット環境さえあれば、最新データがレポートにまで反映しているBIツールの効率の良さはスピードを必要とするビジネスにおいて有効と言えるでしょう。

参考:【おすすめBIツール9選】BIツールとそのメリットとは?