無駄を省いてビジネスを加速させる！ビジネスチャットの導入メリットを解説

ビジネスメールは時間がかかる！

ビジネス上でのコミュニケーション手段としてはメールを利用するのが一般的ですが、「メール処理にはかなりの時間を割かれる」というのは、ビジネスマンであれば実感するところではないでしょうか。

一般社団法人日本ビジネスメール協会が、全国のビジネスマン約1,400名を対象に実施した「ビジネスメール実態調査2015（平成27年）」では、ビジネスメールの現状が浮き彫りとなっています。

1日あたりのメール処理にかかる時間は「平均2時間」が多数

1日に送信するメールは「1~4通」が約27％、「5~9通」が約26％、「10～14通」が約21％と、8割以上が15通以下と回答しています。
メール1通を作成するのにかける時間は「5分」が約35％、「10分」が約27％と、5~10分ほどかける層が半数以上を占めています。（※）

仮に一日10通を送り、1通あたりに5～10分かけているとしたら、メール作成だけで1時間近く取られていることになります。

一方、1日で受信するメール総数は15通以下が約半数を占めているものの、1日に10回以上メールを確認すると回答した方が約40％に上っており、1回の確認で5分程度かけているとすると、受信メールの確認にも1時間近く時間を消費していることになり、メール関連の作業だけで1日に2時間近くを費やすビジネスマンが多数存在していると推測できます。

「リアルタイム性は無い」ことが前提となっているため、スピードは期待できない

また、メールを受信したら、できるだけ早く返信するに越したことはありませんが、メールの場合はリアルタイムでのコミュニケーションを取ることは前提としていません。
同調査でも、「24時間以内に返信が貰えれば良い（返信すれば良い）」と考えている層がほとんどを占めています。

仮に1回1回の送受信に1日かかってしまうと、商談やプロジェクトのスピードが鈍化してしまいます。
迅速な対応が求められる現場ほど、メールでのコミュニケーションに煩わしさを感じている方は多いのではないでしょうか。

このようなメールにまつわる作業負担を軽減させることのできるツールとして注目されているのが「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、その名の通りビジネス用途に特化したチャットツールを指します。
LINEやSkypeなど、何かしらのチャットツールを利用したことがある方であれば、チャットならではのスピーディーなコミュニケーションの快適さはご存知かと思います。

メールにまつわるあらゆる手間を大幅に削減できる

・リアルタイムなコミュニケーションが前提になるためやり取りがスピーディーに
・余計な定型文は不要、要件だけを簡潔に伝えることが可能

チャットの場合は「リアルタイムでスピーディーなコミュニケーションが可能である」ことが前提となります。
ですので、メールのような挨拶文・定型文は省力しても問題ないため文章作成時間を大幅に削減できます。

一般的なチャットやSNSではなく、ビジネスチャットを導入するメリットは？

・誤爆による情報漏えいのリスクを軽減できる
・プライベートと明確に区別できる

スピードを重視するやり取りが必要になった場合は、SkypeやFacebook Messenger、LINE等を利用されている方も多いかしれません。

ただ、それらはあくまで個人向けに作られているため、ビジネスに利用するには不安な面（投稿先を誤り、情報漏えいに繋がる危険性がある等）があります。
プライベートとの区別もつきにくくなってしまうため、ビジネスには利用したくないという方も少なくないでしょう。

その点、ビジネスチャットであれば情報漏えいに繋がるような誤った投稿が起こる確率は限りなく低く、プライベートとは明確に区別できるため、上司、部下共に安心して利用できます。

ビジネスチャットだけじゃない！社内コミュニケーションを活性化させる「WowTalk」

【WowTalk】社内SNS_ビジネスチャットでコミュニケーション活性化.png
キングソフト株式会社が提供する「WowTalk」は、シンプルでわかりやすいデザインが特徴のビジネスチャットツールです。

ビジネスチャットとして扱いやすいだけでなく、チャット以外の機能も豊富なため、ビジネスチャットツールの枠に収まらない「社内コミュニケーション」のツールとして、亀田製菓やピーチ・ジョン、ポーラをはじめ多くの企業で導入されています。

「WowTalk」の特徴

1.チャットだけではなく、ビジネスを円滑に進めるための機能が充実
2.社内SNSとしても機能
3.スマホ・PC双方で快適に利用可能
4.安価に導入が可能
5.セキュリティ機能も充実

1.チャットだけではなく、ビジネスを円滑に進めるための機能が充実

WowTalkは単純にチャットツールとしても利用できますが、社内での情報共有や社員リストの管理、WowTalk利用者同士での通話（無料）など、ビジネス上で発生するコミュニケーションを円滑に進めるためのプラットフォームとしても利用可能です。

2.社内SNSとしても機能

情報共有機能は公開範囲を自由に設定可能で、他社員の投稿に対して「いいね」やコメントをつけることもできるうえ、社内連絡や情報収集にも活用できるため、社内コミュニケーションを活性化させる社内SNSとしても機能させることができます。

3.スマホ・PCで利用可能

「WowTalk」はスマホアプリも完備しているため、PC・スマホ双方で快適に利用できます。
外出先でもチャット内容や共有された情報が確認できるため、よりスピーディーなコミュニケーションが可能です。

4.安価に導入が可能

１アカウントにつき、月額300円（税抜）での導入が可能です。
従量課金やプレミアムプランなども無いため、全ての機能を300円で利用できます。

※最低利用ユーザー数は30名となっています。

5.セキュリティ機能も充実

一般的なビジネスチャットの場合、IPアドレス制限・端末制限・ユーザーのログ監視などの機能は、有料オプションかそもそも搭載されていないケースがほとんどです。
「WowTalk」の場合は標準搭載されており、利用時の追加料金も発生しません。

「WowTalk」導入事例

通常のSNSでは実現できなかったコミュニケーションが可能に（グローバルアドバンスドコミュニケーションズ合同会社）

イーモバイル及びモバイル関連機器のレンタル・販売事業を展開するグローバルアドバンスドコミュニケーションズ合同会社は、シフト制で勤務するパートやアルバイトの方たちと情報共有できる場がないことに課題を感じていました。
他のグループウェアではパソコンでの利用がメインのため、パートやアルバイトの方々に浸透せず、一般のSNSでは公私混同を避けたいという声が上がり、導入に踏み切れなかったようです。

様々なツールを選定した結果、「WowTalk」であれば公私混同は避けられるうえ、情報共有もスムーズに行うことが可能で、社員リストも管理できるため退職者が出た時でもスムーズに対応できるためセキュリティ面も安心できるといことで、導入を決定されました。

導入後は電車遅刻などの社外からの連絡がスムーズに行なわれるようになり、自発的に情報共有を行う社員も増え、テキストだけでなく音声や画像での情報共有も活発に行われているようです。

お客様情報を頻繁に交換するドライバーも安心して利用できるセキュリティの高さ（佐川急便）

物流事業を展開する佐川急便株式会社は、ドライバー同士の連絡手段として以前は無線機を使用したグループ会話を行っていましたが、携帯電話に切り替えたところ、グループ会話機能が利用できなくなり、１対１のやり取りのみになってしまいました。

グループチャットが可能な個人向けチャットツールの導入も考えたものの、お客様情報を交換する頻度が多いため、情報漏えいのリスクを考えるとなかなか踏みきれなかったようです。
そこでグループ間でスムーズにコミュニケーションが取れて、セキュリティ面でも信頼でき、また価格的なバランスも良い「WowTalk」の導入に踏み切りました。
導入後はスピーディーなやり取りが可能となり、機会損失も減少しました。
一部のドライバーで試験的に導入していましたが、今後は全ドライバー５万人規模での導入を検討しているほどメリットを感じられているようです。