マーケターのための使えるITソリューション見本市「マケスト」。
今回その中からご紹介するのは、役所への申請などの業務をオンライン上で行い業務時間を大幅に削減できる「SmartHR」です。

【ここがポイント】
ポイント1:直接、従業員から情報収集自動で社保・雇保の書類が作成
ポイント2:常に最新の状態に自動更新される社員名簿
ポイント3:年末調整や雇用契約給与明細もペーパーレスで

SmartHRとは?

労務管理に時間がかかりすぎる、作業にムダが多い……。そんな悩みをクラウド人事労務ソフトが解決します!

企業にとって欠かせない業務が、人事労務管理です。従業員の情報管理はもちろん、新入社員や退社する人のための各種手続き、年末調整など、人事労務の仕事は多岐にわたります。

これらの業務は、企業は必ず行わなければいけません。しかし、いまだに従業員の情報や申請に関する書類を紙で行っている企業も多く存在します。

・従業員の情報管理や、各種手続きを紙で行っている
・社員やアルバイト等の入退者が多く、日常的に大量の労務作業が発生する
・給与明細を紙で配布していて時間とコストがかかる

このように人事労務に携わる人は、書類や手書きなどのアナログな業務に膨大な時間を割かれており、「新しい人事制度の設計」「労働問題の解決」といった本来の業務まで手が回っていないという声もよく聞かれます。

行政では電子申請(e-Gov)の窓口もありますが、使用には書類と同じくらいの難易度で、あまり利用されていないのが実情です。

人事労務の作業を軽減して生産性向上、経費削減

人事労務の業務は、一般の従業員にとっては年に数回書類を記入する程度ですが、それらを管理し各種申請を行う人事労務担当者の業務は、かなりの量になります。企業にとっては重要な業務ですが、売上に直結するものではないため、そこに投資をして効率化をしようという企業は少ないようです。

人事労務担当者は膨大な仕事量のため、繁忙期は残業が増えたり、土日出社を余儀なくされることも。従業員数が少ない企業では、経営者自らが人事労務業務を行っている場合もあるなど、この分野はまだまだスマート化されていないのが実情です。

そんな人事労務の業務を簡易化し、該当担当者の業務時間の短縮や従業員の生産性向上、経費の削減を行いたい。そんな想いから生まれたのがクラウド人事労務ソフト「SmartHR」(スマートエイチアール)なのです。

動画でわかるSmartHR

毎月1,000社以上が導入! 人事労務業務をもっと簡単に、もっと便利にする「SmartHR」

「SmartHR」は、人事労務に特化したクラウドサービスを提供。これまで紙ベースで行っていた従業員情報の管理や各種手続きを、クラウド上で一元管理・申請することで、常に最新の状態を保つことが可能。また、支店などが多い企業でも、書類の郵送などのコストや時間を削減することが可能になります。

もちろん「SmartHR」は総務省の電子申請システム「e-Gov」と連携しているため、役所への申請も1クリックで行えます。

従業員情報はCSVで出力できるので、他の勤怠管理システムや会計システムなど連携も簡単。さらにAPI連携が可能なため、自社システムのと繋ぎ込みや、会計システムの『MFクラウド給与』や勤怠管理システムの『AKASHI』などの他社サービスとの連携も簡単に行うことが可能です。

サービス開始から約2年で1万社以上が利用し、継続利用率は99.7%。一度使ったら手放せない。「SmartHR」は人事労務業務の新しいスタンダードなシステムなのです。

SmartHRを利用した労務手続きの例

1.従業員情報を新入社員が直接入力
人事労務担当者は、内定者や新入社員に招待メールを送信し、「SmartHR」に個人情報を入力してもらいます。

2.管理画面で情報の確認・入力
人事労務担当者は管理画面から入力された従業員情報を閲覧し、間違いがないかどうかや給与情報などを記入。

3.必要な書類の作成・申請
収集した情報を元に雇用保険・社会保険の書類を自動作成。そのまま電子申請が可能です。

書類作成・申請

労務手続だけじゃない! SmartHR イチオシ機能

1.ペーパーレス年末調整
SmartHRの年末調整はスマホやPCで「はい」や「いいえ」などの質問に答えていくだけで完了します。もちろんペーパーレスなので、用紙の配布や回収も必要ありません。管理者も従業員もペーパーレスで簡単に年末調整を行うことができます。

ペーパーレス

2.手続きと連動して自動更新される社員名簿
新入社員が入力した情報は自動で社員名簿に掲載。住所変更や扶養家族の増減、氏名変更など手続きなどが行われたら自動で社員名簿が更新されます。

自動更新

3.強固なセキュリティ機能
1企業1データベース操作ログの記録による人為的流出の抑止や、IPアドレス制限、2段階認証など多彩なセキュリティ機能を搭載しており、安全性を高めています。マイナンバーなどの機密性の高い情報は暗号化して保存。仮に流出しても第三者が読み解くことはできません。

セキュリティ

小規模なベンチャーから1万人規模の飲食業や小売業をはじめ幅広い業種で導入

「SmartHR」は2名〜1万名を超える幅広い企業規模、業種の企業に利用されています。

特に、多店舗展開してる企業でその利便性が発揮されており、従来ならば郵送やFAXなど紙でのやりとりが発生したり、一元管理が難しかった従業員情報を「SmartHR」で集約して管理できることにより、人事労務に関する時間の大幅短縮や、学習コスト削減などにつながっています。

SmartHR導入事例

SmartHR導入後、労務に割く時間が1/3に。コスト削減効果は年間数百万円

「サポートとヘルプが充実していて安心」「他のクラウドシステムとの連携にも魅力」

マテリアルグループ株式会社

月間40時間の工数削減に成功、4社200名超の飲食グループを一元管理

「非効率だった人事情報の管理を「SmartHR」により一元管理。導入後は月間40時間の工数削減を達成できました。」

株式会社AMT(レストラングループ「ドンピエールグループ」を運営)

SmartHRは直感的に使えるデザインで、マニュアルいらず。導入後、入社手続きにかかる時間が1/3に

「事業拡大に伴い、毎月増え続ける社員の入社対応を効率化するために導入。それまで多かった記入ミスが減り、従来の1/3程度の工数削減が行えました。」

株式会社アクトコール

SmartHR担当者からのメッセージ

SmartHR担当者

広報担当:渡邊様 マーケティング担当:荒木様

社会保障制度は素晴らしい制度ですが、その手続きの煩雑さ、わかりづらさは否めません。私たちはこのアナログな領域を、テクノロジーと創意工夫でもっとシンプルかつ便利に変えていきたいと思っています。

労働人口の減少や働き方改革が叫ばれる中、企業の人事労務担当者は採用関連や制度づくりが急務になっていますが、従業員の労務管理や手続きに追われ、現場の課題解決という価値のある業務に時間を割くことが困難になっています。

役所への往復、窓口での待ち時間、労務知識を身につけるための勉強、郵送・印鑑・書類を用意する金銭コスト。そのような課題を「SmartHR」は解消します。

2018年初夏からは、お客様からの要望が多かったオンライン雇用契約機能を2018年初夏に公開する予定です。「SmartHR」の活用によって、人事労務担当者がより価値のある業務に集中し、企業の生産性向上に貢献していきたいと考えています。

マケスト編集部より一言コメント

企業の一従業員という立場では、労務関連の作業というのは年に数回書類を書くのみ。しかし、労務担当者はアルバイトや正社員などの全従業員の社会保険や雇用保険、年末調整などの書類作成や雇用契約書の作成、データの管理などを行っています。あまり普段は意識することはありませんが、考えれば膨大な仕事量だということに気づきました。

実は我々マケスト編集部のある会社も、「SmartHR」(スマートエイチアール)を導入しています。年末調整時に使用することがありますが、画面の指示に従って必要事項を入力するだけなので、とても簡単です。

この使い勝手の良さは、労務担当ならばさらに実感できていることでしょう。労務に関する面倒な作業を、シンプルに簡単にしてくれる「SmartHR」(スマートエイチアール)は、従業員の多い企業ほどスケールメリットが感じられるはずです。

続きは、