マーケターのための使えるITソリューション見本市「マケスト」。
今回その中からご紹介するのは、経費入力の自動化で経費精算にかかっていた工数を大幅に削減できる「MFクラウド経費」です。

【ここがポイント】
ポイント1:経費入力から承認までの工程を短縮
ポイント2:ペーパーレス化への第一歩電子帳簿保存法に対応
ポイント3:スマートフォンで経費計上&承認ができる

MFクラウド経費とは?

経費申請や領収書チェックなど、経費精算の煩わしさをクラウドサービスで一挙に解決!

日々の業務で発生する経費。従業員にしてみれば、日々の業務に追われついつい後回しになってしまいます。月末に大量の領収書やレシートをまとめ、手書きで伝票を書いたり、社内の経費精算システムに手入力したりするのが、正直めんどくさいと思っている方も多いのではないでしょうか。

一方、経理担当から見れば、従業員から上がってきた経費精算の内容を逐一チェックし、領収書の添付忘れや記入漏れなどを発見し差し戻すという作業が発生します。

・経費の申請作業が非効率的でついつい後回しにしてしまう
・経費精算の内容をチェックし差し戻しが発生するとさらに精算が遅れる
・経費承認をもらわなければならない上長がつかまらない

など、これまでの経費精算システムではムダが多く、効率的とは言えない状態です。特に経理部門の方は、月初に多くの時間を経費精算に割かれるいう悩みを抱えていることでしょう。

そのような経費精算の現状を大幅に改善するのに役立つのが、「クラウド経費精算システム」です。

自動化とモバイルアプリで経費精算の煩わしさを改善する「MFクラウド経費」

経費精算の煩わしさのポイントは「経費入力」と「内容チェック」です。「MFクラウド経費」はこの2つの点を解消するシステムです。

経費精算の際に発生する手入力を極力排除。レシートや領収書はOCR機能でデジタル化が可能。また、個人のクレジットカードや電子マネー、ETCカードなどと連携させることで、日付や金額、乗降履歴等の経費精算に必要なデータを自動で取得できます。

スマートフォンアプリから承認作業を行うことができるので、移動時間などのちょっとした空き時間に作業が可能。経費精算の承認をするために、会社に戻る必要がなくなります。

経理担当者にとっても、手入力がなくなることは大きなメリットが生まれます。交通機関や物販サイトから自動で取得したデータは正確なので、確認や差し戻しの手間が大幅に軽減できます。

「MFクラウド経費」利用の流れ 基本の3つ

1. 経費入力を行う

従業員は経費入力に必要なクレジットカードや交通系ICカードを登録することで日付や金額、乗降履歴を自動取得できます。

経費入力

2. 承認もスマートフォンから

スマートフォンから承認作業を行えるので、商談の合間や移動時間などのちょっとした空き時間を有効活用できます。

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3. 経理確認の手間が大幅に削減

クレジットカードや交通系ICカードから自動取得したデータは正確なので、入力ミスが大幅に減り、差し戻しの手間が削減できます。

手間を大幅削減

「MFクラウド経費」 3つのすごい機能

1. あらゆる経費をスマートフォン上に集結

クレジットカード、交通系ICカード、ETCカード、レシートや領収書の画像など、経費にまつわるものをすべてスマートフォン上に集結。

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2. 交通費や車移動の経費も自動で

「MFクラウド経費」が経路検索と連動しているため、出発駅〜到着駅を登録するだけで運賃や経路を自動計算。定期区間を設定すれば定期区間の自動控除にも対応しています。

自動入力

3. 経費の自動振り込みにも対応

住信SBIネット銀行、セブン銀行、みずほ銀行、三井住友銀行、三菱UFJ銀行と連携し、API経由で経費を直接振込することができます。削減できます。

自動振り込み

モバイルに対応しており、大幅な業務効率が実現可能。中小から大企業まで幅広い業種で導入

大阪を中心に90営業所の給食事業や23業態41店舗の外食産業を運営する“中央フードサービス株式会社”、経済情報検索プラットフォームやメディア運営を手がける“株式会社ユーザベース”、そしてファッションレンタルサービスを展開する“株式会社エアークローゼット”など、「MFクラウド経費」は多種多様な業種、規模の企業で利用されています。

経費精算というのは、あらゆる企業で発生する業務。大企業では基幹システムの一機能として提供されている場合もありますが、ほとんどが従来のアナログ的なやり方に頼っているのが実情です。

経費精算が必要な従業員の負担が軽くなるのはもちろん、経理担当者の業務負担も大幅に軽減され、社内全体の生産性向上に繋がるのが、経費精算システムの一番のメリットです。単に経費精算を楽にする以上の効果があるため、現在導入を進めている企業が増えています。

「MFクラウド経費」導入事例

中央フードサービス株式会社(給食事業や外食チェーン店を運営)

紙ベースで管理し財務ソフトへ転記していた経費管理を刷新し「MFクラウド経費」を導入。社員400名、パート・アルバイトが約1,300名という大所帯ですが、導入してからは従業員から「楽になった」との声が寄せられています。また経理の作業スピードも大幅にアップしました。

株式会社ユーザベース(経済情報プラットフォーム、メディア運営)

導入前は社員一人ひとりにエクセルファイルを用意して経費精算をしていましたが、業務効率化のために「MFクラウド経費」を導入。それまでは毎回社員および上長に経費確認を行っていましたが、導入後は「MFクラウド経費」で直接上長が確認できるようになり、経費申請に関する内部統制が整いました。

株式会社エアークローゼット(ファッションレンタルサービスの運営)

30名ほどの社員がいる同社では紙ベースで経費精算を行っていましたが、上場を見据え会計システムを「MFクラウド会計」に切り替えたタイミングで「MFクラウド経費」も導入。延べ10日間かかっていたチェック作業が1時間で済むようになりました。

MFクラウド経費担当者からのメッセージ

MFクラウド経費担当者

本部長 経費プロダクトオーナー:今井様

「働き方改革」の課題のうちのひとつが「生産性向上」というものです。日本は2060年には労働人口が4000万人になると予測されています。一方で、システムの自動化などにより約600万人分の雇用がなくなるという調査結果もあります。そのためにも、もっと生産性を高めたビジネスを作っていかなければなりません。我々は経費精算という附帯業務を自動化することで、より生産性の高い業務を生み出すお手伝いをしていきたいと思っています。

そのためにも、「MFクラウド経費」の機能向上は常に行っています。最近ではご要望の多かった日当に関する機能を追加しました。

従業員の方々の負担が減るだけではなく、経理担当者の負担も大幅に軽くなるため、生産性の向上や価値を創造するといったことに取り組みたいと思っている企業の方々に、ぜひ使っていただきたいと思っています。

マケスト編集部より一言コメント

マケスト編集部でも、もちろん毎月経費精算を行わなければなりません。しかし、ついつい忙しさにかまけて経費精算は後回しに。マネージャーや経理の方から催促が来ることもしばしば。月末月初は経理担当者の負担も大きくなると思いつつも、どうしても後手後手になってしまいます。

経費精算で一番面倒だなと感じているのは、経費の入力。いくらオンラインで行えるとはいえ、レシートや領収書を見ながら入力するのは、手間も時間もかかります。

この辺りの問題を一気に解決できるのが「MFクラウド経費」。従業員側から見れば、クレジットカードや交通系ICカードと連携することで、ワンクリックで経費を計上できる点や、領収書やレシートを撮影してアップロードするだけという手軽さが最大のメリット。会社にいなくてもスマホさえあれば行えるのはたいへん便利です。

経理担当者からすれば、従業員がこまめに経費計上をしてくれれば作業の集中時期がなくなりますし、何より自動連携で得たデータのため、入力間違いがほとんどありません。修正のための差し戻しがないのは、時間のロスを防げるだけでなく精神的なストレスも軽減されます。

経費精算は、ビジネスのメイン業務ではないためどうしても刷新が後周りになりがち。しかし、地味に労力と時間を奪っているのもこの経費関連の業務です。「MFクラウド経費」を導入すると、驚くほど社内業務がスムーズになるので、ビジネスの効率化および新規ビジネスへの布石となるかもしれません。

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