BIツールは、膨大なデータをスピーディーに統合し、迅速な判断に役立つ画期的なシステムであり、導入する企業が増加しています。しかし、大きな期待のもと利用を開始するものの、思うように活用できず、「導入は失敗だった」と感じてしまう企業もあるので注意が必要です。BIツールを選択するときだけではなく、社内で使い始めるときこそ、失敗を防ぐポイントを把握しておくべきでしょう。

そこで記事では、失敗を回避するために、BIツール導入後に押さえておくべきポイントを紹介します。スタート時の準備次第で、導入効果をより高められるでしょう。これからBIツールを使い始める方にとっては、なかなか想定しにくい部分かと思いますので、この機会にぜひ参考にしてみてください。

導入失敗を回避するポイント

BIツールを導入するまでにも、比較・検討などにかなりの労力が必要だったことでしょう。しかし、実務に使うここからが大切です。失敗しないためのポイントを以下の6つに絞りました。

ポイント1. 導入目的を確認する

利用を開始したものの、導入目的を忘れてしまい、何となく使ってしまうケースがあります。きっとBIツールを選定しているときに、目的を明確にしているはずです。BIツールの利用を開始する際には、導入目的を再度認識および共有することをオススメします。BIツールは、色々な分析ができる高機能なシステムです。しかし、ハイスペックである故に意外な落とし穴が存在していることに気をつけましょう。

1つのことしかできないツールなら、目的にブレは生じませんが、BIツールの場合、データの処理の仕方や見たいデータが何であるかは、導入目的によって異なります。利用するメンバー全員が曖昧なまま使っていると、ほとんど使わない人や、本来の目的とは違うことに使う人が増えてしまう恐れがあるので注意しましょう。

ポイント2. 利用者のための教育体制を準備する

BIツールに限ったことではありませんが、システム導入が失敗するパターンとしてよくあるのが、スタート以降は利用者を放置してしまうことです。「マニュアルを読んでください」と伝達しても、全ての人がBIツールのようなシステムに強いわけではありません。苦手な人ほど、せっかく導入したBIツールに触れることをさりげなく避け、非効率な場合でもExcelを使い続けるかもしれません。使う人がごく一部に限られてしまうという状況に陥るのはなんとか避けたいところです。

BIツールを導入をしたら、利用するメンバー全員を対象にした教育体制を検討しましょう。前述した導入目的の共有とともに、スムーズに実務に活用できるように操作スキルのサポートも必要です。どのようなことができるのか、そのための操作は決して難しくないことを認識してもらい、モチベーションを高めることが、スタートダッシュに欠かせません。

特定の人に操作を頼る状況ではなく、利用するメンバー全員が操作に困らないようにスキルを高めるのが理想的ですが、やはり詳しい人がいるといざというときに助かります。知識の深い人に、先頭に立ってもらえる体制を作っておくと実務利用がスムーズです。

ポイント3. BIツールの利用に時間をかけすぎないようにする

BIツールがあると色々なことを試してみたくなります。それは良いことではあるものの、BIツールの利用に時間をかけ過ぎてしまい、最も重要な分析結果からの判断に時間を使いにくくなってしまいます。BIツールは、あくまでもツールであることを忘れてはいけません。人間の能力では時間がかかり現実的ではない分析作業をスピーディーにこなすツールとして、割り切った使い方をしましょう。完璧主義の人ほど陥りやすいので注意が必要です。

BIツールの操作を際限なく行うことは、必要以上に人件費をかけてしまっている、とも考えられるでしょう。そうなると、BIツールにかけたコストがより高くなってしまうという考え方もできます。反対に、最小限の時間でBIツールを利用できれば、コストパフォーマンスを最大限にできるのです。限られた時間でBIツールの操作を行い、クリエイティブなアクションに業務時間を使えるように、スタート時から、利用に関する意識付けをしておきましょう。

ポイント4. 役割を決めておく

BIツールを利用する際、どの部門が何をするのか運営体制を明確にしておきましょう。複数の部門で利用する場合、誰が何をするのかを明確にします。そして、分析データを活用する仕組みを作ることが大切です。BIツールにより抽出したデータを有意義に使えないと、導入した意味がありません。マーケティング部門、営業部門、情報システム部門、経営陣など、企業体制や目的によって関わる人は異なりますが、データの活用までの道筋を明確にしておくことが大切です。

役割や体制は、誰もが共通できるように見える化しておくと精度が高まります。使い方の研修のときなど、機会を見て運用体制についても再共有しておくとよいでしょう。

ポイント5. 利用ユーザー数とコストを計画的に考える

会社の成長に伴い、BIツールを利用するメンバーが増えていくかもしれません。BIツールの利用に必要なコストの想定も長期スパンで想定しておきましょう。

サービスにより異なりますが、BIツールの利用料金体系には、ユーザー数によって課金されるユーザーライセンス型と、サーバーごとに課金されるサーバーライセンス型があります。ユーザーライセンス型は、利用者が増加するごとにトータルコストが高くなります。それに対して、サーバーライセンス型の場合は、大人数での利用を想定しており高額ながら金額が一定です。

その他、データ容量や機能に応じて料金体系が異なる場合もあるでしょう。BIツールは会社の成長をサポートする重要なツールですので、企業成長に応じてコストの変化も考慮した予算組みと運用が大切です。

参考:BIツールの価格や費用は?提供形態やライセンス体系ごとに詳しく解説

ポイント6. マスターするための努力を惜しまない

BIツールを導入したら、知識を深めるために意欲的な姿勢でいること。BIツールの活用について社内の中心となる担当者は、アップデートされた機能の確認や、より効率的な使い方、間違いやすいところのサポートなど、BIツールの利用を常に最適化できるようにアクティブなスタンスでいるのが理想的でしょう。

セミナーやトレーニングへの参加、他社の利用事例を知ったら社内にフィードバックを行うべきです。サポート窓口から得た知識などを社内でナレッジ化をして他のメンバーがスムーズに利用できるように環境を整えることも大切でしょう。最新のテクノロジーであっても、その真価を発揮し続けるためには、使う人の情熱が必要だということです。