BIツール導入で効果を出すには？活用ポイントや注意点を解説

ビジネスを円滑に進めていくためには、無駄な作業を削減し、より効率的な仕組みを導入していく必要があります。しかし、情報の管理には多くのリソースが使われ、煩雑な作業を強いられている状況も少なくないでしょう。

そこで役立つのがBIツールです。BIツールは会社の膨大な情報を一括で管理し、情報共有や現状分析を助けてくれるツールです。しかし名前を聞いたことはあっても、特徴やメリットについては詳しく知らないという方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、BIツールについて解説するとともに、選定のポイントや導入する際の注意点について紹介します。おすすめのツールも紹介するので、これから活用を考えている場合に役立ててもられば幸いです。

BIツールとは

出典：BIツールとは？

BIツールは、これまで手作業やExcelなどで時間をかけて整理していた複数の情報を一元管理し、分析結果を経営に活かすことができるツールです。会社など関わる人の数や動いているプロジェクトの数が多い組織では、毎日膨大な情報が扱われます。その際に手作業で情報を整理するのは現実的ではありません。

そこでBIツールを導入することによって、情報の整理を簡単に行うことができるようになります。情報をもとにした分析業務もしやすくなり、自社の課題発見や改善にも役立ちます。会社全体での情報共有も促進されるので、大きな業務改善につながるでしょう。

BIツールでできること

出典：BIツールとは？

ではBIツールでは具体的にどのようなことができるのでしょうか。ここではBIツールが持つ主な機能について紹介していきます。多くの会社にとって有益な機能となっているので、本記事でしっかりと押さえておきましょう。

社内の各部署のデータを一括管理

BIツールでは会社の各部署のデータを一括管理することが可能です。集められたデータはツールによって、分析をおこなうこともできるため、より簡単に新しい気付きを得ることができるでしょう。

会社内で情報が紛失してしまうことへのリスクヘッジにもなるため、検討してみることをおすすめします。

データを整理し必要なデータだけ分析できる

情報を集めて整理した後は、必要なデータだけを抽出することも可能です。分析作業をおこなう際は、多くの情報を比較しながら作業を進めていくことになります。しかし膨大な情報から、もっとも目的に関連したデータだけを取り出すのはエネルギーが必要です。

そこでBIツールを活用していれば、必要なデータを簡単に取り出すことができ、円滑な業務サイクルを生み出すことができます。

データの管理が容易になり情報共有が円滑に

情報が一か所に集まっているということは、情報へのアクセスが改善されるということです。会社内での情報共有を円滑にするのが、BIツールです。他の部署のデータが必要となったときに、わざわざ資料を作成するという手間を省くことができます。

会社内での現状把握にもつながるので、情報へのアクセス向上のために検討するのもよいでしょう。

BIツール活用のメリット

多くの企業で活用されているBIツールですが、やはり導入することによる明確なメリットが存在します。そこで導入をする前に、メリットについても見ていきましょう。自社の目的に合っているのかをイメージしながら確認することが重要です。

データの分析が容易になり課題発見を促進

BIツールは情報を整理しアクセスしやすい状態にしてくれます。その結果、自社の課題発見や次の施策に向けた分析作業を大きく助けてくれるでしょう。

複数のデータを参照して分析作業をおこなう場合、1つのデータだけでは必要な箇所は意外と少ないということもあります。

そのような時にBIツールを活用すれば、必要な情報だけを抽出することが可能なため、分析作業を快適に進めることができます。

分析作業はビジネスの指針を定めるうえで重要な要素です。その作業を大きく助けるBIツールの特徴を知ることで、多くの企業が活用する理由がわかります。

会社全体での目的意識が高まる

BIツールの情報管理システムを活用することで、会社全体の目的意識の向上も可能です。というのも同じ会社で働いていたとしても、実際に他部署の活動を知っているケースは多くないでしょう。そのため、会社というチームとしての目的意識が高まらないという問題が生じます。

もし会社内での情報共有がしっかりと図られているのであれば、部署間の連携が円滑になるだけでなく、それぞれの仕事による相乗効果も見込めるでしょう。何をしているのかをお互いに理解できていれば、会社全体としての生産性向上も可能です。

会社内の情報が整理されアクセスしやすい状況下では、他部署の活動内容についても知る機会が増えるでしょう。組織としてのあり方を再確認する手段としても、BIツールは有用な使い道があります。

煩雑な作業を大幅に削減できる

BIツールは集めた情報を整理、分析することが可能なので、Excelなどで手作業で作っていた資料作成の手間を大幅削減できます。

データをまとめて会議用の資料を作成するというシーンは、会社ではよくあることです。しかし、頻度に対してかかるエネルギーが大きいという問題があります。Excelなどで毎回作成するのは、かなり負担になることでしょう。

そこでBIツールの分析機能を活用します。集めた情報から必要な情報だけを抽出して、グラフや表データの形でレポートを作成することも可能です。より簡単に必要な資料を作成することができるので、これまで煩雑な作業に悩まされていた場合には、導入を検討してみるとよいでしょう。

浮いた時間は本当にやるべき業務に回すことができるので、会社としての動きもスムーズにすることが可能です。

BIツール活用の注意点

これだけメリットがあるBIツールですが、注意点も存在します。導入したあとに「知らなかった」となると、損をしてしまいかねません。そこで事前に確認しておいてほしい点について紹介していきます。

目的が明確でないと活用が難しい

なぜBIツールを導入するのですか。この質問に答えられるだけの目的がないのであれば、導入は一度考え直すことをおすすめします。というのもツールは活用して初めて真価を発揮し、成果につながるのです。目的なしに成果が出そうだからと飛びつくのは危険といえます。

まずはどのような課題があり、どのような目標があり、どのようなツールの効果を期待して導入するのかを明確にしましょう。この作業を間に挟むことによって、ツール導入後の満足度や成果が大きく変わるはずです。ぜひ参考にしてみてください。

データの連携ができているかを確認

情報を集めて整理してくれるという大変便利なツールですが、データの連携ができていなければ意味はありません。ツールが管理できる状態になっているのかを確認することは、必ず意識しておくとよいでしょう。

使い始めは慣れない作業となるため、連携確認にエネルギーが必要となります。しかし気を付けることで、BIツールが必要なときの効果を数倍にすることが可能です。導入する前から、ツールとデータの連携が重要であることは覚えておきましょう。

必要なデータを揃える必要がある

膨大なデータをツールが管理して、分析作業までをおこなってくれる。一見便利に見えますが、肝心のデータは分析作業に必要なものが集まっているでしょうか。前提として目的達成につながるデータがあることは、BIツールを使いこなすためには必須条件です。

もしデータが不足している場合は、早急に必要なものを揃え、ツールとの連携を進めましょう。データ収集は、ツールの効果を最大化するために重要な工程です。ビジネスにおける課題を解決するためにも、準備を進めておきましょう。

BIツール選定のポイント

ではBIツールはどのような基準で選べばよいのでしょうか。BIツールと検索すれば、多くのツールが出てきます。その中から初心者が1つを選びきるのは難しいでしょう。そこで4つのポイントを紹介するので、参考にして選定作業を進めてもらえれば幸いです。

どのような分析がしたいのか

先述した通り、自社が何を目的にツールを導入したいのかが重要です。ツールによって特徴が異なるため、目的が不明瞭な状態でツールを選ぶのはおすすめしません。ツールの効果を引き出すのも、使い手次第です。まずはゴールを設定して、選定に移りましょう。

機能は自社の目的にあっているのか

出典：BIツール製品はここを見て比較・選定しよう！

BIツールにはさまざまな機能がありますが、その中からどの機能をメインに活用したいのかがわかると、ツール選択がしやすくなるでしょう。情報の分析がしたいのであれば、分析機能に力を入れているツールを、情報を資料化してほしいのであれば、レポート機能に力を入れているツールを選ぶことが大切です。

トライアルは用意されているか

もし検討しているツールのうちトライアル期間があるものは、積極的に活用してください。事前にあれこれ考えたとしても、実際に一度使ってみるのがもっとも有力な判断材料です。

本格的な使用の前にどのような使い勝手かを、簡単に知ることには意味があります。実際に導入した際のイメージもしながら、継続可能かを見極めましょう。

予算内で運用できるか

予算についても考えておく必要があります。やはり資金面での継続が厳しいのであれば、導入は一度見送りしたほうがよいでしょう。

BIツールはビジネスを促進するツールですが、すべてを解決するわけではありません。お金を支払うだけのリターンが得られるのかを確認することも重要です。

おすすめBIツール3選

では最後におすすめのBIツールについて紹介します。それぞれ得意とする領域が異なるため、目的に応じて選択することでより高い満足度が得られるでしょう。多くのBIツールの中でも人気のものを厳選したので、参考となれば幸いです。

Googleデータポータル

出典：Googleデータポータル

GoogleデータポータルはGoogleが提供しているツールで、豊富な機能を持ちながらも、無料で活用可能です。情報を管理するのに必要な機能がそろっており、レポート作成機能を中心に活用したい企業にマッチするでしょう。

DOMO

出典：DOMO

大企業も導入するほどの実績があるDOMOは、準備の手軽さや拡張性の高さが特徴となっています。

もちろんBIツールとしての機能も充実しており、データの共有やセキュリティに関しても問題なく活用が可能です。データ管理や共有をメインに活用したい場合に、おすすめのツールとなっております。

タブロー

引用：タブロー

タブローは直感的な利用を意識して設計されているツールです。難しい使い方を学ぶ必要がないため、分析作業をより効率的に進めることができるでしょう。

世界中で利用されており、実績としても十分だといえます。データ分析機能の充実をツールに求めているのであれば、検討してみることをおすすめします。

BIツールでビジネスを効率化

BIツールを活用することで、会社内での情報共有の促進や分析作業の効率化、ビジネスの生産性を高めることができるでしょう。しかし目的が明確ではない状態で、ツールを導入するのはおすすめしません。

BIツールを導入する際には、本記事で紹介した選定のポイントや注意点について再度参考にしてもらえれば幸いです。

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