BIツール導入で効果を出すには？活用ポイントや注意点を解説

ビジネスを円滑に進めていくためには、無駄な作業を削減し、より効率的な仕組みを導入していく必要があります。しかし、情報の管理には多くのリソースが使われ、煩雑な作業を強いられている状況も少なくないでしょう。

そこで役立つのがBIツールです。BIツールは会社の膨大な情報を一括で管理し、情報共有や現状分析を助けてくれるツールです。しかし名前を聞いたことはあっても、特徴やメリットについては詳しく知らないという方も少なくないでしょう。

そこで本記事では、BIツールについて解説するとともに、選定のポイントや導入する際の注意点について紹介します。おすすめのツールも紹介するので、これから活用を考えている場合に役立ててもられば幸いです。

BIツールとは

出典：BIツールとは？

BIツールは、これまで手作業やExcelなどで時間をかけて整理していた複数の情報を一元管理し、分析結果を経営に活かすことができるツールです。会社など関わる人の数や動いているプロジェクトの数が多い組織では、毎日膨大な情報が扱われます。その際に手作業で情報を整理するのは現実的ではありません。

そこでBIツールを導入することによって、情報の整理を簡単に行うことができるようになります。情報をもとにした分析業務もしやすくなり、自社の課題発見や改善にも役立ちます。会社全体での情報共有も促進されるので、大きな業務改善につながるでしょう。

BIツールでできること

出典：BIツールとは？

ではBIツールでは具体的にどのようなことができるのでしょうか。ここではBIツールが持つ主な機能について紹介していきます。多くの会社にとって有益な機能となっているので、本記事でしっかりと押さえておきましょう。

社内の各部署のデータを一括管理

BIツールでは会社の各部署のデータを一括管理することが可能です。集められたデータはツールによって、分析をおこなうこともできるため、より簡単に新しい気付きを得ることができるでしょう。

会社内で情報が紛失してしまうことへのリスクヘッジにもなるため、検討してみることをおすすめします。

データを整理し必要なデータだけ分析できる

情報を集めて整理した後は、必要なデータだけを抽出することも可能です。分析作業をおこなう際は、多くの情報を比較しながら作業を進めていくことになります。しかし膨大な情報から、もっとも目的に関連したデータだけを取り出すのはエネルギーが必要です。

そこでBIツールを活用していれば、必要なデータを簡単に取り出すことができ、円滑な業務サイクルを生み出すことができます。

データの管理が容易になり情報共有が円滑に

情報が一か所に集まっているということは、情報へのアクセスが改善されるということです。会社内での情報共有を円滑にするのが、BIツールです。他の部署のデータが必要となったときに、わざわざ資料を作成するという手間を省くことができます。

会社内での現状把握にもつながるので、情報へのアクセス向上のために検討するのもよいでしょう。