年度末や新卒の学生が入社するのに合わせて、人事異動が多くなるシーズンがやってきました。
異動の辞令を受けて、業務の引き継ぎや挨拶で忙しい方もいるのではないでしょうか。

「突然の辞令で異動を知らされたけれど、準備の時間がない」「引き継ぎ業務に時間がかかって、挨拶まで手が回らない」という方にとって便利なのが挨拶文のテンプレートです。

今回は、異動時・着任時に使える挨拶文のテンプレートをご紹介します。
挨拶はついつい後回しにしがちですが、企業間や社内で人間関係を良好なままスムーズに業務を引き継ぐためには大切な仕事です。
テンプレートを活用して、相手に失礼のない挨拶を行うようにしましょう。

1.異動時の挨拶(メール)

遠方にいる取引先のような直接会うことが難しい顧客に対してや、異動が差し迫っている場合など迅速に挨拶を行わなくてはいけない時にはメールが便利です。
メールで挨拶を行う時は、直接挨拶できないことを謝罪しておくとより丁寧でしょう。

1-1.異動の挨拶メールの文例(社外向け)

異動の挨拶メールの文例(社外向け)__ビジネスメールの教科書.png
http://business-mail.jp/example/%E7%95%B0%E5%8B%95%E3%81%AE%E3%81%94%E6%8C%A8%E6%8B%B6-2

社外の取引先に向けた挨拶メールです。
社内での部署の異動時に利用できます。

連絡先の変更も含んでいるので、部署ごとで利用している電話番号が違う場合も対応できます。

1-2.転勤の挨拶メールの文例(社外向け)

転勤の挨拶メールの文例(社外向け)__ビジネスメールの教科書.png
http://business-mail.jp/example/%E8%BB%A2%E5%8B%A4%E3%81%AE%E3%81%94%E6%8C%A8%E6%8B%B6-2

支店や営業所などの勤務地が変更となる転勤の際に利用できます。
直接挨拶できないことへの謝罪も含んでいるので、直接挨拶できない取引先でも滞りなく引き継ぎが行えるでしょう。

1-3.転勤のご挨拶3

転勤のご挨拶メール例文・ビジネス文例.png
http://mail-reibun.com/1830/tenaisa/

社外の取引先に向けた転勤の挨拶メールのテンプレートです。
すでに取引先が新しい担当者への連絡先を知っている場合を想定しています。

1-4.転勤/人事異動_社外挨拶状メール文例

転勤_人事異動_社外挨拶状メール文例と書き方.png
http://www.proportal.jp/mail/bom_aisatu/bom_aisatu1.htm

社外の取引先に向けた転勤の挨拶メールのテンプレートです。
お世話になったお礼や異動先への意気込みを、フォーマルな書式で記載しています。

丁寧さを重んじる取引先に対してでも、使いやすいでしょう。

1-5.部署異動の挨拶

部署異動の挨拶メール例文・ビジネス文例.png
http://mail-reibun.com/1808/busho/

社外の人へ向けた挨拶メールのテンプレートです。
簡略な形式ではありますが、お世話になったお礼と異動先への意気込みを含んでいます。

引き継ぎ先や新しい連絡先などの記載はないので、必要に応じて追記しましょう。

1-6.出向の挨拶

出向の挨拶メール例文・ビジネス文例.png
http://mail-reibun.com/540/shukko/

所属している企業との雇用契約は継続した状態で、子会社や関連企業へと配属される出向の際に利用できるメールのテンプレートです。

出向では勤務地や業務内容も大きく変わる場合もあるので、挨拶は欠かさないようにしましょう。

1-7.転勤・転任のご挨拶

転勤・転任のご挨拶メール例文・ビジネス文例.png
http://mail-reibun.com/2578/tennin/

社外の取引先へ向けた挨拶メールのテンプレートです。
新しく開設された支店への転勤という限られたシチュエーションを想定しているので、利用する際は注意しましょう。

1-8.異動の挨拶メールの文例(社内向け)

異動の挨拶メールの文例(社内向け)__ビジネスメールの教科書.png
http://business-mail.jp/example/%E7%95%B0%E5%8B%95%E3%81%AE%E3%81%94%E6%8C%A8%E6%8B%B6

社内へ向けた挨拶メールのテンプレートです。
部署全体へ配信することを想定してお世話になったお礼と、今後の意気込みを記載しています。

2.異動時の挨拶(文書)

Faxや手紙など、メールよりも丁寧な挨拶を行いたい時には文書で送信するようにしましょう。
ビジネス文書に則った書き方のため、フォーマルな印象を与えることができます。

2-1.人事異動/転勤の挨拶状(不特定多数宛)文例

人事異動_転勤の挨拶状(不特定多数宛)文例と書き方.png
http://proportal.jp/links/idou.htm

社外の人に向けた異動の挨拶状です。
顧客やパートナー企業など、どのような関係の相手に対しても利用しやすいので重宝するでしょう。

2-2.出向の挨拶状001

出向の挨拶状001|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/106534/

出向の際に利用できる挨拶状のテンプレートです。
出向の旨と在職中のお礼を簡潔に述べる内容となっています。

3.着任時の挨拶(メール)

異動した後も新たな勤務先で関わりのある人に対して挨拶を行うようにしましょう。
メールでの挨拶は前任者と共に直接挨拶に伺う前のさしあたっての連絡に活用できるでしょう。

3-1.着任の挨拶社外(個別)メール文例

着任の挨拶社外(個別)メール文例と書き方.png
http://www.proportal.jp/mail/bom_aisatu/bom_aisatu11.htm

新しく担当することとなる取引先へ着任の挨拶を行う際に利用できるテンプレートです。
異動してすぐにメールした後に、改めて直接挨拶を行うことを想定しています。

4.着任時の挨拶(文書)

Faxや手紙のような文書で送ることで、新しく担当する取引先に対してフォーマルな挨拶を行うことができます。
前任者がどのような挨拶を行ったかを踏まえて対応するようにしましょう。

4-1.担当者交替の挨拶状

担当者交替の挨拶状|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/105220/

1つのファイル内に前任者・新担当者それぞれの挨拶テンプレートを2種類含んでいます。
後任者は直接訪問せず、新担当者が訪問する形式です。

4-2.新担当就任の挨拶状

新担当就任の挨拶状|テンプレートのダウンロードは【書式の王様】.png
https://www.bizocean.jp/doc/detail/109182/

新しく担当することとなった取引先に対する挨拶状のテンプレートです。
担当できることへの感謝も加えられ、丁寧な印象を与える内容です。

まとめ

異動や着任時の挨拶で大切なのは、相手への感謝の気持ちを込めることです。
以前の職場でお世話になったお礼を述べた上で、新しい業務への意気込みを記載するようにしましょう。
どのタイミングで異動または着任をしたのかを知らせることで、相手を混乱させずに済みます。きちんと日時を明記するようにしましょう。

また、送る相手やタイミングは事前に上司や引き継ぎ先と相談して決めるようにしましょう。以下のホームページでは異動時のメールの送り方について解説しています。
よかったら参照してみてください。

参考:
【宛先別】異動挨拶の書き方・例文|社内・社外・後任者・お客様
異動・転勤時の挨拶メールの書き方のコツと文例

物事の節目をつける意味でも、挨拶は大切な行為です。
業務に関係する人やお世話になった人に対して、挨拶を忘れないようにしましょう。