特に対外的な文書の場合、正しくない文章は信用を失うことにもつながります。それを防ぐためにも、文章の誤字脱字を修正する「校正」や文章表現の誤りを正す「校閲」をきちんと行い、できる限り正しい文章に近付けたいところです。

そんな時に役立つのが「Wordの校閲機能」です。今回は、Wordの機能を使って校正・校閲する方法を2つ紹介します。
  
▼校正・校閲のコツ▼
少しでも誤字脱字を減らすために!校正・校閲の基本の5ステップを解説

Word(ワード)の校閲機能とは?

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Wordには「校閲」の機能があることを知っていますか?

Wordの校閲機能は、Wordの上部タブに表示されている「校閲」をクリックすると利用できます。誤字チェックだけではなく、アクセシビリティのチェックや翻訳、音声読み上げなど便利な機能がたくさんありますので、ぜひ活用していきましょう。

Word(ワード)で校正・校閲を行う方法

自動校正機能を使いスペルチェックをする

ツールを活用することで校正・校閲の質をあげられます。特に、Wordはビジネスで利用している人が多く、親しみやすいツールながら校正や校閲に役立つ機能も付いています。中でも、自動で校正を行う「スペルチェック」を利用すれば、誤字・脱字、文字の重複などの簡単な文字の誤りを発見できます。

では、具体的にスペルチェックの使い方を解説していきましょう。

※本文中ではMac版のWord2016を利用しています。異なるバージョンでは表示されている内容が異なる可能性がありますので、ご了承ください
  

1.「校閲」から「スペルチェック」を選択する

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Wordには「スペルチェック」という自動校正機能が存在します。スペルチェックを利用したい際は、上部タブ「校閲」から「スペルチェック」をクリックしましょう。
  

2. 表示されるボックスから修正を行う

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「スペルチェック」をクリックすると、下記のように誤っていると思われる文章が表示されます。

上記の場合、「トラブルになってしまう可能性もあるでしょう」の文章内に「う」が重複して用いられている部分がありました。

画面下のボックスには「入力ミス?」と誤っている内容が指摘されています。修正を行う際は、文章が表示されている上部から修正を行い、「修正」のボタンをクリックしましょう。「次の文」を選択すると、次に誤っていると思われる文章が表示されます。

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もし修正を行わない場合は「無視」を選択して、次の文に進みましょう。また、Wordではスペルチェックを行わなくても、上記のように誤りがあると思われる箇所に緑色、または赤色の下線が表示されます。

赤色の線は誤字やスペルミス、緑色の線は文章表現の誤りが表示されています。

例えば、上記の場合「ううう」と文字が重複している部分が赤色で、「ユーザー」と「ユーザ」で表記ゆれが発生している部分が緑色で表示されています。
  

スペルチェックのレベルを調整する

スペルチェックは自分の行いたい校正・校閲のレベルに合わせてカスタマイズできます。特に厳しくチェックしたい場合は、設定を変更しましょう。
  

1. Wordから「環境設定」の「文章校正」を選択する

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Macの場合、画面上部のWordから「環境設定」を選択し、メニューに表示される「文章校正」をクリックします。なお、Windowsの場合、「ファイル」タブから「オプション」を選択して、「文章校正」をクリックすると同様の画面が表示されます。
  

2. 設定したい内容にチェックを入れる

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上記のようにスペルチェックの設定が表示されます。「数字を含む単語は無視する」など、スペルチェックの細かい設定が行えるので、設定したい内容にチェック入れてください。
  

3.「設定」を選択する

スペルチェック設定3.png

さらに校正のレベルを調整したい場合、文章校正の「設定」をクリックしてください。
上記のように細かい校正の設定画面が表示されます。こちらからは以下のような設定の変更が行えます。

・文章のスタイル:公用文かくだけた文章かなど、文章の内容
・二重否定:「今日は晴れていなくもない」のような連続する否定語
・漢字レベル:常用漢字や学年ごとに習う漢字など漢字のレベル
・文体:「です・ます」調か「だ・である」調か

作成したい文章の内容に合わせて、選択したら「OK」をクリックして設定画面を閉じてください。

参考:
スペル チェックと文章校正を行う|Office サポート
スペル チェックと文章校正を行う Office for Mac|Office サポート
自動スペルチェックと自動文章校正のOfficeプログラムで無効にする方法
  

変更履歴の記録設定と添削の開始

自動校正機能を利用したチェックに加え、さらに自分でも校正・校閲を行う際には変更履歴の記録を設定して、添削した内容をわかるようにしましょう。

1. 上部タブ「変更履歴の記録」をオンにする

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上部タブ「校閲」を選択し、「変更履歴の記録」をスライドして「オン」の状態に切り替えます。

2. 文章の内容を添削する

変更履歴の記録をオンにした状態で添削を行うと、下記のように変更した内容と、変更した人の名前が表示されます。複数人がそれぞれ添削を行った場合、ユーザーによって色分けが行われます。

文章履歴2.png

また、フォントや文字サイズの変更を行った場合、でも下記のように変更した内容が細かく表示されます。

文章履歴3.png
  

3. 添削した内容を反映する

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添削した内容をチェックし、そのまま文章に反映するのであれば承認作業を行います。「校閲」タブにある「承諾」をクリックすると、添削した内容が文章に反映されます。
  
参考:
文書を添削する - FMVサポート|富士通
Word での変更履歴の記録|Office サポート