気軽にできる！Wordを使って文章を「校正・校閲」する2つの方法
特に対外的な文書の場合、正しくない文章は信用を失うことにもつながります。それを防ぐためにも、文章の誤字脱字を修正する「校正」や文章表現の誤りを正す「校閲」をきちんと行い、できる限り正しい文章に近付けたいところです。
そんな時に役立つのが「Wordの校閲機能」です。
今回は、Wordの機能を使って校正・校閲する方法を2つ紹介します。
Wordには、自動で修正すべき部分を表示するスペルチェック機能と、校正・校閲を行った履歴を表示する変更履歴の記録機能があります。どちらも文章のチェックや修正作業に役立つので、ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
校正・校閲とは
「校正」と「校閲」は、どちらも文章の誤りや不備を調べ、正すことを指し、誤字・脱字など文字の誤りを正すのを「校正」、文章表現の誤りを正すのを「校閲」と言います。
以下の文章を例に考えてみましょう。
例）
その会議は喧々囂々（けんけんごうごう）の有意義なものになりまた。
校正後：
その会議は喧々囂々の有意義なものになりました。
※「し」が抜けていたため修正
校閲後：
その会議は大いに盛り上がり、有意義なものになりました。
※喧々囂々はやかましく騒ぎたてる様を指す言葉なので「有意義なもの」と続く文章と矛盾する。そのため文章を修正
校正・校閲は専門に扱う職業も存在し、「校正技能検定」という資格検定が開設されているほど高い知識とスキルが求められる作業です。
校正・校閲が必要となる場面
ホームページの制作・運営に携わるWeb担当者であれば、下記のようなシチュエーションで、文章の校正・校閲を行う機会が発生します。
・ホームページに掲載するサービスの紹介文
・
メルマガ
の本文
・SNSの投稿文章
・ホームページの
ブログ
記事
これらの文章は全て対外的に発信するものであり、文章の誤りはユーザーや取引先からの不信感にもつながります。誤った表現により、 ユーザー に誤解を与えてしまい、トラブルになってしまう可能性もあるでしょう。そのため、校正・校閲を行い、できる限り正しい文章に近付ける必要があります。
とはいえ、常に校正・校閲の専門家に依頼することは難しいかもしれません。そんな時に自分でも最低限の校正・校閲を行えるよう、基本的な知識は学んでおきましょう。
こちらの記事では校正・校閲の基本的なポイントを解説しています。文章の作成やチェックを行う機会の多い方は参考にしてみてください。
参考：
少しでも誤字脱字を減らすために！校正・校閲の基本の5ステップを解説｜ferret
"校閲"と"編集"の違いって何？文章をチェックする上で重要なポイントとは｜ferret
Wordで校正・校閲を行う方法 - 自動校正機能を使う -
ツール を活用することで校正・校閲の質をあげられます。特に、Wordはビジネスで利用している人が多く、親しみやすい ツール ながら校正や校閲に役立つ機能も付いています。中でも、自動で校正を行う「スペルチェック」を利用すれば、誤字・脱字、文字の重複などの簡単な文字の誤りを発見できます。
では、具体的にスペルチェックの使い方を解説していきましょう。
※本文中ではMac版のWord2016を利用しています。異なるバージョンでは表示されている内容が異なる可能性がありますので、ご了承ください
1.「校閲」から「スペルチェック」を選択する
Wordには「スペルチェック」という自動校正機能が存在します。スペルチェックを利用したい際は、上部タブ「校閲」から「スペルチェック」をクリックしましょう。
2. 表示されるボックスから修正を行う
「スペルチェック」をクリックすると、下記のように誤っていると思われる文章が表示されます。
上記の場合、「トラブルになってしまう可能性もあるでしょう」の文章内に「う」が重複して用いられている部分がありました。
画面下のボックスには「入力ミス？」と誤っている内容が指摘されています。修正を行う際は、文章が表示されている上部から修正を行い、「修正」のボタンをクリックしましょう。「次の文」を選択すると、次に誤っていると思われる文章が表示されます。
もし修正を行わない場合は「無視」を選択して、次の文に進みましょう。また、Wordではスペルチェックを行わなくても、以下のように誤りがあると思われる箇所に緑色、または赤色の下線が表示されます。
赤色の線は誤字やスペルミス、緑色の線は文章表現の誤りが表示されています。
例えば、上記の場合「ううう」と文字が重複している部分が赤色で、「
ユーザー
」と「ユーザ」で表記ゆれが発生している部分が緑色で表示されています。
スペルチェックのレベルを調整したい場合
スペルチェックは自分の行いたい校正・校閲のレベルに合わせてカスタマイズできます。特に厳しくチェックしたい場合は、設定を変更しましょう。
1. Wordから「環境設定」の「文章校正」を選択する
Macの場合、画面上部のWordから「環境設定」を選択し、メニューに表示される「文章校正」をクリックします。なお、Windowsの場合、「ファイル」タブから「オプション」を選択して、「文章校正」をクリックすると同様の画面が表示されます。
2. 設定したい内容にチェックを入れる
上記のようにスペルチェックの設定が表示されます。「数字を含む単語は無視する」など、スペルチェックの細かい設定が行えるので、設定したい内容にチェック入れてください。
3.「設定」を選択する
さらに校正のレベルを調整したい場合、文章校正の「設定」をクリックしてください。
上記のように細かい校正の設定画面が表示されます。こちらからは以下のような設定の変更が行えます。
・文章のスタイル：公用文かくだけた文章かなど、文章の内容
・二重否定：「今日は晴れていなくもない」のような連続する否定語
・漢字レベル：常用漢字や学年ごとに習う漢字など漢字のレベル
・文体：「です・ます」調か「だ・である」調か
作成したい文章の内容に合わせて、選択したら「OK」をクリックして設定画面を閉じてください。
参考：
スペル チェックと文章校正を行う｜Office サポート
スペル チェックと文章校正を行う Office for Mac｜Office サポート
自動スペルチェックと自動文章校正のOfficeプログラムで無効にする方法
Wordで校正・校閲を行う方法 - 変更履歴の記録設定と添削の開始 -
自動校正機能を利用したチェックに加え、さらに自分でも校正・校閲を行う際には変更履歴の記録を設定して、添削した内容をわかるようにしましょう。
1. 上部タブ「変更履歴の記録」をオンにする
上部タブ「校閲」を選択し、「変更履歴の記録」をスライドして「オン」の状態に切り替えます。
2. 文章の内容を添削する
変更履歴の記録をオンにした状態で添削を行うと、下記のように変更した内容と、変更した人の名前が表示されます。複数人がそれぞれ添削を行った場合、 ユーザー によって色分けが行われます。
また、 フォント や文字サイズの変更を行った場合、でも下記のように変更した内容が細かく表示されます。
3. 添削した内容を反映する
添削した内容をチェックし、そのまま文章に反映するのであれば承認作業を行います。「校閲」タブにある「承諾」をクリックすると、添削した内容が文章に反映されます。
参考：
文書を添削する - FMVサポート｜富士通
Word での変更履歴の記録｜Office サポート
まとめ
Woedで文章を校正する際には、スペルチェック機能と変更履歴の記録機能が役に立ちます。
・スペルチェック機能：誤字脱字を自動で表示する機能
・変更履歴の記録機能：手動で加えた修正の内容を表示する機能
誤字脱字を修正するだけであれば、スペルチェック機能を利用するのがいいでしょう。さらに、スペルチェック機能を使って修正した内容を自分やほかのメンバーで確認できるようにするには変更履歴の記録機能が重宝します。
文書に求められる正確性に合わせ、効率的に校正を行えるように工夫を行いながら取り組んでいきましょう。