代表的な表計算ツールと言えば、マイクロソフト社が提供している「Excel」。
ただデータをまとめたりグラフ化するだけではなく、400種類以上の関数を使いこなすことで、より便利なツールになります。
しかし使えるようになりたいと思いつつも、実はあまり関数のことを分かっていない、という方もいるのでは。

今回は、今さら聞けないExcelの関数8種類の使用方法をご紹介します。
ここでご紹介する関数は、比較的使用頻度が高いものばかりです。
少し難易度の高い関数もありますが、ぜひ使い慣れて一歩先を行くビジネスマンを目指しましょう。

目次

  1. 関数の基本
    1. 参照
    2. 四則演算(加算・減算・乗算・除算)
    3. 比較演算子
    4. 文字と数字の違い
  2. 覚えておきたい関数
    1. SUM関数
    2. AVERAGE関数
    3. MIN関数・MAX関数
    4. COUNT関数
    5. COUNTA関数
    6. COUNTIF関数
    7. IF関数
    8. LOOKUP関数

関数の基本

関数を覚える前に、使用する際に必要となる基礎をご紹介します。
どの関数を使用するときにも必要となる概念ですので、まずはここから覚えましょう。

1.参照

1.png
参照とは「=A1」のように、ある特定のセル情報を他のセルで表示することです。
例えば上画像のように、A1セルに「りんご」と記入されているとします。C1セルに「=A1」と入力してみましょう。

2.png
すると、C1セルに「りんご」と表示されます。
この概念を「参照」と呼びます。

・相対参照と絶対参照
「参照」の概念には「相対参照」と「絶対参照」の2つがあります。
「相対参照」は、行のルールに従って自動入力できるものです。
例えばC列のセルに連続で参照を入力(C1のセルに「=A1」、C2のセルに「=A2」、C3のセルに「=A3」)と入力し、そのままC列上で下に向かってドラッグ(オートフィルと呼びます)すると、C4のセルは「=A4」、C5のセルには「=A5」のように入力される値が変化していきます。

一方「絶対参照」は、特定の数値や式を固定してオートフィルすることができるものです。
絶対参照を行いたい場合には「=$A$1」と入力してください。
なお、「=$A1」「=A$1」のように、列や行だけ固定することも可能です。

2.四則演算(加算・減算・乗算・除算)

Excelで四則演算を行う場合には、あらかじめ指定された記号を使用します。
どれもExcelに限らず、パソコン上で四則演算を行う際に一般的に使用される記号ですので、見慣れているのではないでしょうか。
念のために、確認しておくことをオススメします。
なお、以下でご紹介している記号は都合上全角表示になっていますが、実際に使用する際は必ず半角記号を使用してください。

・加算:+
・減算:ー
・乗算:*
・除算:/

3.比較演算子

主にIF関数と組み合わせて使用する演算子です。
IF関数については、本記事内下部でご紹介していますので参照してください。
以下のルールを覚えておくと、IF関数を使用する際に作業号率がアップします。

・A=B:AとBが等しい
・A>B:AがBよりも大きい
・A<B:AがBよりも小さい
・A>=B:AがB以上
・A<=B:AがB以下
・A<>B:AとBが等しくない

4.文字と数字の違い

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Excelでは、文字と数字は別の種類のデータとして扱われます。
その際に関数で計算できるのは、半角の数字のみなので注意してください。
数値は基本的にセル内に右寄せで、テキストはセル内に左寄せで表示されます。

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書式設定で左寄せまたは右寄せを設定していた場合は、セルを右クリックして表示されるメニューから「セルの書式設定」をクリックします。

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「セルの書式設定」画面が表示されますので「表示形式」を選択し「標準」をクリックし「サンプル」上で確認することができます。

覚えておきたい関数

1.SUM関数

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SUM関数とは、指定した範囲のセル内の数字を合計することができる関数で「=SUM(範囲)」の形で使用します。

例えばA列全体を指定範囲にしたい場合は「=SUM(A:A)」と記入すれば可能です。
また「=SUM(A1:B10)」のように、列をまたいで計算することも可能です。

2.AVERAGE関数

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AVERAGE関数は、指定した範囲のセル内の数値の平均を算出することができる関数で「=AVERAGE(範囲)」の形で使用します。

3.MIN関数・MAX関数

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MIN関数・MAX関数は、指定した範囲のセル内の数値の最小値または最大値を表示してくれる関数で「=MIN(範囲)」「=MAX(範囲)」の形で使用します。

4.COUNT関数

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COUNT関数は、数値のみ入力されているセルの数を数えるための関数で「=COUNT(範囲)」の形で使用します。

5.COUNTA関数

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COUNTA関数は、空白でないテキストや数値が記入されているセルの数を数えるための関数で「=COUNTA(範囲)」の形で使用します。

テキストのみ入力されているセルの数を数えたい場合には「=COUNTA(範囲)-COUNT(範囲)」で計算可能です。

6.COUNTIF関数

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COUNTIF関数とは、条件を満たす内容のセルの数を数える関数で「COUNTIF(範囲,検索条件)」の形で使用します。
「検索条件」は、テキストや数値、計算式の指定が可能です。
なお、テキストを指定したい場合は必ずダブルクォーテーション「””」の中にテキストを入力するようにしてください。

例:「COUNTIF(範囲,”りんご”)」

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ある任意のテキストや数値などを含むセルの検索を行いたい場合には「ワイルドカード」と呼ばれるアスタリスク記号を使用します。
例えば「りんご」を含むセルを検索したい場合には、以下の例のように入力します。

例:=COUNTIF(範囲,”りんご”)

7.IF関数

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IF関数とは、条件によってどのような処理をするのか、切り替えることができる関数で「=IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)」の形で使用します。

まず論理式には例えば「A1は1である」を表す演算子「A1=1」と入力、論理式が成立している場合(真の場合)に「正解」と表示されるようにするために「”正解”」と入力、成立していない(偽の場合)に「不正解」と表示されるようにするために「”不正解”」と入力します。

=IF(A1=1,”正解”,”不正解”)

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この式を入力すると論理式に記入した「A1=1」は表の中で成立しているため「正解」が表示されています。
同じ式を他の行に記入した場合、A2からA5は1ではないので「不正解」が表示されています。

8.LOOKUP関数

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LOOKUP関数とは、1列の中から特定の値を検索し、別の列の同じ行の値を返してくれる関数で「LOOKUP(検査値, 検査範囲, 対応範囲)」の形で使用します。

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例えば上画像のように、くだものの値段を表示した表データで、すいかの値段を調べたいとします。
検索結果を表示したいセル上で、検査値に「”すいか”」と入力、検査範囲をくだものの列「A2:A6」を入力、知りたい値段が表記されている列「B2:B6」を対応範囲に入力します。

=LOOKUP(“すいか”,A2:A6,B2:B6)

まとめ

今回ご紹介した関数は、どれもExcelを使用する上で必要となる、基本的な関数ばかりです。
それぞれ、関数を組み合わせて複雑な計算式を作成することで、高度な計算も可能になります。
しかし基本を抑えておかなければ、高度な計算式を目にした際に何を示しているのか理解しにくくなります。
まずは今回ご紹介した8つの関数と、基本的な概念をマスターするようにしましょう。

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