顧客管理をExcelでデータベース化する手順を解説！無料のテンプレートも紹介

顧客情報の管理を、身近なソフトであるExcelで手軽に行いたいと考えている方も多いでしょう。

Excelで顧客管理を行う場合は、最初に顧客情報をデータベース化する必要があります。手間に感じるかもしれませんが、一度データベース化が完了すれば、Excelの便利な機能を活用しながら効果的な顧客管理が可能です。

この記事では、Excelで顧客管理を行うメリットや顧客情報をデータベース化する手順、管理に役立つExcelの機能について解説します。顧客管理向けに使用できる無料のExcelテンプレートも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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目次

1. Excelでの顧客管理のメリット
2. Excelを使った顧客管理データベースの作り方
3. Excelで顧客管理データベースを作成する際の注意点
4. Excelで作った顧客管理データベースを使いこなすための機能
5. 【無料】顧客管理に使えるExcelテンプレート3選
6. Excelで顧客管理を行うデメリット
7. Excelよりも安全・効率的に顧客管理をしたいなら「formrun（フォームラン）」もおすすめ
8. Excelなら費用を抑えた顧客管理が可能

Excelでの顧客管理のメリット

顧客管理を行う方法やツールはいくつもありますが、Excelを使って管理することには以下のようなメリットがあります。

初期費用を抑えられる

Excelで顧客管理を行うことで、初期費用を抑えることができます。そもそもExcelは、企業のPCに最初から入っていることが多いソフトです。そのため、顧客管理のためだけに新たなソフトを購入する必要がありません。

有料の顧客管理ツールを新たに導入する場合は、1ユーザーにつき月額数千円程度のコストがかかります。

しかし、すでにパッケージ版を利用している場合や、Microsoft 365を導入している場合は、導入にかかる費用を削減できます。

使用者への教育が容易

Excelを使って顧客管理を行うことで、使用者への教育が容易になるという点もメリットです。
Excelは利用者が多いツールなので、イチから説明しなくても必要最低限の操作はできる人が多いでしょう。担当者には顧客管理に必要な機能について教えるだけでよいため、教育にかかる手間やコストを削減できます。

担当者以外が顧客情報にアクセスする場合でも、「まったく使い方がわからない」という事態にはならないでしょう。多くの人が使いこなしやすいツールとして、Excelは非常に有用です。

Excelを使った顧客管理データベースの作り方

集計した顧客情報をExcelで適切に管理するには、最初にデータベース化する必要があります。手順を順番に解説していきます。

1.管理する情報の項目を決める

まずは、Excelで管理する情報の項目を絞りましょう。顧客の情報だからといってやみくもに入力しても、顧客管理の目的は果たせません。

どんな情報を管理すべきかは、顧客の属性や企業が提供する商品・サービスなどによって異なります。

例えば、顧客が法人なら「企業名」「担当者名」「案件の内容」「見積金額」などの情報が必要です。顧客が個人の消費者なら「名前」「性別」「生年月日」「連絡先」「DM送付の可否」などが必要となるでしょう。

顧客管理に必要な情報の項目を決定したら、項目ごとの入力形式（テキスト入力、プルダウン形式など）や書式設定なども決めておくと、入力がスムーズに進みます。

2.収集したデータの入力・読み込みをする

管理する情報の項目が決定したら、項目のデータをExcelに表形式で入力していきます。情報としての重要度が高い順に、左から項目を横並びに配置すれば見やすくなるでしょう。

ここで誤った情報を入力すると正確な顧客管理ができないため、入力したデータは複数人でチェックするとよいでしょう。既存の顧客情報を別のExcelファイルやCSVファイルにまとめている場合は、インポート機能で読み込むのが確実です。

3.入力した情報をデータベース化する

データの入力が済んだら、Excelのテーブル機能を使ってデータベース化していきましょう。データベース化することで、データの抽出や分析などが簡単にできるようになります。

まずは、データベース化したい情報が入力されている範囲を選択し、ツールバーの「挿入」→「テーブル」の順にクリックします。

ダイアログボックスが表示されたら「先頭行をテーブルの見出しとして使用する」にチェックを入れ、「OK」をクリックすればデータベース化は完了です。

Excelで顧客管理データベースを作成する際の注意点

Excelで顧客情報をデータベース化する際には、いくつか注意すべき点があります。以下のポイントに注意しないと、情報の抽出が正常に行われなかったり、運用に支障が出たりする可能性があります。

顧客情報を横方向で入力しない

Excelで管理するにあたって、顧客情報は横方向ではなく、縦方向で入力するようにしましょう。「1行に1人分の顧客情報」を徹底するのです。

顧客情報を横方向に入力してしまうと、フィルター機能やソート機能が使えなくなってしまいます。必要な情報の抽出ができないようでは、顧客情報を効率的に管理できません。

項目のタイトルが長かったり、顧客情報の量が多かったりすると、1行で入力したときに画面からはみ出すこともあります。顧客情報を見やすく効率的に管理するためにも、情報は必ず縦方向に入力しましょう。

項目ごとに表示形式を設定する

生年月日や見積り金額など、特定の項目にはデータを入力する段階で、表示形式を設定しましょう。表示形式を設定しないと、複数人で日付などのデータを入力した際に「2021/1/1」や「1/1」といったように形式が統一されなくなる可能性があります。

表示形式を設定するには、設定したいセルを選択して右クリックし、「表示形式」の中から項目にあった設定（日付・通貨など）を選択しましょう。

列単位での設定も可能なので、項目の列ごとまとめて選択して設定すれば、どれだけ顧客情報を追加しても同じ表示形式が反映されます。

データとデータの間に行間や空白セルを入れない

データ入力の際に、データとデータの間に余分な行間や空白セルを入れないように注意しましょう。行間や空白セルがあるとフィルター機能やソート機能が使えなくなるので、データ抽出や分析に支障が出ます。

見やすくするための調整として行間を入れたい場合は、空白行を入れるのではなくセルのサイズを調整するようにしましょう。

行に色をつけて見やすくする

Excelで顧客情報を管理する際は、行に色をつけて見やすくしましょう。すべてのセルの背景色が白色だと、データ量が増えるにつれて見づらくなってしまいます。

入力したデータをテーブル化すると、自動で表の背景色や文字色が変わります。デフォルトでは項目部分に濃い色がつき、顧客情報の部分は1行とばしで白や青などの色がつきますので、そのまま活かすのがおすすめです。

薄めの色を背景色にすれば、テキストが隠れて見えなくなる心配もありません。

色や細かなデザインを変えたいときは、ツールバーにある「テーブルデザイン」をクリックします。デザインの一覧が表示されるので、その中から合うものを選びましょう。

複数ユーザーでデータを共有できるように設定する

複数のユーザーでExcelの顧客情報を管理する場合は、ブックの共有設定をしておきましょう。この設定をしていないと、1人が編集しているときには他の人がExcelファイルを開けず、複数での同時編集ができないのです。

設定方法はExcelの状態によって異なります。通常のExcelでは、ツールバーにある「校閲」タブを選択し「変更」をクリックしたあとに、「ブックの共有」をクリックすれば完了です。

しかし、Microsoft 365のExcelの場合は少々複雑です。まずはツールバーにある「ファイル」をクリックし、表示されたサイドツールバーにて「オプション」→「クイックアクセスツールバー」の順にクリックします。

次に「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」を選択して、「ブックの共有（レガシ）」→「追加」ボタンの順にクリックします。右側に「ブックの共有（レガシ）」が追加されたら「OK」ボタンを押します。

クイックアクセスツールバーに追加された「ブックの共有（レガシ）」をクリックします。表示されるダイアログボックスの「編集」タブ内にある、「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します」横のボックスにチェックを入れます。

チェックを入れたら、「OK」ボタンを2回クリックすれば完了です。なお、ブックの共有設定には、Excelの一部の機能が制限されるというデメリットがあります。常時共有するのではなく、必要なときだけ設定する使い方がおすすめです。

Excelで作った顧客管理データベースを使いこなすための機能

Excelでの顧客管理をしやすくするためには、Excelに備わっている機能を最大限に活用する必要があります。ここでは、顧客管理に役立つ6つの機能を紹介します。

検索機能

特定の顧客情報を検索する際に便利なのが「検索機能」です。

「Ctrl+F」を押すと「検索と置換」というダイアログボックスが出てくるので、「検索」タブの入力欄に検索したい文字を入力します。「すべて検索」をクリックすると、ブック内で検索文字を含むセルがリストアップされます。

なお、最初に検索する範囲をドラッグで選択したり、複数のセルを指定したりしてから検索することも可能です。

フィルター機能

必要な情報の抽出や並べ替えに役立つのが「フィルター機能」です。

フィルターを適用したい部分を選択してから、ツールバーの「データ」タブを選択し「フィルター」をクリックします。

これでフィルター機能が使用できるようになり、各項目のセルに「▼」が表示されます。このアイコンをクリックし「テキストフィルター」を選択すると、指定のテキストに対して等しいデータや等しくないデータなどの抽出が可能です。

また、データの絞り込みだけではなく、昇順や降順でデータを並べ替えたり、複数の条件で並べ替えたりすることもできます。フィルター機能が必要なくなった場合は、ツールバーの「フィルター」ボタンを再度クリックすれば解除可能です。

スライサー機能

「スライサー機能」を使えば、フィルター機能よりも簡単にデータの抽出が可能です。

データのテーブル化が終わったら「テーブル」をクリックし、「デザイン」→「スライサー」の順にクリックします。ダイアログボックスが表示されるので、抽出したい項目にチェックを入れて「OK」をクリックします。

すると、データの右側にチェックした項目がボタンのように表示されるので、ボタンをクリックすればスライサー機能による絞り込みが可能です。不要になったボタンはDeleteキーで削除できます。

重複チェック機能

同じデータがないかを確認したい場合には、重複チェック機能が便利です。

顧客管理をする上で、入力した情報に重複した箇所がないかをチェックすることは重要です。特に、メールアドレスをはじめとする連絡先などが重複してしまうと、誤って別の顧客に連絡してしまう可能性があり、顧客からのクレームにもつながります。

Excelで重複部分をチェックするには、まずツールバーの「条件付き書式」をクリックします。次に「セルの強調表示ルール」→「重複する値」の順にクリックします。

重複チェックを適用する範囲を選択し、重複データの書式などを設定し「OK」または「完了」をクリックしましょう。重複している箇所が見つかった場合、その部分が強調表示されるので、データの整合性を確認しましょう。

フォーム機能

顧客の情報や管理するメンバーが増えていくと、入力ミスが起こりやすくなるものです。Excelの「フォーム機能」を使うと、別枠で表示されるフォームから顧客情報を入力できるようになり、入力ミスを防止できます。

フォーム機能を使うには、まずはツールバーに表示させる必要があります。ツールバーの「ファイル」→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」の順にクリックし、「コマンドの選択」から「フォーム」を選んで追加します。

これで、ツールバーにフォームのアイコンが表示されるようになります。そのアイコンをクリックすると入力用のフォームが出てくるので、必要な情報を入力しましょう。

ウィンドウ枠を固定

データ量が多くなるとスクロールすることが多くなり、項目名の行が隠れてしまうことがあります。どんなにスクロールしても項目名が常に画面上に表示されるように、「ウィンドウ枠の固定」機能を使いましょう。

ウィンドウ枠を固定するには、まず項目名が入力されている行の一つ下の行を選択します。

次にツールバーの「表示」タブを選択し「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。これで、固定された部分がスクロールしても画面上に残るようになります。

固定を解除したい場合や別の行を固定したいときは、再び「ウィンドウ枠の固定」をクリックして「ウィンドウ枠固定の解除」を選びましょう。

【無料】顧客管理に使えるExcelテンプレート3選

顧客管理用のデータベースをイチから作るのは手間ですが、無料で提供されているExcelテンプレートを使えば、簡単に顧客情報を入力・管理できます。ここでは、顧客管理に使えるExcelテンプレートを3つ紹介します。

1.日本アプリケーション開発「エクセルカードHARI」

エクセルカードHARIは、株式会社日本アプリケーション開発が提供しているExcelテンプレートです。

入力や編集がしやすいフォームや自由度の高いフォーマット、充実した検索機能などが備わっています。さらに、複数のPCでデータを共有しやすい構造になっており、公式サイトからのダウンロードであれば高い安全性も保障されています。

有料プランも用意されていますが、無料で使えるフリープランでも絞り込みや並び替えなど、基本的な機能は使えるので、一度試してみてはいかがでしょうか。

日本アプリケーション開発「エクセルシートHARI」

2.bizocean（ビズオーシャン）「顧客管理表」

bizoceanは国内最大級のテンプレートサイトです。さまざまなタイプのテンプレートを提供しており、顧客管理に使えるものだけでも70以上のテンプレートをダウンロードできます。

例えば「顧客管理01」というテンプレートでは、法人顧客の管理ができ、シンプルながらもフォームによるデータ入力が可能です。「Excelで作るA41枚の顧客個別管理シート」というテンプレートでは、顧客ごとに様々なメモを残せるため、対応履歴なども管理できます。

テンプレートをダウンロードするには会員登録が必要ですが、登録しても費用はかかりません。

bizocean（ビズオーシャン）「顧客管理表」

3.SystemWatanabe「Excel Form 顧客管理」

SystemWatanabeは、会員登録をしなくてもテンプレートをダウンロードできるサイトです。ExcelのほかにAccessのビジネスソフトなども提供しています。

サイトの更新頻度は高く、テンプレートで発生したエラーに対してこまめな対応をしているため、信頼性は高いでしょう。

顧客管理におすすめなテンプレートである「Excel Form 顧客管理」は、ユーザーフォームを利用して情報を入力できます。ただし、使用する際にはいくつか設定を行う必要があるため注意が必要です。

テンプレートには無料版と有料版があり、有料版ではVBAソースの公開やシート保護解除が可能になります。

SystemWatanabe「Excel Form 顧客管理」

Excelで顧客管理を行うデメリット

Excelを使って顧客管理することも可能ですが、以下のようなデメリットもあります。

複数人での顧客管理には向かない

もともとExcelは個人利用が前提のツールなので、複数のユーザーが同時に利用する場合には向いていません。

「ブックの共有」設定を使えば複数人での同時編集は可能ですが、共有設定がそもそも面倒である上、複数人での利用が終了したら設定をオフにする必要があるなど、使い方が煩雑になってしまいます。

オンライン版のExcelを使うという選択肢もありますが、複数人で同時に編集すると動作が遅くなる場合もあります。

複数人で顧客管理を行いたい場合は、チームでの運用に向けて開発されたツールを利用してもよいでしょう。

データ量が増えると業務効率の低下を招く

長期に渡ってExcelで顧客管理をしていると、データ量の増加にともない業務効率の低下を招く可能性があります。データ量が増えたり、管理に必要なカスタマイズを重ねたりすることで、Excelファイルの動作速度が低下してしまうためです。

動作が遅くなると起動やデータ抽出にも時間がかかるため、管理業務もスムーズに進まなくなるでしょう。そのため、最初から顧客情報が大量であるとわかっている状況であれば、Excelを使うのは避けた方が賢明です。

セキュリティ面のリスクがある

Excelのファイルは誰でもアクセス・編集することが可能なので、セキュリティ面でのリスクがあります。作成したブックやファイル内のデータを、コピーして持ち出すことができるので、情報漏えいにつながる可能性があるのです。

パスワードを設定してファイルを保護することもできますが、社内でパスワードが共有されていれば簡単にファイル内の情報にアクセスできてしまいます。

顧客情報の破損や漏えいなどのトラブルを起こさないためには、セキュリティ対策が取られたソフトやツールを使う方が安全でしょう。

顧客情報をマーケティングに活かしづらい

Excelで顧客管理を行う場合は、データをマーケティングに活かしづらいという点もデメリットです。Excelにまとめたデータを集計・分析し、マーケティングなどの領域に活用するためには、マクロやVBAなどの専門的な知識が必要です。

マクロやVBAを使用するとファイルが重くなる上に、管理できる人材が限られてしまうでしょう。一部の人しかマクロを管理できない状態だと、業務の属人化を招き業務効率も低下してしまいます。

また、顧客情報を管理するおもな目的として、「集めた情報を分析して今後のマーケティング戦略に役立てること」があります。こうした目的を達成するためは、顧客情報をマーケティングに活用できるツールを使う方法がおすすめです。

Excelよりも安全・効率的に顧客管理をしたいなら「formrun（フォームラン）」もおすすめ

Excelで顧客管理をするためにはデータベース化する必要があり、手間がかかります。Excelよりも効率よく顧客情報を管理したいなら、フォーム作成ツールの「formrun」もおすすめです。

formrunは、フォーム作成から顧客・問い合わせ管理までを一貫して行えるツールです。

カンバン画面では、問い合わせフォームを通じて集まった顧客のステータスを見やすく管理できます。また、SalesforceやPardotといったSFA・MAツールと連携できるので、顧客情報をマーケティングにも活用可能です。

他にも、formrunは国際標準規格の「ISO 27001（ISMS）」を取得しているため、セキュリティ対策もしっかり取られています。Excelでの管理よりも簡単・安全に顧客情報を管理したい場合は、ぜひ一度試してみてください。

Excelなら費用を抑えた顧客管理が可能

Excelを使って顧客情報を管理することで、顧客管理にかかる費用は大幅に削減できます。管理方法も、一度データベース化の手順を覚えてしまえば、顧客情報以外のデータ管理にも応用が可能です。

ただ、データベース化をするには手間がかかる上に、Excelでは複数人での顧客管理が難しくセキュリティ面でのリスクもあります。

Excelよりも簡単かつ効率的に顧客管理を行いたいなら、顧客管理ができ、SFA・MAツールであるSalesforce・Pardotと連携できる「formrun」もおすすめです。

formrunならデータベースを作成しなくても、カンバン画面から顧客情報や問い合わせ状況を一元管理できます。チームでの運用に適した機能も用意されており、セキュリティ対策も万全です。

無料でも利用できるため、まずはお試しで利用することもできます。

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