セミナー・イベントを成功させるカギとは？知っておくべき集客方法とノウハウを解説

セミナーやイベントの開催には多くの準備が必要です。企画、事務局設置から集客まで、多岐にわたる業務をスムーズに行うことが求められます。

初めてセミナー・イベントを開催する場合には、どれだけの業務が必要なのか、どういうプロセスで進めたらいいのか悩むことも多いでしょう。

この記事では、セミナーやイベント開催の成功に役に立つ、開催ノウハウ、集客に欠かせないメールの活用方法についてご紹介します。

目次

1. セミナー・イベントが注目される理由
2. セミナー・イベントの準備プロセス
3. メール配信で効果的な集客を
4. メール配信の課題はツールで解決できる
5. セミナー・イベント開催時はメール配信で集客しよう

セミナー・イベントが注目される理由

セミナーやイベントは、企業や個人が不足している知識やソリューションを得るための手段としてニーズが高く、今後も施策として伸びる可能性があります。

中でもオンライン開催は、IT・デジタル技術の進化により「遠距離でも参加できる」こと、開催者にとっては「新規顧客の開拓」「見込み客との接点構築」が見込める点がメリットがあり、セミナー・イベントのオンライン開催参入が増加しています。

セミナー・イベントの準備プロセス

セミナーやイベントは次のようなプロセスで準備を進めます。

1.オンラインかオフラインかを決める

開催方法にはオンライン、オフラインの2通りがあります。どちらの方法で開催するかにより準備が異なるため、まず始めに開催方法を決めます。

オフライン

オフラインで開催する場合の準備は、約3ヵ月前から始める必要があります。外部会場を使用する場合は、選定や予約をかなりさらに前から行っておくと安心でしょう。2ヵ月前くらいから企画や運営方法を決定し、1ヵ月ほど前から集客に取り掛かります。

オフラインでの開催は、参加者に実際に足を運んでもらうため、見込み客としての深度が想定でき次につながる関係性が構築しやすい反面、会場設営や登壇者を外部委託する場合では、費用が多くかかることがあります。

オンライン

オンライン開催の場合、自社内で配信するのであれば会場に関する準備が必要ありません。そのためオフラインと比べて1ヵ月遅く、約2ヵ月前からのスタートで済みます。

外部会場費用がかからない反面、「Zoom」などのWeb会議ツールの導入、マイクや照明など配信機材の準備・費用がかかります。

2.集客方法を選ぶ

企画や開催の準備が進んだら、集客に取り掛かります。集客には主に以下の方法があります。

集客する際には、ターゲットを明確にし、どの範囲まで告知を広げるのかを事前に決めておくことが大切です。さらに、集客方法によっては費用がかかるため、費用対効果も考慮しながら集客方法を決定しましょう。

3.興味を集めるコンテンツを準備する

セミナー・イベントでは発表するコンテンツが重要です。どういうコンテンツをテーマにするかによって顧客の興味・関心度は大きく変わります。コンテンツ準備において、重要なポイントは以下の通りです。

ターゲット・目的を明確に

コンテンツを選定する場合には、どんな顧客を対象としているかを軸に検討しましょう。コンテンツ選定とターゲットは一対といえます。

さらに目的を決める場合には、顧客に対してどんな態度変容を起こしてほしいかを明確にすることが大切です。購入から遠い位置にいるターゲット層に、どういったアプローチをすると効果的かイメージします。

コンテンツの選定は『課題解決』がカギ

セミナーやイベントの参加者は、受講することで自身が抱えている問題を解決したり、新たな知見を得たいと考えています。

特に顧客が持っている課題を解決するコンテンツは、より興味・関心度が高まり、集客面でも成功する可能性があります。

どういった課題解決が求められているかは、マーケティングから掘り起こす場合もありますが、「営業がよく聞く課題」などを社内で収集すると、より身近な問題に沿ったコンテンツが作成できます。

資料は的を絞って作成する

まずは普段活用している営業資料をもとに、選定したコンテンツに沿って作成してみましょう。資料は、多くの情報を盛り込もうとすればするほど内容過多になってしまう場合もあります。

耳で聞いて眼で資料を追う状況では、情報が多すぎると追うことが重要になってしまい、結果的に頭に残らなかったということになりかねません。

特にオンラインセミナーは集中力が続きにくいと言われているため、1 スライドあたりの情報量は 30 秒以内で説明できる程度にして作成するのがおすすめです。

メール配信で効果的な集客を

せっかく周到に準備しても、集客に失敗してはセミナー・イベントの成功には結び付きません。集客には、効率的よく多くの参加者を増やすことができるツールを用いることが重要です。

特にメール配信は運用しやすく、効果・効率の両面で結果を出すことができるツールとしておすすめです。

メール集客のポイント

メールで集客する場合は、次のポイントを押さえて運用すると効果的です。

メール配信スケジュール

一度だけの配信では満足のいく集客はできません。集客数を最大化させるには、ユーザーのメール確認のタイミングや開封タイミングを考慮した配信スケジュールを立てることが大切です。

メールは、ユーザーがメールを開封し、さらに読んでくれるタイミングに配信することが大変重要です。

受信するユーザーの勤務環境を事前に確認したり、自分自身のメールチェックの動作を振り返り、最適なメールの配信タイミングを導き出した上で、配信計画を戦略的に立てましょう。

メール内容（件名、差出人名）

メールの件名や差出人は、受信者がメールを認識する最初の情報です。開封率の向上やセミナー・イベントに興味を持ってもらうためには、件名・差出人名にもこだわりましょう。

メール内容（本文）

ビジネス関連以外の宣伝メールは、あまり内容をじっくりと読んでもらえない場合があります。受信者の興味を引き出し、次につながるよう、情報を短時間で効果的に伝える本文作成を心がけましょう。

遷移ページで押さえたい2点

メールから遷移するセミナー・イベント申し込みページの内容も大変重要です。申し込みに進んでもらうために、以下の2点のポイントを確認し、遷移ページの作り込みを行いましょう。

メールと遷移ページの整合性

配信したメール内容と遷移先の内容に相違がないよう、情報の整合性をチェックしましょう。セミナーやイベントに興味を持って流入したのに、内容に相違があると読者の信頼を失い、結果的に申し込みにつながりません。

また、日時や会場、事前資料の内容も最新であるか気を配ることが大切です。

フォーム入力のストレスを与えない

フォームの入力項目はできるだけ短縮できるよう工夫しましょう。入力項目が多くなればなるほど途中で入力を断念し、離脱してしまう人が多くなります。

例えば、住所入力では郵便番号に対応する住所の自動入力など、入力のストレスをできるだけ軽減できるような設定をし、入力の負担を少なくしましょう。

メール配信の課題はツールで解決できる

メール配信は、一括で多くの顧客にセミナー・イベントの開催告知や申し込み方法を伝達できるため大変効率的です。

一方、効果をあげるためのメール形式の変更ができない、開封・クリック実績が把握できないなど、テクニカルな課題が残る場合もあります。

そうしたメール配信で集客を行う際の様々な課題を解決するには、配信ツールを利用するのがおすすめです。メール配信ツールを使うと、以下のようなメリットを得ることができます。

メール配信ツールを利用すると、効率的なメール配信ができることはもちろん、配信後の効果測定も可能になります。

特別な知識は不要で誰でも簡単に操作ができる上、困った際にはサポートを受けることもできるため、ストレスなく業務を行うことができます。

セミナー・イベント開催時はメール配信で集客しよう

セミナー・イベントを開催する際は、コストも考慮した効率のよい運用が求められます。

重要な集客についてはメール配信が注目されており、中でもメール配信ツールは、特別な知識がなくても簡単に戦略的な配信や効果測定ができるため、利用する企業が増えています。

セミナー・イベント開催の集客は、機能を駆使したメール配信ツールで成果を上げましょう。