2015年時点の日本国内企業におけるオフィスソフトの利用シェアで、Microsoft Officeは99%以上を占めており、無料のオープンソース製品が登場しつつある中でも根強い人気を誇っています。中でもWordは、Office Personalエディションにも含まれており、利用経験がある人も多いかもしれません。
参考:
「Officeソフト」シェア - IT、IT製品の情報なら【キーマンズネット】

Microsoftが公式に提供するOffice Onlineは、従来のインストール型のOfficeにクラウド型ソフトの長所を取り入れ、クラウド上でドキュメントを作成・管理できます。今回は、その中に含まれるWord Onlineをご紹介します。

目次

  1. Word Onlineとは
  2. Word Onlineへの登録方法
  3. Word Onlineの使い方
    1. ファイルの新規作成
    2. ファイルの保存
    3. ファイルのダウンロード
    4. ファイルの共有
      1. ユーザーの招待
      2. リンクの取得
  4. Word Onlineとインストール型Wordアプリの違い
    1. Word Onlineのメリット
      1. 共同編集ができる
      2. 無料で利用できる
    2. Word Onlineのデメリット
      1. 一部のファイル形式には未対応
      2. パスワードが設定されているファイルを開けない
      3. 編集機能の制限
  5. まとめ.

Word Onlineとは

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https://office.live.com/start/Word.aspx?omkt=ja-JP

Word Onlineは、Microsoftが公式に提供するクラウド版のWordです。従来のインストール型のWordに比べると機能は制限されるものの、PCにWordがインストールされていなくても、同様の文書をクラウド上にて無料で作成・保存・編集・共有できます。

また、クラウドツールのため、作成したファイルに招待すれば複数人で同時編集出来るという大きな特徴もあります。URLでファイルを共有できるので、ファイルが大きすぎてメールに添付できないというようなこともありません。

作成したファイルはOneDriveで検索・管理可能でPDF・ODT・DOCX形式でダウンロードすることもできます。

Word Onlineへの登録方法

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https://office.live.com/start/Word.aspx?omkt=ja-JP

TOPページの「新しいアカウントにサインアップ」をクリックします。すでにアカウントを持っている場合はその上のサインインから入ってください。

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メールアドレスとパスワードを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

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入力したメールアドレス宛に、4桁のセキュリティコードが届きます。

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届いたコードを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

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携帯電話の番号を入力し「コードの送信」ボタンをクリックします。国コードが表示されていますが、冒頭の0は省略せず入力します。

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アクセスコード入力欄が表示されますので、携帯電話に届いたコードを入力し、「次へ」ボタンをクリックします。

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登録が完了し、そのままログインします。

Word Onlineの使い方

1. ファイルの新規作成

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文書を新規作成するには、赤枠の「空白の文書を新規作成」をクリックします。

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新規文書が開きますので、ここで通常のWordと同じように文書作成が可能となります。

2. ファイルの保存

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Word Onlineの文書は、作成した時点で「文書」という名前で自動保存されるため、保存ボタンはありません。ドキュメントの名前を変更するには、上部の「文書」をクリックします。

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別の方法として、ドキュメントの保存場所と名称を指定して、コピーを保存できます。メニューバーの「ファイル」をクリックします。

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「名前を付けて保存」をクリックします。

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「名前を付けて保存」をクリックします。

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保存先のフォルダを選択し、「保存」ボタンをクリックします。

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ファイル名を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

3. ファイルのダウンロード

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メニューバーの「ファイル」をクリックします。
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「名前を付けて保存」をクリックします。

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ダウンロードできるファイル形式別に3つのボタンがあります。ローカルのWordで開ける形式でダウンロードするには、「コピーのダウンロード」をクリックします。

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「ドキュメントをダウンロードするには、ここをクリックします。」というリンクをクリックすると、PCにファイルをダウンロードできます。

4. ファイルの共有

共有する方法は2種類あります。ユーザーを招待する方法と、リンクを取得して共有する方法です。前者は不特定多数の閲覧・編集を防ぎユーザー単位で権限を管理したい場合、後者は不特定多数がブックを閲覧・編集する場合に向いています。

1. ユーザーの招待

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まず、ユーザーを招待する方法です。「共有」ボタンをクリックします。

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宛先にメールアドレス、必要に応じてメッセージを入力し、「共有」ボタンをクリックします。

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「受信者に編集を許可する」リンクをクリックすると、プルダウンが2つ表示され、受信者に編集を許可するかどうかと、受信者がMicrosoftアカウントを所持している必要があるかどうかを任意で選択できます。

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共有完了すると、「共有する相手」の欄にユーザーが表示されます。

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共有されたユーザーには、メールで通知が届きます。

2. リンクの取得

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リンクを共有する方法です。「共有」の「リンクの取得」をクリックし、プルダウンから「編集」あるいは「表示のみ」を選択し、「リンクの作成」ボタンをクリックします。

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共有用のリンクが生成されます。「別のリンクを作成」をクリックし、「編集」と「表示」でそれぞれ1つずつリンクを作成できます。

Word Onlineとインストール型Wordアプリの違い

Word Onlineのメリット

共同編集ができる

オンラインで編集やファイルの保存を行うため、複数人が同時にアクセスし、共同編集を行うことができます。

無料で利用できる

Word Onlineは、Microsoftアカウントに無料登録するだけで利用可能です。SkypeやOutlook.com等のMicrosoft製品で共通のアカウントなので、すでに登録しているという人も多いでしょう。

Word Onlineのデメリット

一部のファイル形式には未対応

Word Onlineでは、リッチ テキスト形式 (RTF)、ハイパーテキスト マークアップ言語 (HTML)、Multipurpose Internet Mail Extensions HTML (MHTML) などの形式のファイルを開くことができません。また、Wordマクロ有効文書 (.docm) またはWord マクロ有効テンプレート (.dotm)のマクロは実行されません。

対応しているファイル形式がインストール型とは異なるため、注意が必要です。

パスワードが設定されているファイルを開けない

Word Onlineでは、パスワードにより保護されているファイルを開くことができません。ファイルの編集権限がパスワードで保護されている場合、閲覧はできますが、ファイルの内容を変更することができません。

編集機能の制限

Word Onlineの編集画面の機能は、インストール型よりも制限されています。

例えば、Word Onlineでは文書内の「検索と置換」ができません。閲覧表示時に、特定のフレーズを検索する機能のみ利用できます。

また、インストール型のWordではお馴染みの機能がオンライン型では未対応です。図形、グラフ、テキストボックス、SmartArt、ワードアートの挿入や、脚注、文末脚注、文献目録、目次といった機能を使うことができません。すでにファイルに含まれていた場合、表示、削除をすることはできますが、編集はできません。

この他にも細かな相違点があるため、利用前に確認する必要があります。

参考:
ブラウザーと Word での文書の使用の相違点

まとめ

Microsoftが公式に提供するクラウド版のWord Onlineを活用すれば、Word文書をクラウド上にて無料で作成できます。従来のインストール型のWordに比べると機能は制限されますが、グラフ挿入などの高度な機能を必要としないシンプルな文書であれば十分です。

複数人や複数端末で同時編集する場合にはクラウド型、従来のWordの機能を全て使いたいときはインストール型など、用途に応じて使い分けましょう。