日程調整メールは6つの構成で書く

日程調整メールは、なるべく先方の時間を取らせない意識で作成することがポイントです。最初に候補日を提示すれば、先方がその中から選ぶだけで日程調整が完了します。
仮に候補日を選択できなかったとしても、都合が良い日を提示してほしい旨を伝えることで、最小限のやり取りで済むでしょう。

例 
件名：〇〇お打ち合わせ日時のご連絡

本文：
株式会社○○
広報部
▲▲様

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
〇〇株式会社　営業部▪︎▪︎と申します。

この度は弊社の〇〇についてお問い合わせくださり、ありがとうございます。
詳細について、1時間程度のお打ち合わせを弊社にて開催させていただけますと幸いです。

以下日程にて、ご都合のよろしい日時をご連絡くださいませ。

・8月1日（火）12:00～13:00
・8月2日（水）13:30～14:30
・8月3日（木）11:00～12:00

候補内で、ご都合がつかない場合も柔軟に対応いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。どうぞよろしくお願いいたします。

メール本文は、上記のように自然な流れで構成します。各構成要素は、下記の通りです。

メールの構成要素①件名

件名：〇〇お打ち合わせ日時のご連絡

件名では、具体的で相手がわかりやすい表現を意識してください。

件名でメールの内容がわからないと、迷惑メールと判断されて削除される可能性があります。

メールを開かなくてもどのような内容が記載されているか想像できると、相手のメール確認作業の手間を削減できます。

メールの構成要素②宛名と名乗り

本文：
株式会社○○
広報部
▲▲様

平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
〇〇株式会社　営業部▪︎▪︎と申します。

本文は、「相手の会社名＋部署名＋氏名（▲▲様）」で書き始めましょう。

相手の名前の表記ミスや間違えは、大変失礼に当たります。相手からの信頼を失いかねません。
メール送信前に必ず、宛名と送り先が一致しているか確認してください。

誰に向けてのメールかを明確にすると、メールの内容を自分ごと化してくれる傾向が高まります。

メールの構成要素③用件

例
この度は弊社の〇〇についてお問い合わせくださり、ありがとうございます。
詳細についてお打ち合わせの機会をいただけますと幸いです。

誰に向けて・誰が書いたメールかを明らかにした後は、何に対する日程調整か、概要を書き示します。

メールのざっくりとした内容を冒頭で把握できると、何が書かれているかある程度予測しながら読み進められるため、相手のストレスを削減できます。

相手のお問い合わせに対する返信を含む日程調整メールの場合は、お問い合わせに対するお礼を一言付け加えましょう。

メールの構成要素④候補日

例
（自社から相手に候補日を複数提示する場合）

以下日程にて、ご都合のよろしい日時をご連絡くださいませ。

・8月1日（火）12:00～13:00
・8月2日（水）13:30～14:30
・8月3日（木）11:00～12:00

候補内で、ご都合がつかない場合も柔軟に対応いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。どうぞよろしくお願いいたします。


（相手に候補日を挙げてもらうお願いをする場合）

●●様のご都合のよろしい日時をいくつかお教えいただけますと幸いです。

日程調整の仕方は主に、自社が日時を提示するパターンと、相手に日時を指定してもらうパターンの2種類です。

自社が日程を提示する場合は、相手の予定がつかない可能性を踏まえて、候補日以外の対応が可能かを伝えましょう。

対応の有無がわからないと相手は、都合が合わないからこのサービスの導入は諦める、と判断する可能性があるからです。

温度感の高い相手を離脱させないために、対応の有無の記載をおすすめします。

メールの構成要素⑤結び

例
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。

文章の最後は、相手を思いやる一言を付け加えましょう。

日々の業務時間を割いて、メールを読み日程調整をしてくださることを意識することが大切です。

メールの構成要素⑥署名

例

〇〇株式会社
営業部▪︎▪︎
住所：　会社の住所
電話：　会社や自社携帯など
URL：　会社サイトなど
メール：　会社や自社携帯など

メールの最後には、メールの発信者が誰か・どこに連絡先をすべきかがわかる署名を入力しましょう。

日程調整メールに書く内容は、日程調整に必要な内容のみにしてください。

他の製品やサービスの紹介などは、見込み客の興味が分散してしまい、結果的に契約に至らなくなるリスクが高まります。
用件とその他の基本的なビジネスメールの文言のみで構成しましょう。