【ビジネス向けの例文付き】正しい日程調整メールの書き方・返信とは？

日程調整メールを書くときのポイント

日程調整メールのやり取りでの失敗としてよく挙げられるのは、「やり取りが多くなること」です。スムーズなメールのやり取りでアポ率・商談率を上げるためには次のポイントがあります。

件名で用件が伝わるようにする

先方は、自社からだけではなくさまざまなメール連絡を受け取っているため、件名がわかりにくいと見落とされる恐れがあります。下記のように、一目で用件がわかる件名を設定しましょう。

• 「〇〇プロジェクト」お打ち合わせ日時のご相談
• 「〇〇（製品名）」のお打ち合わせのお願い
• 「〇〇（サービス名）」お打ち合わせ日時のお伺い

シンプルな構成で20文字程度の件名を設定してください。

なぜメールを送ったか経緯を伝える

メール本文では、いきなり本題に入るのではなく、メール連絡の経緯をきちんと伝えることが大切です。例えば、以下のように伝えます。

「〇〇（製品名・サービス名）」のお問い合わせをありがとうございます。早速弊社にて、お打ち合わせをお願いしたくご連絡いたしました。

このように、お問い合わせに対する感謝の気持ちを伝えると、信頼感を与えることができます。

急いでいる場合は電話にする

いかに工夫した日程調整メールでも、相手の状況次第ではメールの見落としや返信忘れが起きる可能性があります。

相手から返信がない場合は、電話しましょう。すぐに電話すると急かされていると感じる恐れがあるため、1～2日後に電話することがポイントです。

その際は、メールが無事に届いているかを確認する意味合いで連絡を取り、返信を催促するようなことは避けてください。

言葉遣いは顔が見えないぶん慎重に

メールでのやり取りでは、表情や声のトーンなどで感情を伝えられません。そのため、文章を書く際は、相手に誤解を与えない表現や心遣いが必要です。

クッション言葉（お手数おかけしますが・ご都合がよろしければ・誠に勝手ながら　など）を使ったり、柔らかい表現（できません→難しいです・致しかねます　など）に言い換えたりして、相手への配慮を持ちましょう。

日程調整メールが相手との初めての接点になる場合は、メールの印象がそのまま自社や担当者の印象につながるため、慎重さを持ってメール作成に取り組んでください。

おすすめの日程調整ツール3選

メールで候補日を提示する調整方法は、やりとりが何往復か必要で、日時決定まで時間がかかります。

効率的な日程調整をしたい方は、ぜひ、日程調整ツールの導入を検討してください。

ここでは、おすすめの日程調整ツールを3つ紹介します。

誰でも直感操作で使いこなせる：bookrun

出典：bookrun

特徴

• URLを送るだけで日程調整が完了
• 同社提供のフォーム作成ツールと連携可能

● 20秒で日程調整ページを作成できる

bookrunは、GoogleカレンダーやOutlook予定表のスケジュールと連携して日程調整を自動化できるツールです。当サイトを運営する株式会社ベーシックが提供しています。

わかりやすい操作画面で直感的に使いこなせるため、初めてツールを導入する方におすすめです。

Google MeetやZoom会議URLの発行・送信、リマインドメールの送信が自動でできるため、日程調整から当日までのフォローアップにかかる時間的コストを大幅に削減できます。

料金プラン：要お問い合わせ
※無料トライアルあり

1対1だけでなく複数人での日程調整もでき、フォーム作成ツール「formrun」と連携すればより便利に活用できます。

▼bookrunの詳細はこちら

URLを送るだけで日程調整作業が20秒で完結します。

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Salesforceとの連携が可能：調整アポ

出典：調整アポ

特徴

• リマインドメールで予定漏れを防止
• カレンダーツールと連携して空き日時をピックアップ

● フォローアップを自動化できる

調整アポは、スケジュール調整と打ち合わせ当日までのフォローアップを自動化できるツールです。複数人の空いている日時が自動でピックアップされたスケジュール表のURLを先方に送り、先方の都合が良い日を選択するだけで完了します。

また、Web会議URLの自動発行および共有、リマインドメールの自動送信も可能です。

世界規模で運用されているSalesforceと連携ができるため、 Salesforceをすでに運用している会社は、調整アポの導入検討をおすすめします。

料金プラン：要お問い合わせ
（スタンダード・エンタープライズ・プレミアムの3プランがあります）
※無料トライアルあり

カレンダーの空白をタップするだけ：Nitte

出典：Nitte

特徴

• 日程確定を双方へ連絡
• 3社間で日程調整ができる

● ミーティングURLを自動発行

Nitteは、カレンダーから選択した日時を先方に共有し、円滑なスケジュール調整を可能にするツールです。カレンダーの予定を入れたい日をクリックし、名前とメールアドレス、会社名、メッセージを入力することで予定を確定します。

確定したことを双方に通知するとともに、ミーティングURLが自動で発行されます。
同じURLを調整相手である2社に送れば、3社間の日程調整が可能です。

料金プラン：フリープラン〜
※有料プランでは2週間の無料トライアルが可能