顧客の情報や社外秘の営業データをメールでやり取りするのは情報流出のリスクを高めます。

特にパスワードもつけないままだと、異なる宛先にメールを送信してしまっただけでファイルの内容を他の人に見られてしまいかねません。そんなミスを防ぐために、Excelのファイルにパスワードを設定してみてはいかがでしょうか。

今回は、Excelのファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。社内規定でパスワードの設定が義務付けられている企業だけでなく、自身のセキュリティ対策の1つとして活用できるようになりましょう。

※本文中ではMac版のExcel2016を使って解説します。Windows版や他のバージョンとは操作画面が異なる可能性があるのでご了承ください。

Excel(エクセル)のファイルにパスワードを設定する方法

Excelでは、ファイルに対して「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」という2つのパスワードを設定できます。送信する相手や内容に合わせてパスワードの設定内容は変えるようにしましょう。

1.「ファイル」から「名前をつけて保存」を選択する

名前をつけて保存.png

パスワードを付けたいExcelのファイルを開き、「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択します。

2.保存先を選択する

ファイル名を指定.png

通常のファイルと同様に、ファイルの名前を入力し、保存先を選択してください。

3.「オプション」を選択する

オプションを選択.png

画面下に表示される「オプション」をクリックしてください。Windows版の場合、「ツール」と書かれたボタンをクリックし「全般オプション」を選択します。

4.パスワードとして設定したい文字列を入力する

パスワードを入力.png

表示されるボックスに、パスワードとして設定したい文字列を入力して「OK」をクリックします。なお、ファイルに対して行える操作権限によって2種類のパスワードを設定できます。

  • 読み取りパスワード:ファイルの閲覧のために必要となるパスワード
  • 書き込みパスワード:ファイルの編集のために必要となるパスワード

どちらか片方を設定したい場合は、設定したい方にのみパスワードを入力してください。

また、パスワードの長さ・文字・数について制限はありません。大文字と小文字は区別されるので注意してください。パスワードを忘れてしまった場合、Excelの開発元であるMicrosoftでもファイルは復元できません。パスワードを設定した際は、自分でも忘れないようにしておきましょう。

参考:Excel ファイルを保護する|Microsoft Office サポート

「読み取り専用(推奨)」を設定した場合

読み取り専用(推奨).png

パスワード設定画面には、「読み取り専用(推奨)」というチェックボックスがあります。こちらにチェックを入れると、設定したパスワードに関わらずファイルを開く際に以下のメッセージが表示されます。

読み取り専用(推奨)2.png

できるだけ編集を行なってほしくないファイルの場合、チェックしておくといいでしょう。

5.パスワードの再入力を行う

パスワードの再入力.png

設定したパスワードごとにパスワードの再入力が求められます。先ほど入力したパスワードを入力して「OK」をクリックしてください。

6.ファイル名をつけて保存する

ファイル名を指定2.png

上記のように、保存画面に戻ったら「保存」をクリックしてください。これでファイルにパスワードを設定する作業は終了です。