顧客の情報や社外秘の営業データをメールでやり取りするのは情報流出のリスクを高めます。

特にパスワードもつけないままだと、異なる宛先にメールを送信してしまっただけでファイルの内容を他の人に見られてしまいかねません。
そんなミスを防ぐために、Excelのファイルにパスワードを設定してみてはいかがでしょうか。

今回は、Excelのファイルにパスワードを設定する方法を紹介します。
社内規定でパスワードの設定が義務付けられている企業だけでなく、自身のセキュリティ対策の1つとして活用できるようになりましょう。

※本文中ではMac版のExcel2016を使って解説します。Windows版や他のバージョンとは操作画面が異なる可能性があるのでご了承ください。

Excel(エクセル)のファイルにパスワードを設定する方法

Excelでは、ファイルに対して「読み取りパスワード」「書き込みパスワード」という2つのパスワードを設定できます。送信する相手や内容に合わせてパスワードの設定内容は変えるようにしましょう。

1.「ファイル」から「名前をつけて保存」を選択する

名前をつけて保存.png

パスワードを付けたいExcelのファイルを開き、「ファイル」から「名前を付けて保存」を選択します。

2.保存先を選択する

ファイル名を指定.png

通常のファイルと同様に、ファイルの名前を入力し、保存先を選択してください。

3.「オプション」を選択する

オプションを選択.png

画面下に表示される「オプション」をクリックしてください。
Windows版の場合、「ツール」と書かれたボタンをクリックし「全般オプション」を選択します。

4.パスワードとして設定したい文字列を入力する

パスワードを入力.png

表示されるボックスに、パスワードとして設定したい文字列を入力して「OK」をクリックします。
なお、ファイルに対して行える操作権限によって2種類のパスワードを設定できます。

  • 読み取りパスワード:ファイルの閲覧のために必要となるパスワード
  • 書き込みパスワード:ファイルの編集のために必要となるパスワード

どちらか片方を設定したい場合は、設定したい方にのみパスワードを入力してください。

また、パスワードの長さ・文字・数について制限はありません。大文字と小文字は区別されるので注意してください。

パスワードを忘れてしまった場合、Excelの開発元であるMicrosoftでもファイルは復元できません。パスワードを設定した際は、自分でも忘れないようにしておきましょう。

参考:
[Excel ファイルを保護する|Microsoft Office サポート] (https://support.office.com/ja-jp/article/Excel-%E3%83%95%E3%82%A1%E3%82%A4%E3%83%AB%E3%82%92%E4%BF%9D%E8%AD%B7%E3%81%99%E3%82%8B-7359d4ae-7213-4ac2-b058-f75e9311b599)

「読み取り専用(推奨)」を設定した場合

読み取り専用(推奨).png

パスワード設定画面には、「読み取り専用(推奨)」というチェックボックスがあります。
こちらにチェックを入れると、設定したパスワードに関わらずファイルを開く際に以下のメッセージが表示されます。

読み取り専用(推奨)2.png

できるだけ編集を行なってほしくないファイルの場合、チェックしておくといいでしょう。

5.パスワードの再入力を行う

パスワードの再入力.png

設定したパスワードごとにパスワードの再入力が求められます。
先ほど入力したパスワードを入力して「OK」をクリックしてください。

6.ファイル名をつけて保存する

ファイル名を指定2.png

上記のように、保存画面に戻ったら「保存」をクリックしてください。
これでファイルにパスワードを設定する作業は終了です。

パスワードが設定されたファイルを開く方法

1.パスワードが設定されたファイルを開く

パスワードが設定されたファイルをクリックして開きます。
メールで送られてきた場合でも、操作方法は変わりません。

2.パスワードを入力する

開錠.png

上記のように、パスワードの入力画面が表示されます。
パスワードを入力して「OK」をクリックしてください。

また、書き込みパスワードがわかる場合でも「読み取り専用」をクリックすれば、読み取り専用でファイルを開けます。

ただし、読み取り専用で開いた場合、ファイル名の横に「読み取り専用」と表示されます。
編集を行なって上書きしようとしても下記のように、警告が出て保存できないので注意してください。

読み取り専用.png

パスワードを解除する方法

1.「名前を付けて保存」から「オプション」を選択する

一度設定したパスワードを解除したい場合、パスワードを設定する手順に合わせて「オプション」まで表示します。

ファイル>名前を付けて保存>オプション(Windowsの場合「ツール」>「全般オプション」)

パスワード変更.png

上記のように、現在設定されているパスワードが伏せ字の状態で表示されます。

2.パスワードを空欄にして「OK」をクリックする

パスワード開錠.png

パスワードの入力欄を空欄にして「OK」をクリックします。
どちらかのパスワードだけ残したい場合は、残したい方をそのままにして「OK」をクリックしてください。

3.ファイル名は変えずに、置き換える

ファイル名をそのままにしたまま「保存」をクリックすると下記のように警告が表示されます。

開錠:上書き保存.png

「置き換え」をクリックすると、新しく設定したパスワードの内容で上書きされます。
パスワードを解除したら、通常のファイル同様に開けるようになります。

参考:
[Excel 2016で、ファイルにパスワードを設定する方法について教えてください。|NEC LAVIE公式サイト]
(https://121ware.com/qasearch/1007/app/servlet/qadoc?QID=018123)
[エクセル]ファイル(ブック)にパスワードを設定して保護したい |FMVサポート

まとめ

Excelでは、読み取り専用のパスワードと書き込みもできるパスワードの2つのパスワードを使ってファイルを保護することができます。個人情報など重要な情報を含んだファイルをやりとりする際には活用してみてください。ただし、パスワードを付けたからといって必ずしも、ファイルが安全な状態になるだけではありません。

ファイルを添付したメールとは別にパスワードを記載したメールを送信すると言った工夫をするのはもちろん、クレジットカード情報や個人情報などの重要な情報のやり取りは最低限におさえるようにしましょう。

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