タブレット上で赤字入れが完了。在宅勤務で注目度急上昇の「レビュー効率化ツール」とは？

新型コロナウイルスの影響を受けて急速に進んでいるリモートワーク。ビデオ会議の環境整備やオンライン契約システムの導入などビジネスの基盤となる部分の対応が一通り終わり、次のフェーズとして各社これから先の新しい働き方やそれに合わせた生産性向上の仕組みづくりを検討し始めています。

在宅勤務の場合、オフィス複合機がないことによる印刷・スキャンができないことに不便を感じる人も多いのではないでしょうか。原稿に赤入れをするためにわざわざ最寄りのコンビニまで行って出力をするというのは大変ですし、かといって原稿PDFからパワーポイントに切り貼りして修正指示をまとめるのもかなり大変です。

原稿制作プロセスは60%が「削減可能」

SaaSに代表される様々なビジネス関連ツールはこれまでの業務プロセスを一新しましたが、原稿制作業務は旧態依然であることも多いのではないでしょうか。上図は一般的な原稿のやりとりをフローにしたものですが、実際に原稿のブラッシュアップに関わる作業は4割ほどで、薄いグレーで表示されている残り6割は間接的な作業です。

そもそもビジネスに関連する様々なツールやデバイスが進化している中、原稿制作だけはわざわざ出力して手書きで赤字入れをするのは不自然です。この無駄な作業を省略し、原稿制作のプロセスを大幅に効率化できるツールも生まれてきています。今回は、その中でも機能性の高さとどんな人でも直感的に操作できる使い勝手のよさで2017年にグッドデザイン賞を受賞したレビューツール「Brushup」の特徴とメリットをご紹介します。

PC・タブレット上で赤字入れが完結

Brushup上で送られてきた原稿は、そのまま赤字入れやコメントができるので出力やスキャンなどの余計な手間がかかりません。テキストによる赤字入れはもちろん、手書きで修正指示を書き込むこともできるのでデザインの微妙な修正指示もストレスなく行えます。特に在宅環境においては手元のPC・タブレットで赤字入れが行えるのでかなり利便性が増します。

赤入れのペンは、太さ、色、不透明度の調整が自由自在。蛍光ペン仕様にもできる。

また、80種類のファイル形式に対応しているため、デザインソフトなど専用のソフトをインストールしていなくても問題なく開くことができます。デザイナーはaiファイルをそのままアップロードすれば全員がチェックできるので、PDF変換などの手間も省け、チェックする側もデジタルリテラシーの高い・低いに関わらずストレスなく原稿チェックすることが可能です。

原稿の見やすさに加え、修正前後を左右に並べて比較できる機能や、オプションにはなりますが差分を自動検出する機能なども新しく加わり、手間が省けるだけでなくチェックのしやすさも格段に向上しています。

また、利便性だけでなく紙のプリントアウトを減らすことによるコストカットも見逃せないポイントです。カラー出力の場合一枚当たりのコストは15～20円と言われています。仮に冊子モノの校正で20ページ出力を50人の部署で行った場合、1年間で360万円～480万円のコストが発生している計算になりますが、PC・タブレット上で校正を行うことでこのコストを削減することができます。

タスク進捗も一目瞭然

Brushupはプロジェクト管理ツールとしての側面もあります。原稿チェックする関係部署が多くなってくると指示に矛盾が生まれて混乱したり修正漏れが発生することがありますが、Brushupは1つ1つの校正指示がタスクとして管理でき、それぞれにやりとりの履歴がたまっていくので現場の混乱がありません。

制作物ごとにコメントのやりとりなどが集約される

レビューコメントはそれぞれがまずタスク化されるので、チェックボックスを使うことで対応／未対応が一目瞭然。レビューごとのやりとりはスレッド化されるので、各部署の意見を集約した結果最終的にどう修正すればよいかがクリアになります。

「Brushup」の導入で、無駄な作業を無くして本来やるべき業務に集中

原稿制作のプロセスにおける無駄な手間や情報の錯綜を整理し、本来やるべき業務に集中させてくれるレビューツール「Brushup」。業務効率化は、手間やコストのカットだけでなく、制作物のクオリティを上げるために頭を使うことにもつながります。また、仕事を早く切り上げることで大切な家族との語らいの時間を増やすこともできるでしょう。

これからの働き方を抜本的に見直すタイミングである今、「原稿の校了前は徹夜が当たり前」という常識も疑う時がきています。原稿制作の効率化を図るなら「Brushup」を検討してみてはいかがでしょうか。