コロナ禍の中で従来のオフラインでの業務だけでなく、リモートで業務を進めていく機会も増えてきました。離れて仕事をする機会が増えたことによって、より一層仕事でのコミュニケーションの重要性が注目されているのです。

仕事上の情報管理においても、新しいツールを使って効率化しようという動きも見られています。その他集まっておこなわれていた会議についても、オンラインに移行するという流れが一般的になりました。

ビジネスをより効率的に進めるために導入されているツールの中でも、チャット機能やオンライン会議に役立つものがいくつか存在しています。その中でも今回は、Microsoft社が提供するMicrosoft Teamsについて見ていきましょう。有料と無料の違いについても紹介するので、参考にしてみてください。

Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）とは

Microsoft Teamsは文字通りMicrosoft社が提供するチーム間でのコミュニケーションをサポートするサービスとなっています。ビジネスをおこなううえで、効率的なやり取りを促進する機能が多数搭載されているサービスです。

Office 365に登録している場合は、追加料金なしでも有料版の機能が利用できます。無料版に関しても充実した機能が利用可能となっているので、有料版を導入する前に試しに無料版から使ってみるという選択も可能です。

では具体的にどのような機能が実装されているのかを次項で見ていきましょう。

参考：今さら聞けない 「Microsoft Teams」 とは？メリットを徹底解説！

Teamsでできること

Teamsではチームでビジネスを進めていく中での情報共有やコミュニケーションを助ける機能が取りそろえられています。例えば、チャット機能やビデオ通話機能などは、手軽に意思疎通を図ることが可能です。

実際に対面して業務をおこなうという機会が制限される状況下では、できるだけ情報のすれ違いがない状態で仕事を進めたいと思うことでしょう。コミュニケーションコストを下げつつも、正しく情報を伝達したい。Teamsはビデオ通話やオンライン会議機能などを通して、そういった課題の解決をおこなってくれます。

無料版でできることとは？

Teamsには無料版と有料版がありますが、どのような違いがあるのでしょうか。無料版と有料版のそれぞれでできることを確認していきましょう。まずは無料版で利用できる機能について紹介していきます。

参考：Microsoft Teams

無制限のチャットと検索機能

無料版とはいえ業務上で必要な機能が多数利用可能です。その中の1つがチャット機能。無料とはいえ無制限にチャット機能の利用が認められます。テキストでのやり取りを中心として、ログを残すという意味でも、チャット機能が提供されているのです。

チャット機能をより使いやすくするために有効な機能として、検索機能があります。チャットで出しあったアイデアを検索から引き出して、別の機会に再度利用することも可能です。コミュニケーションツールとしても記録媒体としても活用できます。

ビデオ通話やオンライン会議機能

コロナ流行以降、オンラインでの会議の重要性が非常に高まっています。Zoomなどのツールは広く浸透していますが、Microsoft Teamsにおいてもオンライン会議をおこなうことが可能です。

ビデオ通話で個別にやり取りをすることもできれば、オンライン会議をしてチーム全体と情報共有することもできます。Teamsを活用すればオンライン会議以外の機能も活用できるので、1つでさまざまな機能が利用可能です。

個人・チーム用のストレージ

無料版ではチーム全体のストレージと個人用のストレージが利用できます。1ユーザーあたりの容量は2GBで、個人用のストレージとは別でチーム全体の共有ストレージが10GB利用可能です。

業務を進めていくと、全体で共有したいデータと個人で必要になるデータが増えてきます。それを適切に管理するためにもストレージを有効活用することは、効率化に必要といえるでしょう。無料版でもある程度の容量が割り当てられるのは、新規導入を検討しているユーザーにも良心的といえます。

Officeソフトとの連携

MicrosoftといえばOffice。ビジネスでは欠かせないツールとなっています。TeamsはMicrosoftが提供しているということもあり、他のソフトとの連携機能があることも魅力の1つです。エクセルを共同で編集することで、作業の円滑化を図ることもできます。

作業を細分化し1人がおこなう作業量を減らすなど、さまざまな用途での利用が可能です。チームで作業を進めていくのであれば、この機能を活用することでビジネスの可能性を広げることもできるでしょう。