コロナ禍の中で従来のオフラインでの業務だけでなく、リモートで業務を進めていく機会も増えてきました。離れて仕事をする機会が増えたことによって、より一層仕事でのコミュニケーションの重要性が注目されているのです。

仕事上の情報管理においても、新しいツールを使って効率化しようという動きも見られています。その他集まっておこなわれていた会議についても、オンラインに移行するという流れが一般的になりました。

ビジネスをより効率的に進めるために導入されているツールの中でも、チャット機能やオンライン会議に役立つものがいくつか存在しています。その中でも今回は、Microsoft社が提供するMicrosoft Teamsについて見ていきましょう。有料と無料の違いについても紹介するので、参考にしてみてください。

Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）とは

Microsoft Teamsは文字通りMicrosoft社が提供するチーム間でのコミュニケーションをサポートするサービスとなっています。ビジネスをおこなううえで、効率的なやり取りを促進する機能が多数搭載されているサービスです。

Office 365に登録している場合は、追加料金なしでも有料版の機能が利用できます。無料版に関しても充実した機能が利用可能となっているので、有料版を導入する前に試しに無料版から使ってみるという選択も可能です。

では具体的にどのような機能が実装されているのかを次項で見ていきましょう。

参考：今さら聞けない 「Microsoft Teams」 とは？メリットを徹底解説！

Teamsでできること

Teamsではチームでビジネスを進めていく中での情報共有やコミュニケーションを助ける機能が取りそろえられています。例えば、チャット機能やビデオ通話機能などは、手軽に意思疎通を図ることが可能です。

実際に対面して業務をおこなうという機会が制限される状況下では、できるだけ情報のすれ違いがない状態で仕事を進めたいと思うことでしょう。コミュニケーションコストを下げつつも、正しく情報を伝達したい。Teamsはビデオ通話やオンライン会議機能などを通して、そういった課題の解決をおこなってくれます。

無料版でできることとは？

Teamsには無料版と有料版がありますが、どのような違いがあるのでしょうか。無料版と有料版のそれぞれでできることを確認していきましょう。まずは無料版で利用できる機能について紹介していきます。

参考：Microsoft Teams

無制限のチャットと検索機能

無料版とはいえ業務上で必要な機能が多数利用可能です。その中の1つがチャット機能。無料とはいえ無制限にチャット機能の利用が認められます。テキストでのやり取りを中心として、ログを残すという意味でも、チャット機能が提供されているのです。

チャット機能をより使いやすくするために有効な機能として、検索機能があります。チャットで出しあったアイデアを検索から引き出して、別の機会に再度利用することも可能です。コミュニケーションツールとしても記録媒体としても活用できます。

ビデオ通話やオンライン会議機能

コロナ流行以降、オンラインでの会議の重要性が非常に高まっています。Zoomなどのツールは広く浸透していますが、Microsoft Teamsにおいてもオンライン会議をおこなうことが可能です。

ビデオ通話で個別にやり取りをすることもできれば、オンライン会議をしてチーム全体と情報共有することもできます。Teamsを活用すればオンライン会議以外の機能も活用できるので、1つでさまざまな機能が利用可能です。

個人・チーム用のストレージ

無料版ではチーム全体のストレージと個人用のストレージが利用できます。1ユーザーあたりの容量は2GBで、個人用のストレージとは別でチーム全体の共有ストレージが10GB利用可能です。

業務を進めていくと、全体で共有したいデータと個人で必要になるデータが増えてきます。それを適切に管理するためにもストレージを有効活用することは、効率化に必要といえるでしょう。無料版でもある程度の容量が割り当てられるのは、新規導入を検討しているユーザーにも良心的といえます。

Officeソフトとの連携

MicrosoftといえばOffice。ビジネスでは欠かせないツールとなっています。TeamsはMicrosoftが提供しているということもあり、他のソフトとの連携機能があることも魅力の1つです。エクセルを共同で編集することで、作業の円滑化を図ることもできます。

作業を細分化し1人がおこなう作業量を減らすなど、さまざまな用途での利用が可能です。チームで作業を進めていくのであれば、この機能を活用することでビジネスの可能性を広げることもできるでしょう。

有料版でできることとは？

無料版の次には有料版について紹介していきます。無料版で充実した機能が利用できるとしても、有料版に比べれば大幅に制限された内容に過ぎません。そのため実際にどのような機能が有料版にアップグレードすれば使えるのか見ていきます。

参考：Microsoft Teams の 無料版 vs. 有料版 違いは？比較してみた！

無料版より大容量のストレージ

無料版では個人に2GBのストレージが割り当てられていましたが、有料版では1ユーザーあたりに1TBの容量が利用可能に。大幅に利用できる容量が拡張されているので、業務上で膨大なデータを取り扱う場合にも役立ちます。

チームメンバーのそれぞれが1TBを利用可能であることからも、有料版から得られる恩恵が容易に理解できるでしょう。ビジネスを本格的に進めていくのであれば、データの保存環境は重要になります。Teamsを利用して充実した環境を構築するのもよいでしょう。

会議の録画・予約

Teamsを活用する場合には、オンライン会議機能を使うことが多くなると思いますが、会議の内容をログとして残しておきたいケースは珍しくないでしょう。有料版では録画機能が利用できるので、会議の内容を後日確認できます。

その他にも会議の予約もできるので、事前にスケジュールを調整して会議を設定することも。チャット機能とともによく使う機能になることが考えられるので、これらの機能はより業務に影響を与えるでしょう。

ユーザー設定やポリシーの構成

他にも法人利用が多くなることが考えられるので、ユーザー設定などの細かい調整も可能になります。企業によって利用する用途に違いがあることも考えられるので、それらも含めて設定が可能です。

より安全にサービスを利用できるように、複数回の認証を導入しセキュリティ強化もおこなうことができます。

グループの監査機能

企業や法人が活用することを目的とした設計がなされているのが有料版のTeams。グループ全体の管理がしやすいという点も導入する際には重視されます。Teamsの有料版はよりビジネスを円滑に進めるために、高度な監査機能を採用。ストレスフリーな環境づくりにも大いに貢献してくれます。

有料版にアップグレードしたら無料版に戻せるか？

便利な機能が利用できる有料版ですが、無料版から有料版にアップグレードした場合、あとから無料版に戻せるのかといったことも気になるでしょう。結論からいうと一度有料版にした場合に、無料版に戻すということはできません。

また無料版から有料版に切り替える際には、Office 365への契約が必須になります。Teams以外のソフトの利用もできるので、併せて活用するとビジネス上のアイデア共有やデータ管理が円滑に進められるでしょう。

無料版と有料版、最適なものを選ぼう！

チームでのビジネスを効率的に進めるためのツールであるTeamsについて紹介してきました。無料版と有料版ともに、便利な機能が多数搭載されているサービスとなっているので、有効活用してビジネスを拡大していきましょう。

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