ファイルの共有や録画も無料でできる！Web会議システム7選
- 2017年2月16日
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株式会社ベーシック
ferret ライター
前職は千葉県にあるリサイクル関連の企業で法人営業とホームページの管理を担当。中小企業での経験を活かして、現場視点の記事を書いていきます。
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遠方の顧客や何度もコンタクトを取りたい顧客に対して、普段どのようなアプローチを行っていますか？
メールや電話などコンタクトの方法は様々なあります。
その中でも、より対面に近い感覚で会話と顔合わせができるのがWeb会議です。
近年ではネット接続の安定やクラウドシステムの登場により、さらに身近になっているでしょう。
今回は、無料で使えるWeb会議ツールを7つご紹介します。
テレビ会議との違いや、有料版と比べてどのような機能制限があるのかを押さえながら、自社に合ったツールを選択しましょう。
Web会議とは
Web会議とは、パソコンでネットに接続することで音声と動画をリアルタイムにやり取りできるシステムを指します。
類似のものとしてテレビ会議が挙げられますが、この2つの最大の違いは接続様式の違いです。
では、接続様式の違いとはどのようなことを指しているのでしょうか。
テレビ会議は、電話のように回線同士が直接つながることで連絡を可能にしています。そのため、比較的接続は安定しており、音が途切れたり動画が乱れたりする可能性は低いでしょう。
一方、Web会議はパソコンからネットに接続し、サーバーを介して連絡を取り合っています。その影響からネットの接続環境が悪くなれば、音声や動画は上手く表示されなくなってしまいます。
Web会議に必要な設備
このように接続様式が異なるため、必要となる設備も変わります。
テレビ会議は回線につなぐために専用の機械が必要となり、多くは会議室に備え付ける形式で提供されています。そのため、本社と支社の会議室をつなぐ場合のような、大人数で安定した接続が求められる重要な会議に向いていると言えるでしょう。
Web会議は、ネット接続環境と、音声を拾うマイクと動画を撮影するためのカメラがあれば利用できます。カメラもマイクも内蔵されているパソコンであれば、それ1つで会議を始められるでしょう。
また、パソコンを操作しながら会話できるので、資料のやり取りもスムーズに行える点がメリットです。
両方ともに共通した設備としては、大きな会議室であっても音を拾うことができる集音マイクや、全体を見渡すことのできる専用のカメラなどが挙げられます。
想定している状況に合わせて、どのような設備が自社に必要なのかを考えるようにしましょう。
参考：
第1回 コーディングから見る Web会議とテレビ会議の違いとは？
無料Web会議、有料Web会議、テレビ会議との比較
テレビ会議とWeb会議の違い
無料で使えるWeb会議システム7選
先ほどの書いたように、Web会議システムはカメラとパソコンが内蔵されていて、ネット環境につなげる状態であれば利用できます。
システムには無料と有料のものがあり、機能面での違いがあります。
| 有料版 | 無料版 | |
|---|---|---|
| 接続の安定性 | 比較的安定 | 状況によっては不安定になる場合もあり |
| 利用人数 | 複数人数・拠点も可能 | システムによっては1:1のみに制限されている |
| 録画機能 | システムによってあり | 基本的になし |
| カスタマーサポート | あり | 基本的になし |
※上記はあくまで一般的なものであって、システムによって仕様は異なります
有料・無料ともにメリットとデメリットがあります。
1:1の商談のような環境であれば、まずは無料のシステムから利用してみるのもいいでしょう。
1. Googleハングアウト
Googleが提供しているGoogleハングアウトには、動画で通話できるシステムが組み込まれています。
1:1の通話だけではなく、最大で10人までのグループ通話も可能です。
Gmailの連絡先からシステムを立ち上げたり、電話番号にかけることもできたりと、汎用性も高いのも特徴と言えるでしょう。
また、通話中にGoogleドライブというクラウド型のファイル共有サービスを利用することで、会議資料を交わすこともできます。
Googleドライブは同時編集ができるので、同僚と一緒に資料を作成したり、取引先に情報を書き込んでもらったりなどの作業にも重宝するでしょう。
2. Skype
Skypeでは、1:1の通話だけではなく、最大10人までのグループ通話が可能です。
ビデオ通話を行いながらメッセージ画面を起動して、メッセージやファイルのやり取りを行うことができます。
相手が見ているSkypeの画面に、ユーザーが現在操作しているパソコンの画面を表示させる「画面共有」という機能も無料で利用できます。
画面共有を使えば、自社のホームページを見せながら商品の説明をしたり、顧客の要望を聞き取りながらイラストソフトでデザインを作成したりといった使い方もできるでしょう。
3. appear.in
ノルウェーの電話会社Telenorが提供している無料のWeb会議システムで、1:1の通話だけではなく、最大8人までのグループ通話が可能です。
appear.inの最大の特徴は、利用にあたっての登録が不要だということでしょう。
利用する際には、画面中央のボックスに自由にルーム名を打ち込んでURLを発行し、連絡を撮りたい相手にURLを送信します。相手はURLをもとに、ルームのページへと移動すれば、すぐに通話が始まります。
パソコンからでもスマートフォンからでもアクセスできるので、手軽に始めたい人にとって重宝するでしょう。
現在利用できるブラウザはGoogleChrome、 Firefox、 Opera、 Vivaldiに限られます。
Windowsの標準的なブラウザであるInternetExplorerには対応していないので注意しましょう。
参考：
スカイプ、ハングアウトを超えうるビデオ会議サービス『Appear.in』
4.BizMee＿β
appear.in同様、登録不要のWeb会議システムです。
画面中央に「会議室」の名前を入力して発行されたURLを相手に送信し、ビデオ通話を始められます。
同時に会話できる人数に制限はありませんが、多過ぎると接続が切れやすくなる危険性が高まります。
ホワイドボードという相手と共有して見れるメモの機能もついているので、より会議に近い形式で話し合うことができるでしょう。
利用できるブラウザは、Google Chrome、 FireFox 、 Operaに限られます。
5.Chatwork
チャット機能として知られているchatworkも、ビデオ通話機能を利用してWeb会議を行うことができます。
1:1での通話と画面共有が可能なだけではなく、チャット機能を利用すればファイルのやり取りも可能です。
6.V-SESSION
Web会議システムのV-SESSIONでは充実した機能を持つ有料版だけではなく、無料版でも多くの機能を利用することができます。画面共有やファイルの転送、ホワイトボードとしてメモを取りながら通話ができるのがメリットと言えるでしょう。
また、スケジュール管理機能を使えば、次の会議の日程も調整することができます。
利用できるブラウザは、Google Chrome、FireFox 、Operaに限られるので注意しましょう。
7.zoom
zoomはアメリカを中心として利用されているビデオ通話ツールで、無料版でも多くの機能が利用できるツールです。1:1の通話は時間無制限で利用できますが、グループ通話の場合は40分までしか通話できないので注意しましょう。
相手とメモを共有できるホワイトボード機能や画面共有機能だけではなく、相手のキーボードやマウスのコントロールも行えます。
録画機能もついているので、会議の様子をあとで見返しながら議事録を作成するのにも便利でしょう。
まとめ
Web会議ツールを選ぶ際には、どのような状況で利用することを見込んでいるのかを軸にして選択しましょう。1対1の商談に利用する際には、無料で使えるツールを利用するのが便利です。
複数の拠点とつないだり、動画として録画したりという機能が欲しい場合にはテレビ会議や有料のWeb会議ツールを検討してみましょう。
Web会議は顧客との商談だけではなく、サテライト勤務の社員や協力企業の担当者との打ち合わせにも役に立ちます。移動の手間をかけずにリアルタイムでのやり取りができるWeb会議を活用して、ビジネスのスピードを高めていきましょう。
