会議や商談用のプレゼンテーション資料作成は、慣れていない方にとっては何が正解なのかわからず、作成に時間をかけがちです。しかし、資料作成は基本のコツさえつかめば、どのような内容でもスピーディーに一定のクオリティで仕上げられるでしょう。記事では、誰でもすぐに実行できる、プレゼンテーション資料作成のコツと、参考になる資料集を紹介します。

メインメッセージを伝える

1.構成を考えてから作成する

まず資料作成をする前に、どのような構成にするのか、おおまかなアウトラインを作成します。作成途中で必要な項目が抜けてしまったり、訴求したい内容が変わってしまったりすると、作成時間が大幅に伸びてしまいます。

また、構成はそのままアジェンダ(目次)に流用できます。構成パターンが分からない方は、以下の例を参考にしてみてください。

・タイトル:資料のタイトル
・自己紹介:名前や簡単な経歴など
・アジェンダ:最初に話の流れのアウトラインを伝える
・課題:問題を認識してもらう、課題を提示
・解決策:課題に対する解決策
・商材やサービスの説明:解決策で取り入れたい商材やサービスを紹介
・利用メリット:商材やサービスを利用するメリット
・根拠:事例や実績など、メリットを裏付ける事実
・喚起:聞き手の行動を促すメッセージ
・まとめ:プレゼンテーションのまとめ

これは一例に過ぎませんが、このような構成で組み立てると、主張したいメッセージの軸がぶれることなく、なるべく短時間で、シンプルで分かりやすい資料作成を進められます。

2.1枚のスライドには1つの主張

1枚のスライドに複数の主張が含められていると、聞き手は何が重要なのか、発表者が何を伝えたいのかがわからなくなってしまいます。シンプルで伝わりやすいプレゼンテーションをするためには、「1枚のスライドで1つの主張」を徹底しましょう。

3.誰にでも伝わる言葉で

プレゼンテーションは、社外の方を相手にして行う場合もあります。その際には、自社内や業界内でしか使われていない言葉は避けるのがベターです。

「小学生に向けてのプレゼンテーション」だと意識して作成すると、より伝わりやすい言葉選びができるでしょう。

聴き手目線の見やすさを重視

3.見やすいフォント・フォントサイズで表記する

プレゼン資料には作成者の主観が入りやすいです。フォント1つとっても作成者の好みで選んでしまいがちですが、それが聞き手にとって見やすいかどうかは別。

一般的には「メイリオ 18pt〜24pt以上」が見やすいとされているので、よほどのこだわりが無い限りは適用しましょう。

4.配色は基本3色、多くても5色以内におさえる

色を多く使った資料は、どこに注目したらいいのかがわからず視点が散ってしまうため、聞き手に伝わりにくい資料になってしまいます。可能な限り、使用する色の数は絞るようにしましょう。

一般的には「1枚のスライドに対して3色、全体で5色以内」がよいとされています。

5.配置を揃える

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資料に含まれる要素(グラフや表、テキスト、画像など)が煩雑に並んでいると、非常に見づらい資料になってしまいます。見やすく、洗練された印象の資料にするためには、配置を揃えることが重要です。右揃え、中央揃えの機能を使用して、統一感のある資料にしましょう。

6.余白は多めにもつ

スライドの中にテキストや画像などをつめこみすぎてしまうと、情報が多すぎるだけではなく窮屈な印象になってしまい、見づらく聞き手への配慮が感じられない資料になってしまいます。

特にプレゼンテーションの際は、聞き手は手元で資料を見るのではなくスクリーンなどに映し出された資料を見ることになるでしょう。要素が多すぎる窮屈な資料は、聞き手が資料を読むのに集中してしまい、プレゼンに意識が行きづらくなってしまいます。

要素と要素の間の余白を多めに取ると、重要な情報に集中してもらいつつ、話も聞き手に届きやすくなるでしょう。