誰が見ても一瞬で伝わるレポート資料の作り方

更新日: 2018年01月31日

データを解りやすく伝えるのにもっとも良い手法が「グラフ（絵を用いた）表現」だと言われています。
だからだと思うのですが、最近はBIツール界隈も急速に盛り上がりつつあります。BIツールで作成したグラフを用いたプレゼンは「データプレゼンテーション」と言うそうです。
一方で、もっとも伝えたいことを、もっとも解りやすく伝えるには、どのような「グラフ表現」をすれば良いのか、ということを簡単にまとめたサイトは少ないことに気付きました。
無ければ作ろう！ということで、今回からしばらくはグラフ表現の「ポイント」をお伝えしていきます。

今回は、「棒グラフ」の使い方をを紹介しますので、ぜひマスターしましょう。

何を伝えたいときに棒グラフを使うのか？

棒グラフは複数の項目の「量」を比較するために用います。大きい・小さい、を感覚的に把握できることが棒グラフの特徴だと言えます。

棒グラフを用いる状況は大きく分けて２つあります。

１つ目は、ある時点における複数の項目を比較して、大きいか小さいか把握したいときです（これを横断面データと言います）。例えば、ＥCサイト上での１週間での商品５点の販売個数を比較したいときは棒グラフを使います。

棒グラフ

２つ目は、ある項目における時間経過を比較して、大きいか小さいか把握したいときです（これを時系列データと言います）。
通常、時間の経過による変化を見る場合は折れ線グラフを用いるのが鉄板なのですが、ここで見るべきは変化よりも、どの年が一番大きいか、或いはどの月が一番少ないかといった比較を指します。

例えば、ＥCサイトの１年間の売上を見て、どの月の売上が良くて、どの月の売上が悪いかを把握したいときは棒グラフを使います。

棒グラフ2

いかがでしょうか？棒グラフの使い方、順を追えばそんなに難しいことでもありません。「量の大小を比較」するなら棒グラフと覚えて下さい。

もっとも解りやすく伝わる「棒グラフ」の作り方

棒グラフはエクセルで簡単に作れます。が、その仕上がりはもっさいです。

「棒グラフ」の作り方

見るべく文字も多く、表したい表現も多様で、これではどこに目の焦点を合わせればいいのか解りません。

初期設定のままだと、手を抜いているのがバレます。そこで、不要な部分は削除、改めるべき部分は修正してしまいましょう。

削除しよう

 1 ：補助線は不要
 2 ：グラフを囲う枠線は不要
 3 ：グラデーションや影などは不要（3Dは「論外」です）
 4 ：タイトルは不要

変更しよう

 1 ：軸タイトルをグラフに重ねて余白を作らないようにしましょう（左上に移動させて下さい）
 2 ：項目名のフォントは「メイリオ」＋「UI」を使いましょう（※このフォントが一番見やすいです）
 3 ：項目名のフォントサイズは大きくしましょう(12～14が理想です)
 4 ：グラフの色も解りやすくしましょう

このような修正を施すことで、以下のような、見やすい「棒グラフ」に変身します。

棒グラフ3

データの理解を助ける要素以外は全て排除することで、グラフはもっとも伝わりやすくなります。

発展編：「棒グラフ」で絶対に使いたい裏技３つ

基本的な作り方を紹介したので、次は覚えておきべき裏技を３つ紹介します。

１：棒グラフを作るときの注意点

以下の図は、ある飲食の店舗Aの週毎の売上を表したものです。

店舗Aの週毎の売上

9週目、12週目だけ売上が増えていて、後は似たようなもの、という感想を持ちます。ですが左軸の範囲を修正すれば、かなり印象が変わります。
左軸を選択し、右クリックをして、[軸の書式設定]を選択して下さい。すると、以下のような画面が表示されます。

軸の書式設定

ここでは、最小値を[固定]に切り替えて下さい。テキストボックスが操作可能になりましたから、「1000000」と入力しましょう。変更することで、縦軸の範囲が100万からに変更されます。
また、数字の規模が大き過ぎるので、真ん中にある[表示単位]をクリックして[万]を選択してください。
表示単位をグラフに表示するか選択できるようになりますが、デフォルト設定だと見た目が物足りないので、ここではチェックボックスを外してください。単位は後からグラフにテキストを重ねましょう。

その結果が以下の通りです。

表示単位

4週目、5週目、8週目の良さ、1週目の悪さも浮き彫りにすることができました。対象となるデータに合わせて、縦軸の「範囲」は適時変えていくべきです。

２：横断面データを使って棒グラフを作る時のテクニック

量の大小を比較するのが「棒グラフ」のいいところですが、どれが多いかを順番に並べ替えることで、「規模」を可視化することができます。
例えば、６つある部署の売上を１係〜６係まで順番に並べてみました。

可視化

この表だけでも「３係は売上が良く、２係は売上が悪い」ということしか伝わりません。そのため、６つの凸凹した棒を比べて、ようやく「５係と３係は調子が良くて、２係は調子が悪いようだ」と解ります。
そこで、売上の大きい順に並べましょう。対象となるデータを、売上の降順になるよう並べ替えをするだけで、自動的にグラフが更新されます。