ビジネスマンがよく使用するツールのひとつに、Microsoft OfficeシリーズのExcel(エクセル)があります。
エクセルにはデータ整理に関するさまざまな機能が搭載されているため、使い慣れると非常に便利です。
しかし、特に新社会人の方など、エクセルに慣れていない方にとってはどこでどのような操作ができるのかが分かりにくく、敬遠されがちなツールでもあります。

今回は、エクセルでプルダウンリスト(正式名称:ドロップダウンリスト)を作成する2つの基本的な手順と、プルダウンリストの視認性を上げて使用しやすくするための応用手順2つを紹介します。
慣れてしまえば難しい操作ではありませんので、この機会に操作方法を覚えておきましょう。
なお、本記事内で解説に使用しているエクセルは2011年版です。バージョン等によってはメニューの表示場所が多少変更されている場合がありますが、基本的にそれほど大きく変更されていませんので、解説と同じ場所にメニューが見当たらない場合にも、エクセル上に類似のメニューがないか探すようにしてください。

目次

  1. プルダウンリストとは
  2. Excel(エクセル)でプルダウンリストを作成する方法
    1. 一からプルダウンリストを作成する
    2. 既に入力されているセルからプルダウンリストを作成する
  3. プルダウンリストをより活用するための応用操作2つ
    1. 書式設定をして閲覧しやすく整える
    2. 入力ミスを防止する
  4. 印刷して使えるExcel(エクセル)ショートカット一覧

プルダウンリストとは

プルダウンリスト.png

プルダウンリスト(プルダウンメニュー、ドロップダウンリスト)とは、入力したい箇所をクリックしたときに、入力内容の候補を提示するリストです。
エクセルやスプレッドシートでは、プルダウンリストを作成することで、入力の手間を省いたり誤入力を防ぐことができます。
特に、データの表記揺れを防ぐために有効です。

エクセルでプルダウンリストを作成する方法

1:一からプルダウンリストを作成する

最も手軽で基本的なプルダウンリストの作成方法です。
初めてエクセルでプルダウンリストを作成する方は、まず以下の手順を覚えてください。

  1. プルダウンリストを作成したいセルを選択する
  2. メニューから入力規則を選択する
  3. 元の値にリスト化したい項目を入力する

具体的に見ていきましょう。

step1.

1.png
まずエクセルを開き、プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選択状態にします。
画面上部に「データ」というメニューが表示されていますので、クリックして表示されたプルダウンメニューの中から「入力規則」を選択してください。

step2.

2.png
「データの入力規則」というボックスが表示されます。
このボックス上部に表示されているメニューのうち「設定」をクリックし「入力値の種類」の中から「リスト」を選択します。

step3.

3.png
ボックス内に「元の値」という入力ボックスが表示されますので、ここにプルダウンで選択したいリスト項目を入力します。
項目と項目の間は、半角カンマで区切ってください。
次に「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認したら「OK」をクリックします。
これでプルダウンリストの設定は、完了です。

リストを削除・編集したい場合は「元の値」を変更することで修正可能です。

2:入力されている項目をもとにプルダウンリストを作成する

続いて、あらかじめプルダウンリストの項目が他のセル内に用意されている場合の、プルダウンリストの作成方法をご紹介します。

step1.

4.png
まず、あらかじめ適当なセル上にプルダウンリストの項目に使用したいキーワードを入力します。
このとき、プルダウンリストを作成したいセルとは別のセル上に入力するよう注意してください。

step2.

5.png
step2、step3は「1.プルダウンリストを設定する」の手順と同様です。
プルダウンリストを作成したいセルを選択状態にし、画面上部のメニューから「データ」をクリック、表示されたプルダウンメニューから「入力規則」を選択します。

step3.

6.png
表示されたボックス内のメニューから「設定」を選択し「入力値の種類」から「リスト」を選択し「元の値」ボックスを表示させます。
「元の値」ボックス内をクリックして選択状態にしたまま、step1で作成したリストのセルをドラッグして範囲を指定してください。
「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っていることを確認したら「OK」をクリックし、プルダウンリストの作成完了です。

プルダウンリストをより活用するための応用操作2つ

1:書式設定をして閲覧しやすく整える

特定の項目のフォントを変更したりセルに色をつけたりすることで、データを把握しやすくなります。

step1.

7.png
まず、プルダウンリストを設定したセル全体を選択状態にします。
エクセル画面上部のメニューから「ホーム」を選択し、その中にある「条件付き書式」をクリックしてください。

step2.

8.png
プルダウンでメニューが表示されますので、この中から「セルの強調表示ルール」をクリックします。
そのままメニューが表示されますので「指定の範囲内」を選択してください。

step3.

9.png
「新しい書式ルール」というボックスが表示されます。
上画像赤枠部分が「指定の値を含むセルだけを書式設定」になっているか、緑枠部分が「特定の文字列」になっているかを確認し、黒枠部分に色を付けたいリスト上のキーワードを入力してください。

step4.

10.png
「書式」のリストを開き「ユーザー設定書式」をクリックします。

step5.

11.png
「セルの書式設定」というボックスが開きます。
ボックス上部に表示されている3つのメニューでは、それぞれ以下の内容の書式を変更することが可能です。

・フォント:フォントやスタイル、フォントサイズの変更、色などを設定することができます。
・罫線:セルの枠に色をつけたり線のスタイルを設定することができます。
・塗りつぶし:セルを塗りつぶして色で見分けられるように設定することができます。この3つのメニューのうち、最も視認性に優れているためオススメです。

書式設定を行ったら「OK」をクリックしてください。

step6.

12.png
設定後にプルダウンリストを確認すると、指定したキーワードのセルのみ着色されていることがわかります。
このように色分けをすることで、進捗状況などのデータをひと目で把握しやすくなります。

2:入力ミスを防止する

入力規則をあらかしじめ設定しておき、かつ、設定値以外に値が入力された際にエラーメッセージが表示されるようにしておけば、ほとんどの場合入力ミスを防ぐことができます。

step1.

13.png
まず、入力規則を設定します。
入力規則を設定したいセル全体を選択状態にし、画面上部のメニューから「データ」をクリック、表示されたプルダウンメニューの中から「入力規則」を選択してください。

step2.

14.png
「データの入力規則」ボックスが表示されますので、ボックス上部のメニューから「設定」を選択し「入力値の種類」をクリックします。
入力規則したい項目が日付や時刻の場合は、メニューからそのまま選択して構いません。

step3.

15.png
ここでは特定の値を入力するものとして「文字列」を選択します。
選択後に表示された項目(画像赤枠部分)を入力し、入力できる項目を指定してください。
入力が完了したら「OK」をクリックすれば、入力規則設定の完了です。

step4.

16.png
続いて、エラーメッセージの表示設定を行います。

step1、step2の手順で「データの入力規則」ボックスを表示させ、ボックス上部のメニューのうち「エラーメッセージ」を選択してください。「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックが入っていることを確認し、スタイルやタイトル、エラーメッセージを入力します。

入力後「OK」をクリックすれば、設定完了です。

まとめ

プルダウンリストを使用することは、あらかじめ設定した項目から選択できるようになるため入力ミスの防止策になります。
また、プルダウンリストから選択するだけで入力できることで作業を効率よく進められる、表記が統一され誰でも確認しやすくなるなどのメリットがあります。

今回はエクセルでのプルダウンリストの使用方法をご紹介しましたが、Googleドライブ内のスプレッドシートでも同様の手順でプルダウンリストを作成することができます。
スプレッドシートは特に部署やチームなどでのデータ共有に使用されるため、より入力ミスや表記統一などに注意が必要となります。

本記事を参考に、エクセルだけではなくスプレッドシートでもプルダウンリストを活用して効率よくデータ整理を行いましょう。

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