チームの生産性が桁違いに向上するTocaroの使い方

業務を円滑に進めるにあたって社内・部署内のコミュニケーションは不可欠です。メールを用いたコミュニケーションが主流ですが、「会話のように短い言葉のやりとりがしたいが、定型文が面倒」や「多量のメールに埋もれて見逃してしまう」、「外出先で手軽に情報交換ができない」という声が増えてきており、この課題を解決するためにビジネスチャットを使う企業が増えてきました。

Tocaroは無料でリアルタイムチャットやファイル共有、タスク管理ができるWebサービスです。

目次

1. Tocaroとは
2. 料金プラン
3. 登録方法
4. 機能説明
   1. 連絡先登録
   2. 個別メッセージ
   3. グループ作成
   4. ファイル共有
   5. ToDo管理
5. まとめ

Tocaroとは

https://tocaro.im/

Tocaroとは、チームで業務を行う方向けに作られたビジネスチャットサービスです。チームで業務するうえで必要なグループでの「メッセージ」「ファイル共有」「タスク管理」を備えています。

フリーのビジネスツールではメッセージ数やグループ作成数に制限を設けているサービスも多々ありますが、「ケタ違いのチーム生産性」を掲げているため無料でもメッセージ数やグループ作成数に制限を設けていないのが特徴です。
　組織で導入する際にはBoxと連動ができる機能や、ストレージ容量無制限にも対応が可能です。

料金プラン

Tocaroには４つのプランが用意されています。目的や使用したい機能によって料金が異なります。

登録方法

https://tocaro.im/pricing
料金プランページから、「FREEプランの登録」をクリックします。

無料登録するにはメールアドレスが必要なため、ご自身のメールアドレスを入力してください。

完了すると登録したメールアドレスにメールが届きます。そのメール内の「Tocaroを始める」をクリックして下さい。

クリックすると「ようこそTocaroへ」と下記のような画面になります。お名前とパスワードを入力後、利用規約・プライバシーポリシーに同意いただければチェックをつけ登録ボタンをクリックしてください。

これで登録は完了です。登録頂いたメールアドレスとパスワードを用いてサイトインしてください。

この画面になればログイン完了です。

機能説明

「連絡先」のページで、「新しい連絡先を追加」をクリックし、招待するメンバーのメールアドレスを入力します。

メールアドレスを入力すると、該当する人物の候補が表示されます。間違いなければ、「連絡先を登録」ボタンをクリックしてください。

無事追加されているかは「連絡先」のページで確認できます。

個別メッセージ

「チャット」メニュー画面の「+」をクリックし、「トークを開始する」をクリックします。

招待メンバーのメールアドレスを入力し、新規作成を選択してください。

個別のトークが作成されます。下の赤枠の部分にメッセージを入力すると、青枠の部分にメッセージが投稿されます。

グループ作成

部署・プロジェクトごとに使用する場合には複数名とコミュニケーションを取るためグループを作成することをおすすめします。

「チャット」メニュー画面の「+」をクリックし、「グループを作成」をクリックします。

新しいグループの「グループ名」「目的」を入力し、名前またはアドレスを入力して、招待するメンバーを追加してください。全部入力をしたら、新規作成をクリックし、グループの作成は完了です。

ファイル共有

チームでプロジェクトを進める上で、資料共有は不可欠です。Tocaro上で簡単探せるファイル共有機能があります。

ファイルを共有したいグループ内で「+」をクリックし、「ファイルアップロード」を選択します。

共有したいファイルを選択し、アップロードします。

アップロード時に「ラベル」を5つまで付けられます。多量のファイルをアップロードした際に、一つずつ探すのは手間です。この課題を解消するために用いられるのが「ラベル」です。例えば提案書と事例集と契約書をアップロードした際に、ラベルで「提案書」で調べると提案書のみが表示されます共有するファイルを５つくらいに分類しラベル付けしておくと、後から検索しやすくなります。
ラベル名とコメントの入力が完了したら「アップロード」をクリックしてください。

これでファイルアップロードは完了です。赤枠のマークをクリックするとダウンロードされ、隣の虫眼鏡マークを押すとプレビューされます。

アップしたファイルは右側の⑦「ファイル」をクリックし、「ラベルを選択」をクリックすることで先ほどつけたラベル別に表示できます。ラベル以外にも「アップロードした人別」や「ファイル形式の種別別」でも表示切替することが可能ですので、是非活用ください。

ToDo管理

プロジェクトを進める上で「誰が」「いつまでに」「何をするか」を決め、管理することはとても重要です。

「To-Do」内の「+」をクリックすると、「新しいTo-Doリストを作成する」画面が表示されます。

リスト名と通知したいグループを選択したら「作成」をクリックしてください。

新しいTo-Doリストの作成が完了したので、この中にタスクを入力し管理していきます。「タスク作成」をクリックしタスク詳細を入力してください。

詳細内容は「期限」「タスク名」「ステータス」「ラベル」「重要度」「担当者」です。

ステータスは「作業前」「進行中」「確認待ち」「差し戻し」「完了」の5種類があり、重要度には3種類あります。適したステータス・重要度を選択してください。

タスク登録が完了するとタスクリスト内に表示されます。このタスクを作業進捗に合わせて管理していきましょう。

まとめ

チームの生産性を向上させるためには「チーム内の情報を共有」し「タスクを誰がいつまで行うかを明確化」することが大切です。

Tocaroには上記課題を解決するための機能が整っています。行動する前にシミュレーションすることは必要ですが、実践しないと見えないことも多々あります。Tocaroでは無料でも使用できますので、まずは考えるよりまずは動いて試してみましょう。