この記事は、2017年6月5日に公開された記事を再編集しています。

忙しいビジネスマンにとって、苦労するのが「タスク管理」ではないでしょうか。

一つ一つメモに残しておく方法もありますが、メモが増えすぎると混同してかえってわかりにくくなってしまううえ、優先順位や期限も把握しづらいでしょう。
効率的にタスク管理をするのであれば、無料で利用できる「Trello」がオススメです。

今回は、タスク管理ツール「Trello」の使い方をご紹介します。

タスク管理ツール「Trello」とは

Trello.png
https://trello.com/home

Trelloはタスク管理に特化したシンプルな機能のツールです。
インターネット上で付せんを使うような感覚で利用できるツールで、タスクの進捗、完了といった管理はもちろん、メモや備忘録といったユーザーに合った使い方ができるところが特徴です。

● Trelloの特徴

・付箋のようにタスクを1枚のカードとして管理する
・カードには担当者や期限、添付ファイルを付けられる
・進捗状況ごとに適切なボードに移動して現状把握できる
・スマートフォンと連携できる

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Trelloの登録方法

Trelloはユーザー名、メールアドレス、パスワードを設定すれば簡単に無料でアカウントを作成できます。

https://ferret.akamaized.net/images/592fcb5dfafbd826c2000172/original.png?1496304476
Trelloのホームページにアクセスして、右上または中央の「アカウントを作成」をクリックします。

Trelloアカウントを作成する.png
Trelloアカウントを作成するページが表示されます。名前、メールアドレス、パスワードを入力し「アカウントを作成」のボタンをクリックすると登録は完了です。

Trelloの基本的な使い方

タスク管理ツールとしての基本的な機能や使い方をご紹介します。

プロジェクトごとにボード、リスト、カードを作成する

Trelloの基本的な機能として、ボード、リスト、カードの3つがあります。

記事執筆___Trello.png
ボードはプロジェクトや案件といったテーマ別に管理する場所です。
ボードの上で、ToDoリストや進行中、完了といったリストを作ります。
リストの中に、タスクを記入したカードを作成します。
例えば、記事執筆という名前でボードを作成します。記事を書くときにやるべきことをまとめるToDoリスト、進行中のリスト、タスク完了のリストを作成します。
ToDoリストの中に、記事ネタを4本あげるといった具体的なタスクを記入します。

カードにラベルをつける

タスクを記入するカードにラベルを付けてみましょう。
複数あるタスクの中から優先度の高いものを見分けるときなどに役立つ機能です。

記事執筆___Trello_(2).png
リストの右下にある「… 」からオプションのラベルをクリックします。

記事執筆___Trello_(3).png
ラベルの右側にある鉛筆のマークをクリックするとラベルの名前を編集できます。

記事執筆___Trello_(4).png
ラベル名を入力して「保存」をクリックします。

記事執筆___Trello_(6).png
使用したいラベルをクリックすれば、カードにラベルが付きます。

期日を設定する

作成したカードをクリックすると、説明の追加やコメント記入といったより細かい設定ができます。その中でタスク管理に役立つのが期限の設定です。

記事執筆の記事ネタ4本___Trello.png
カードをクリックすると表示されるページの中から、右側にある「期限」をクリックします。

記事執筆の記事ネタ4本___Trello_(1).png
日付や時刻を設定して「保存」をクリックします。

記事執筆___Trello_(7).png
カードにタスクの期日が表示されました。

タスクを完了させる上で、期日はとても重要です。締め切りを守ってタスクが完了できるよう、カードには忘れずに期日を設定しましょう。

ドラックアンドドロップでカードを移動させる

ToDoリストのタスクを進行中、または完了したら該当するリストに移動させましょう。
タスクを記入したカードは、クリックしたまま横に移動させるドラックアンドドロップで簡単にリストを変更できます。
ToDoリストを作成しても、どのタスクが進行中でどのタスクが完了済みなのかわからなければ意味がありません。タスクの進捗状況はこまめに更新しましょう。

より便利に使うために

基本的な機能にくわえて、Trelloをより便利に使いたいときの機能をご紹介します。

ショートカットキーを使う

Trello内で使用できるショートカット機能がまとめられています。

記事執筆___Trello_(8).png
右上のユーザー名をクリックし、「ショートカット」を選択します。

記事執筆___Trello_(10).png
すると利用できるショートカットが一覧で表示されます。
先ほどご紹介した期日の設定も、キーボードの「D」をクリックすると日付や日時を設定するポップアップがすぐに表示されます。
ショートカットキーはたくさんあるので全部覚えておく必要はありません。最初はショートカットキー一覧を確認しつつ作業するのもいいでしょう。よく使う設定や機能がショートカットできれば、より少ない作業でタスク管理が可能になります。

チームで共有する

Trelloは個人だけではなく、チームで共有するという使い方ができます。

記事執筆___Trello_(13).png
ボードメニューの中から「メンバーを追加」をクリックします。

記事執筆___Trello_(14).png
追加したいユーザーを氏名、ユーザー名、メールアドレスで検索します。
個人ではなくチームとしてのタスクを管理するときには、一つの場所で共有した方が全員が確認できます。完了していないタスクがあれば、担当者に確認してタスクの抜け漏れを防止できるでしょう。

カードを一気に作成する

すでにエクセルなどのシートでタスクを管理していて、それを一気にTrelloのカードで作成できます。

ライター育成シート_宗盛____Google_スプレッドシート.png
エクセルシートの中でカードを作成したい部分をコピーします。

記事執筆___Trello_(15).png
カードにそのまま貼り付けて「作成」をクリックします。

記事執筆___Trello_(16).png
「カードを12枚作成」をクリックします。

記事執筆___Trello_(17).png
1行ごとにカードを作成できました。

検索する

上に設置されている検索窓で、カードを検索できます。
作成したカードが増えると、いくらリストで分類していても見つけづらくなります。キーワードを入力して検索すれば、確認したいカードをすぐに見つけられます。

Trelloのプラン

Trelloには3つのプランが用意されており、無料版のほかにもビジネス利用に対応した有料版が充実しています。

無料 Business Class Enterprise
月額料金(月契約) 無料
月額料金(年間契約) $9.99 $20.83
基本機能の利用 無制限 無制限 無制限
連携機能 4種類 無制限 無制限
添付ファイル容量 最大10MB 最大250MB 最大250MB
他メンバー管理 変更権限あり 変更権限あり
カスタマイズ
セキュリティ 強固なセキュリティ
サポート 優先サポート 専任担当者あり

https://trello.com/pricing
  

まとめ

TrelloにはiOSAndroid対象のアプリもあるので、外出が多くPCが使えない方でも簡単にタスクを確認できます。
タスクを管理するツールとしてはもちろん、思いついたアイデアをためておく、ふと疑問に思ったことをメモする、ネットサーフィン中に見つけた記事をためておくといったいろいろな使い方が可能です。自分なりの使い方を試して、効率的に仕事をするために役立てましょう。