チームの業務効率化！誰でも簡単に使えるプロジェクト管理ツール「ToDous」の基本的な使い方

新規事業など、プロジェクトを発足し、新たなチームで業務を進めることがあります。プロジェクト内容によっては、普段関わらない部署と連携することも珍しくありません。

そこで大切なのが、コミュニケーションです。メンバーの役割をそれぞれが理解しあい、どういった業務を行っているのかを把握しながら進めることが大切です。

とはいえ、プロジェクトチーム内での情報共有ルールを作らないまま業務を進めていると、時として誰がどの業務をになっているのか、進捗状況がわからなくなってしまうこともあります。

チームの情報共有を円滑に行うために活用できるのが、プロジェクト管理ツールです。

今回、少数メンバーなら無料で利用できるプロジェクト管理ツール「ToDous」の特徴と基本的な使い方をご紹介します。

ToDousとは

ToDousとは、使い勝手の良さに強みを持ったプロジェクト管理ツールです。カレンダーとプロジェクトのタスクリスト、連絡用のチャットなどが1画面に集約されており、初めてツールを導入するチームでも簡単に利用できます。

また、進捗状況の催促など、依頼者と実行者ともに心理的負担の大きい業務も「スタンプ」を利用することで、カジュアルな報告が行えるというユニークな仕様です。

機能ごとの特徴に関しての詳細は後ほど使い方と合わせてご紹介します。

ToDousの料金体系

ToDousは、3ユーザーまでのグループであれば無料で利用することができます。小規模であればフリープランで事足りる場合もあるでしょう。

また、チームの人数が増員した場合には有料プランに登録する必要があります。

ユーザー数の段階に応じて細かく料金体系が分かれており、5人、10人、20人など規模に応じて選択してみましょう。この料金体系は、予算の都合で大規模なツールは導入できないという企業でも導入しやすいのがメリットと言えます。

【フリープラン（3ユーザーまで）】
1グループ利用 無料
複数の有償グループで利用 無料
最大データ量 50MB

【5ユーザープラン】
1グループ利用 5,000円
複数の有償グループで利用 4,000円	
最大データ量 1GB

【10ユーザープラン】
1グループ利用 8,000円
複数の有償グループで利用 6,400円
最大データ量 2GB

【20ユーザープラン】
1グループ利用 16,000円
複数の有償グループで利用 12,800円
最大データ量 5GB

【30ユーザープラン】
1グループ利用 24,000円
複数の有償グループで利用 19,200円
最大データ量 10GB

会員登録方法の手順

次に、ToDousの登録方法をご紹介します。登録は非常に手軽にできます。任意の名前・メールアドレス・パスワードを設定するだけです。

ブラウザ上ですべて機能するため、ソフトウェアのインストールは不要です。

ToDousの基本的な使い方

メンバーを追加し、タスクを追加する

ToDousの登録を終えると、上記のようなダッシュボード画面が表示されます。

まず、プロジェクトチームのメンバーを追加しましょう。画面左下にある「メンバーを追加する」をクリックします。すると、入力フォームが表示されるので、メンバーのメールアドレスを入力しましょう。

メンバーが承認することで、ダッシュボード上に表示されます。

プロジェクトのタスクは、ダッシュボード中央に表示されている「タスク追加」をクリックします。すると上記のような、タスク入力画面が表示されます。

タスク内容と補足説明、5段階のタスクの重要度、担当メンバー、期限を設定することができます。カレンダーが右側に表示されているので、日付を確認しながらタスクの期限を設定できます。

タスク内容や説明等をすべて入力し終えたら、画面下部にある決定をクリックしてみましょう。

「タスクを追加しました！」というポップアップが表示されるので設定が完了します。

タスクの進捗確認を行う

ダッシュボードからタスクの期日に応じて「本日のタスク」や「明日のタスク」というボタンをクリックします。

すると、期日に応じたタスクが一覧で表示されます。

該当するタスクをクリックすることで、上記のような画面が表示されます。ここでは、管理者によるタスク完了、タスクに関する情報共有（タスク連絡帳）、催促などが行えます。

タスク連絡帳にコメントを記入することで、タスクごとに紐付くため確認が行いやすいのではないでしょうか。

テキストとスタンプで実行者にタスクの催促を行う

タスクの画面下部にあるステータスという項目から、業務の細則を行えます。

催促するをクリックすると入力フォームが表示されます。「進捗いかがですか？」のように任意のメッセージを実行者に送ることができます。

また、スタンプでも意思疎通を図ることができます。ステータス上のイラストをタップすることで、任意のスタンプが選べます。

文字だけでは感情が伝わりにくいことがあるため、穏やかにコミュニケーションを取るために活用できるでしょう。

タスクの完了報告を行う

実行者はタスク連絡帳にコメントを入力することで、ステータスに「報告」という表示がでます。報告の漏れを無くすという意味でも活用してみると良いでしょう。

タスクが完了しおえたら、依頼者によってタスクの完了ボタンを行います。そのほかのタスクも同様に追加し、報告、完了することができます。

ToDousは、ガントチャートなどを活用した複雑なスケジューリングのタスクには不向きですが、全員が毎日確認する上で簡易的に利用できるのがメリットです。

まとめ

プロジェクト管理ツールを利用することで、進捗状況のコミュニケーションや、業務に利用する資料の共有を簡単に行うことができます。ToDousは、機能がシンプルゆえにWebサービスになれていない方でも簡単に扱えるというメリットがあります。

また、スタンプなどコミュニケーションを促進するための工夫がなされているため、業務用のツールでありながら気軽に利用できるのが特徴です。

無料で利用できるのが3名までという制限があるため、プロジェクトの規模が大きい場合は有料プランを検討する必要があります。もし、導入を検討しているのであれば、一度無料プランを試してみるのも良いのではないでしょうか。